提高專業寫作技巧：12 個經過驗證的技巧

無論您是初學者還是經驗豐富的作家，這些技巧都將幫助您提高專業寫作技能。

在我作為專業文案撰稿人的第一年裡，我為一次營銷活動寫了一本簡短的電子書。 我將電子書發送給團隊進行審閱。 編輯說這本電子書很好，但她問：“你能讓它聽起來不那麼枯燥和正式嗎？”

她擔心這本電子書太難理解，大多數讀者會跳過它。 我們重寫和編輯了電子書，使其更容易閱讀、更具吸引力，結果產生了數千條潛在客戶。

許多新的商業作家都錯誤地認為專業寫作應該過於正式並使用複雜的語言。 好的專業寫作清晰、簡潔、引人入勝。 它遵循一致的風格，適當、直接地向讀者講述。 如果您不確定如何開始，請嘗試這些提示。

提高專業寫作技巧的重要技巧

1. 拼寫檢查和語法檢查

寫出聽起來很專業的東西的最簡單方法就是多花幾分鐘檢查拼寫和語法。 也不要依賴您首選應用程序中的拼寫或語法檢查器。 相反，請將文字複製並粘貼到另一個應用程序中並更改字體。 當然，這是一個額外的步驟，但您會發現一些其他問題。

另外，請記住，各種拼寫檢查器和語法檢查器的規則因操作系統而異，有時甚至因應用程序而異，因此，作為一名有抱負的優秀作家，您可以決定修復或忽略哪些內容。

確保您已將相關應用程序的英語語言首選項設置為您正在編寫的區域也是一個好主意，例如英式英語、美式英語、加拿大英語等。所有這些變體之間都存在細微的差異，但它們可以從根本上改變人們對一篇文章的看法。

2.大聲朗讀你的作品

大聲朗讀你的作品可以成為提高你的專業寫作技能的有力工具。 敘述時，當你大聲朗讀一篇文章時，你會更加意識到節奏、節奏和流暢。 這個過程有助於識別尷尬的措辭、句子結構和其他默讀時可能不那麼明顯的問題。 它有助於自我編輯和必要的修改，以提高作品的清晰度和可讀性。

您可以閱讀商業案例的開頭、求職信，甚至是一封批評性的電子郵件。 考慮使用錄音機或錄音機給自己錄音。 這樣，您就可以聆聽您的敘述並發現更多問題。 聆聽難以說出或無法傳達預期信息的單詞和短語。

3.使用專用語法檢查器

基本的拼寫和語法檢查器很有用，但像 Grammarly 這樣的專用語法檢查器可以發現並修復其他語法錯誤、拼寫錯誤和其他問題。 您可以使用這些工具的插件，直接在 Outlook、Word 和其他專業寫作應用程序中使用。

他們應該通過示例提供可能錯誤背後的背景。 這樣，一個優秀的作家就可以通過實踐而不是簡單地閱讀來改進他們的作品並提高他們的英語語法知識。 請記住，作為作者，您可以根據您的讀者、風格指南和作品的基調來決定接受或拒絕什麼。 閱讀我們的最佳語法檢查器指南。

有趣的是，Grammarly 引用了一項研究，聲稱其用戶在使用該工具一段時間後，通常會提高他們的言語交流技能。 他們下意識地學會傾聽那些讓讀者感到困惑的言語和習慣。

4.學習如何校對

沒有什麼比商業電子郵件、商業案例或充滿錯別字的演示文稿更能讓同事感到不專業的寫作了。 校對包括審查和檢查您的寫作是否存在語法、拼寫、標點符號和風格錯誤。

它還涉及尋找報告、文章或其他類型的專業寫作中的不一致或不准確之處。 軟件無法判斷您是否錯誤地輸入了公司產品名稱或術語。

校對商業文檔時，檢查常見的語法和拼寫錯誤。 然後重新檢查較小的錯誤，例如拼寫錯誤的名稱、不正確的數字或特定於業務或受眾的術語。 這些錯誤可能會損害您的消息的可信度。

5.檢查可讀性分數

在按“發送”、“提交”或“發布”之前，請花幾分鐘來確定一篇文章的閱讀分數。 您可以使用語法檢查器或在線可讀性工具對作品進行評分。 理想情況下，好的商業寫作是為八年級水平而寫的。

新手作家隱藏在冗長的句子、複雜的單詞和被動語態後面，因為他們要么覺得自我編輯很困難，要么擔心自己聽起來很簡單。 然而，專業作家的目標是使用與讀者相同的單詞和短語，盡可能清晰、簡潔地寫出一些東西。

也就是說，存在一些例外情況。 學術或技術作家可能不得不使用學術術語或技術術語，這會降低一篇文章的可讀性分數。 但他們仍然可以尋找方法來簡化笨拙的句子和尷尬的措辭。 了解如何提高可讀性分數。

6. 練習網絡寫作

網絡寫作是提高技能的絕佳方法，因為它可以鼓勵您澄清對某個主題的想法並開展寫作練習。 它還提倡出版易於閱讀的作品。 它需要有效、簡潔地傳達您的信息——所有這些技能對商務寫作都至關重要。 它也不同於寫文學小說或散文。

考慮在 LinkedIn 上寫一篇博客文章。 你必須寫一個好的標題，並用小標題、換行符和其他格式化技術來分解整篇文章。 標題吸引了讀者的注意力，而這些格式技巧將保持住它。 這些技能很容易轉化為撰寫商業案例摘要或電子郵件，即，您需要一個好的主題行、導入和可掃描的摘要。

7.注意被動語態的實例

被動語態描述了句子的賓語何時成為主語，並且主語要么被省略，要么變成賓語。 換句話說，句子關注的是動作而不是執行動作的人。 請閱讀我們的被動語態指南以了解更多信息。

例如，“全公司範圍的備忘錄是由首席執行官寫的”是被動語態的一個例子，而“首席執行官寫了全公司範圍的備忘錄”是用主動語態寫的。

雖然用被動語態寫作本身並沒有什麼問題，但有時很難理解，而且讀起來總是很無聊。 它也沒有主動語態那麼吸引人。 注意以“ed”或被動語態結尾的動詞，並相應地重寫。 語法檢查器可以幫助您發現這些書面標記。

如果作者故意不想將行為歸因於某個人，則存在一些例外。 例如，在技術、學術和法律寫作中使用被動語態有時比將行為歸因於個人（即引入指責）更合適。

8. 注重詞語選擇

您為商務電子郵件和其他文章選擇的詞語會影響讀者接收您的信息的程度。 它們決定你的寫作是清晰、簡潔、有效還是令人困惑、不清楚或無效。

對於商務寫作，請為您的受眾和目的選擇準確、描述性和適當的詞語。 在撰寫有關公司術語時，避免縮寫、縮短或重寫產品名稱或術語，除非這是常見做法。

如果您有疑問，請閱讀或索取公司風格指南。 一些小型企業可能缺少這樣的設備。 如果是這種情況，請檢查廣泛接受的版本，例如美聯社風格指南。

請記住，單詞的含義及其發音因地理和文化的不同而有很大差異。 這是一個例子。 在愛爾蘭，“craic”這個詞的意思是玩得很開心。 然而，在美國，“快克”一詞指的是A類藥物。 這兩個詞發音相同，但含義卻截然不同！

9.閱讀語法書

優秀的作家會在辦公桌或辦公室附近放一些最好的語法書。 首先，他們會擴大你的詞​​彙量。 您可以選擇正確的詞語來有效地表達您的想法和想法。 一本好的語法書還可以通過示例幫助您了解單詞在上下文中的使用方式。 避免常見的語法錯誤將使您的寫作更加專業和優美。

此外，學習語法規則和句子結構（其中許多書籍都從各種媒體類型中提取示例）將幫助您寫出清晰簡潔的句子。 我特別喜歡將一本好的語法書與 Grammarly 這樣的工具搭配使用，因為它使我能夠邊做邊學，即我可以了解語法規則如何應用於我正在撰寫的專業寫作中。

10.把讀者放在第一位

優秀的專業寫作不會浪費讀者的時間。 它直接與他們交談並解釋他們需要了解什麼。 考慮一份工作的求職信。 許多新申請者會囉嗦幾段關於他們是誰以及他們做什麼的內容。 但優秀的求職信作者會用一兩句話來總結這一點，然後快速解釋他們如何幫助招聘經理或企業實現其目標。 也就是說，這封信是關於職位的，而不是候選人。

同樣的寫作原則也適用於商務中的有效溝通。 把你的客戶或讀者放在第一位，而不是喋喋不休地談論你是誰和你做什麼。

11.參加寫作課程

好的寫作課程是提高專業寫作技能的絕佳方法。 您可以了解寫作的要素，例如結構、語氣、語氣和風格。 您還可以討論不同類型的寫作，例如說服性寫作、描述性寫作和敘述性寫作，以及如何將這些風格應用於不同的作品。

一門好的寫作課程涵蓋技巧和最佳實踐，例如組織你的想法、創建大綱、修改你的作品以及製定寫作流程。 與其他專業作家建立聯繫並接收同行的反饋也很有幫助。

我參加了一個為期十週的寫作研討會。 在每次會議期間，我們都會批評彼此的作品並提供反饋。 我發現這個反饋非常寶貴。

並非每個專業人士都有時間參加面對面的創意寫作研討會。 您仍然可以利用自己的時間參加課程。 馬爾科姆·格拉德威爾甚至開設了適合非小說類作家的大師班。 閱讀我們的馬爾科姆·格拉德威爾大師班評論。

12.閱讀偉大的作品

通過接觸高質量的寫作，您可以了解專業作家如何使用語言來創作有影響力和令人難忘的作品。

通過閱讀這些類型的寫作示例，您可以學習如何撰寫有效的商業提案、引人入勝的博客文章或有說服力的新聞稿。

不過，不要就此止步。 考慮作者如何使用描述性語言、構建句子並構建論點。 分析他們如何使用節奏、節奏和語氣來吸引讀者。 考慮如何將這些技術應用到您的工作中。

閱讀優秀的作品可以幫助您培養批判性的眼光，使您能夠識別其他人的作品中哪些內容有效、哪些無效，並將這些知識應用到您的寫作中。 首先閱讀馬爾科姆·格拉德威爾 (Malcolm Gladwell) 等人撰寫的流行商業書籍，以及索爾·斯坦 (Sol Stein) 撰寫的《斯坦因寫作》(Stein Onwriting) 和約翰·麥克菲 (John McPhee) 撰寫的《草案第 4 號》(Draft No. 4) 等流行非小說類寫作教師撰寫的指導書籍。