提高專業寫作技巧：12 大行之有效的技巧

無論您是初學者還是經驗豐富的作家，這些技巧都將幫助您提高專業寫作技巧。

在我作為專業撰稿人的第一年，我為營銷活動寫了一本簡短的電子書。 我將電子書發送給團隊進行審核。 編輯說這本電子書很好，但她問：“你能不能讓它聽起來不那麼枯燥和正式？”

她擔心這本電子書太難理解，大多數讀者會跳過它。 我們重寫並編輯了這本電子書，使其更容易閱讀、更具吸引力，結果產生了數以千計的潛在客戶。

許多新的商業作家錯誤地認為專業寫作應該過於正式並使用複雜的語言。 好的專業寫作清晰、簡潔、引人入勝。 它遵循一貫的風格，恰當而直接地與讀者交流。 如果您不確定如何開始，請嘗試這些提示。

提高專業寫作技巧的重要技巧

1. 拼寫檢查和語法檢查

要寫出聽起來很專業的東西，最簡單的方法就是多花幾分鐘來檢查拼寫和語法檢查你的作品。 也不要依賴您喜歡的應用程序中的拼寫或語法檢查器。 相反，將文字複製並粘貼到另一個應用程序中並更改字體。 當然，這是一個額外的步驟，但您會發現一些額外的問題。

另外，請記住，各種拼寫檢查器和語法檢查器的規則因操作系統而異，有時甚至因應用程序而異，因此作為一個有抱負的優秀作家，由您決定修復或忽略什麼。

確保您已將相關應用程序的英語首選項設置為您正在編寫的區域也是一個好主意，例如英國英語、美國英語、加拿大英語等。所有這些變體之間存在細微差別，但它們可以從根本上改變對一篇文章的看法。

2.大聲朗讀你的作品

大聲朗讀您的作品可以成為提高專業寫作技能的有力工具。 敘述時，您會在大聲朗讀一段文章時更加註意節奏、節奏和流暢。 這個過程有助於識別笨拙的措辭、句子結構和其他在默讀時可能不太明顯的問題。 它有助於自我編輯和必要的修改，以提高作品的清晰度和可讀性。

您可以閱讀商業案例、求職信甚至重要電子郵件的開頭。 考慮用錄音機或錄音機給自己錄音。 這樣，您就可以重新聆聽您的敘述並發現更多問題。 聆聽難以說出或無法傳達預期信息的單詞和短語。

3.使用專用的語法檢查器

基本的拼寫和語法檢查器很有用，但像 Grammarly 這樣的專用語法檢查器可以發現並修復額外的語法錯誤、拼寫錯誤和其他問題。 您可以使用這些工具的插件，這些插件可以直接在 Outlook、Word 和其他專業寫作應用程序中使用。

他們應該通過示例提供可能的錯誤背後的背景。 這樣，一個好的作家就可以通過實踐而不是簡單地閱讀來修復他們的作品並提高他們的英語語法知識。 請記住，作為作者，您可以根據您的聽眾、風格指南和文章的基調來決定接受或拒絕什麼。 閱讀我們的最佳語法檢查器指南。

有趣的是，Grammarly 引用了一項研究，聲稱它的用戶經常提高他們的口頭交流技能，並使用該工具一段時間。 他們下意識地學會傾聽讓讀者感到困惑的言語滴答聲和舉止。

4. 學習如何校對

沒有什麼比寫給同事的商業電子郵件、商業案例或充滿錯別字的演示文稿更讓人尖叫的不專業了。 校對涉及審查和檢查您的寫作是否存在語法、拼寫、標點符號和風格錯誤。

它還涉及尋找報告、文章或其他類型的專業寫作中的不一致或不准確之處。 軟件無法判斷您是否錯誤地輸入了公司產品或術語的名稱。

在校對商業文件時，檢查它是否存在常見的語法和拼寫錯誤。 然後重新檢查較小的錯誤，例如名稱拼寫錯誤、數字不正確或特定於企業或受眾的術語。 這些錯誤會破壞您信息的可信度。

5.檢查可讀性分數

在按下發送、提交或發布之前，花幾分鐘時間確定一篇文章的閱讀分數。 您可以使用語法檢查器或在線可讀性工具對作品進行評分。 理想情況下，好的商業寫作是為八年級水平而寫的。

新手作家躲在冗長的句子、複雜的單詞和被動語態後面，因為他們要么覺得自我編輯很困難，要么害怕自己聽起來不老練。 然而，專業作家的目標是使用與讀者相同的單詞和短語，盡可能清晰簡潔地寫一些東西。

也就是說，存在一些例外情況。 學術或技術作家可能不得不使用學術術語或技術術語，這會降低一篇文章的可讀性分數。 但他們仍然可以尋找方法來簡化笨拙的句子和笨拙的短語。 了解如何提高可讀性分數。

6. 練習網絡寫作

為網絡寫作寫作是提高技能的絕佳方式，因為它鼓勵澄清您對某個主題的想法並發展寫作實踐。 它還促進了易於閱讀的出版工作。 它需要有效、簡潔地傳達您的信息——所有對商務寫作至關重要的技能。 它也不像寫文學小說或散文。

考慮在 LinkedIn 上寫一篇博文。 你必須寫一個好的標題，並用副標題、換行符和其他格式技巧來分解。 標題抓住了讀者的注意力，而那些格式化技術將抓住它。 這些技能很容易轉化為編寫業務案例摘要或電子郵件，即，您需要一個好的主題行、導語和可瀏覽的摘要。

7.注意被動語態的實例

被動語態描述當句子的賓語成為主語時，主語被省略或變成賓語。 換句話說，一個句子關注的是動作而不是執行動作的人。 閱讀我們的被動語態指南以了解更多信息。

例如，“The company-wide memo was written by the CEO”是被動語態的例子，而“The CEO wrote a company-wide memo”是用主動語態寫的。

雖然用被動語態寫作本質上沒有錯，但有時很難理解，而且幾乎總是讀起來很無聊。 它的吸引力也不如主動語態。 注意以“ed”或被動語態結尾的動詞，並相應地重寫。 語法檢查器可以幫助您發現這些書面記號。

如果作者故意不想將行為歸因於某個人，則存在一些例外情況。 例如，在技術、學術和法律寫作中使用被動語態有時比將行為歸因於個人更合適，即引入責備。

8. 專注於選詞

您為商務電子郵件和其他作品選擇的詞語會影響讀者接收您的信息的程度。 它們決定了你的寫作是否清晰、簡潔、有效或令人困惑、不清楚或無效。

對於商務寫作，請針對您的受眾和目的選擇精確、描述性和適當的詞語。 在編寫公司術語時，避免縮寫、縮短或重寫產品名稱或術語，除非這是常見的做法。

如果您有疑問，請閱讀或索取公司風格指南。 一些小企業可能缺少一個。 如果是這種情況，請查看廣泛接受的版本，例如美聯社風格指南。

請記住，單詞的含義和/或它們的發音因地理和文化而異。 這是一個例子。 在愛爾蘭，“craic”這個詞的意思是玩得開心。 但是，在美國，“快克”一詞指的是 A 類藥物。 這兩個詞的發音相同，但含義卻截然不同！

9. 閱讀語法書

優秀的作家會在他們的辦公桌或辦公室附近放一些最好的語法書。 首先，他們會擴大你的詞​​彙量。 你可以選擇合適的詞來有效地表達你的想法和想法。 一本好的語法書還可以通過示例幫助您了解單詞在上下文中的用法。 避免常見的語法錯誤將使您的寫作更加專業和優美。

此外，研究語法規則和句子結構——其中許多書都從各種媒體類型中提取示例——將幫助你寫出清晰簡潔的句子。 我特別喜歡將一本好的語法書與像 Grammarly 這樣的工具搭配使用，因為它使我能夠邊做邊學，即，我可以看到語法規則如何應用於我正在從事的專業寫作。

10. 把你的讀者放在第一位

偉大的專業寫作不會浪費讀者的時間。 它直接與他們對話並解釋他們需要了解的內容。 考慮一份工作的求職信。 許多新申請者滔滔不絕地寫了幾段關於他們是誰和他們做什麼的文章。 但是一位出色的求職信作者用一兩句話總結了這一點，然後迅速解釋了它們如何幫助招聘經理或企業實現其目標。 也就是說，這封信是關於角色的，而不是候選人。

同樣的寫作原則也適用於商業中的有效溝通。 把你的客戶或讀者放在第一位，而不是喋喋不休地談論你是誰和你做什麼。

11. 參加寫作課程

好的寫作課程是提高專業寫作技能的絕佳方式。 您可以了解寫作的要素，例如結構、語氣、語氣和風格。 您還可以討論不同類型的寫作，例如說服性、描述性和敘事性寫作，以及如何將這些風格應用於不同的作品。

一門好的寫作課程涵蓋技巧和最佳實踐，例如組織您的想法、創建大綱、修改您的作品以及製定寫作流程。 與其他專業作家建立聯繫並獲得同行的反饋也很有幫助。

我參加了一個持續十週的寫作研討會。 在每次會議期間，我們都會互相批評對方的作品並提供反饋。 我發現這個反饋非常寶貴。

並非每個專業人士都有時間參加面對面的創意寫作研討會。 您仍然可以利用自己的時間參加課程。 馬爾科姆·格拉德威爾 (Malcolm Gladwell) 甚至教授適合非小說寫作者的大師班。 閱讀我們的馬爾科姆·格拉德威爾大師班評論。

12.閱讀偉大的作品

通過讓自己接觸高質量的寫作，您可以了解專業作家如何使用語言來創作有影響力和令人難忘的作品。

通過閱讀這些類型的寫作示例，您可以學習如何撰寫有效的商業提案、引人入勝的博客文章或有說服力的新聞稿。

不過，不要就此止步。 考慮作者如何使用描述性語言、構建句子以及構建論點。 分析他們如何使用節奏、步調和音調來吸引讀者。 考慮如何將這些技術應用到您的工作中。

閱讀優秀的作品可以幫助你培養批判性的眼光，讓你能夠識別出別人作品中哪些有效，哪些無效，並將這些知識應用到你的寫作中。 首先閱讀馬爾科姆·格拉德威爾 (Malcolm Gladwell) 等人的熱門商業書籍，以及流行的非小說類寫作教師的指導書籍，例如 Sol Stein 的 Stein On Writing 和 John McPhee 的 Draft No. 4。