如何撰寫有效的外出消息

外出消息（或 OOO 消息）是一種自動回復電子郵件，用於通知人們您長時間不工作。 它們對於讓同事知道什麼時候可以得到回復和/或在您不在時與誰聯繫非常有用，並且通常被認為是假期、病假和其他長時間缺勤的適當工作禮儀。

在編寫任何專業的自動回復電子郵件時，你要小心——你永遠不知道誰會讀它。 在本指南中，我們解釋瞭如何編寫外出消息、包含的內容、外出消息示例以及編寫您的消息的一些技巧。

什麼是外出消息？

除非您做好準備，否則假期、休假和任何長時間缺勤都會擾亂業務流程。 辦公室和遠程工作禮儀都建議在您去解釋情況並提供指導時為任何詢問設置自動回复消息。 這些消息有助於確保業務順利進行，直到您返回； 否則，當您不回應時，人們可能會誤以為是。

儘管有些人使用自動回复短信和電話，但電子郵件是外出消息的標準溝通渠道。 電子郵件是商業中最重要的溝通方式之一，尤其是在有更多外圍聯繫人的情況下。 如果您與不使用電子郵件的人密切合作，您很可能會通過其他工作溝通渠道（例如消息平台）或口耳相傳告訴他們您的休假。

何時使用外出消息

每當您無法在正常工作時間回復電子郵件時，最好設置外出消息。 OOO 消息適用於短時間，例如醫生預約或當天提早下班，也適用於較長時間的缺勤，例如多天假期或育兒假。

確實，何時使用外出消息取決於您的工作以及您收到的消息的緊急程度。 如果您不確定是否要設置外出消息，請問問自己如果有人向您發送消息會發生什麼。 如果您的回復對他們來說不會太遲，那麼您就不需要一個。 但是，如果事情非常緊迫，以至於在您外出時可能需要處理，或者至少解釋了您的回复可能會延遲的原因，那麼您應該設置 OOO 消息。

如何寫一封外出郵件

不在辦公室的消息不需要詳細說明； 只要它們包含基本信息，就足夠了。 有些人喜歡用細節和輕鬆的幽默來使他們的信息更加生動，但這些都是可選的。

具體來說，一個好的外出消息包括三個信息：

1你離開的日期

2你缺席的簡潔理由

如果問題緊急， 3個聯繫人以獲得進一步幫助； 如果您有多個聯繫人，請確定應就特定事項聯繫誰

這些是在您離開時幫助您的同事或外部聯繫人度過難關的必需品。 它使接收者可以選擇等待您返回或在沒有您的情況下繼續進行，並且滿足了他們的好奇心，因此他們不會認為您是出於其他原因而離開的。

您只需幾句話就可以涵蓋所有這些信息，因此外出消息通常很短。 除了事實之外，它還有助於添加一些友好的問候和禮貌的手勢，例如“感謝您的信息”或“讓我們盡快談談！”

如何不寫不在辦公室的消息

假期和工作假期會讓人感到愚蠢，但請記住，不在辦公室的消息仍然是工作消息。

要專業，不要說太不正式的話。 即使您與同事隨意交談，工作場所以外的人也可能會向您發送電子郵件，甚至可能會收到您沒想到的新工作機會。 當你不在的時候，你不想給人留下不好的第一印象！

此外，如果他們需要幫助，請避免對自己或您派人去的同事施加太大壓力。 不要說“他們會馬上幫助你”或“我一回來就會回复”之類的話。 為時間框架設定切合實際的期望，這樣人們就可以適當地安排他們的日程安排，但不要讓他們失望。

最佳外出消息示例

讓我們看一些不在辦公室的消息示例，以便您了解目標。 這些兼作外出模板或樣板，因此您可以隨意複製和粘貼它們並添加您自己的信息。

老可靠

[您的私人問候] 謝謝您的來信。 [return date] [reason] 由於[原因] [返回日期] 當我回來時，我很樂意回复您的消息。

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 如果您在此期間需要幫助，請通過 [電子郵件、電話等] 聯繫[同事姓名 + 他們的職位] [您的個人關閉和簽名]

所有業務

[您的私人問候] [return date] [reason] 由於[原因][返回日期] 。 [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 如果您的請求很緊急，請通過[電子郵件、電話等]聯繫[同事姓名 + 他們的職位]否則，我回來後會盡快回复您。

[您的個人關閉和簽名]

小妖精

[您的私人問候] 感謝您的留言！ [reason] [return date] .[原因]不在辦公室，直到[返回日期][name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 當我回來時，我很樂意回复您的消息，但如果您需要緊急幫助，請隨時通過 [電子郵件、電話等] 聯繫[同事姓名 + 他們的職位] 再次感謝，如有不便，敬請原諒！

[您的個人關閉和簽名]

編寫外出消息的提示

不要透露太多

不在辦公室的消息在快速且中肯時會更好。 過多地分享您的假期計劃或個人生活不僅不專業，還會疏遠仍在工作的同事。 至於醫療細節。 . . 少即是多。

過多的細節也會使讀者更難找到需要知道的信息，例如聯繫電子郵件或您返回的日期。 披露過多信息也是一個安全問題：您不希望將任何個人詳細信息廣播給陌生人看到，例如您不在家。

對不在辦公室的電子郵件含糊其辭是可以的——事實上，這是首選。 您可以簡單地說您“正在度假”或“生病了”，無需進一步解釋。

讓您的信息更加優美

想像一下在您的外出消息中打錯字。 現在想像一個錯字被幾十個不同的人看到，如果他們多次嘗試你，有時會一遍又一遍。

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本文最初由 Karen Hertzberg 於 2017 年撰寫。 它已更新以包含新信息。