將生成式人工智慧整合到工作場所的 7 個步驟

生成式人工智慧 (gen AI) 是自網路出現以來最大的工作場所顛覆者，並且沒有回頭路。即使在起步階段，它也透過自動化日常任務、數據分析、個人化客戶體驗等來大幅提高效率、生產力和獲利能力，從而徹底改變了辦公室工作。因此，新一代人工智慧為企業提供了獲得競爭優勢的重要機會。本指南強調了在工作場所採用新一代人工智慧的好處，並提供了一種將這項革命性技術整合到您的工作流程中的簡單方法。

什麼是職場中的「新一代人工智慧」？

Gen AI 是產生人工智慧的總稱，它利用機器學習來分析現有資訊和模式，並以文字、圖像、音樂或程式碼的形式產生全新的創意數據。

工作場所中的 Gen AI 透過自動化重複任務、內容建立和資料分析來簡化工作流程，提高生產力並降低成本。使用 gen AI 讓員工解放出來，專注於更具策略性和創造性的追求。

要了解採用新一代人工智慧對您的業務有多大價值，請考慮它的一些用途：您可以提示它生成文案、部落格文章、銷售信函或對客戶詢問的回應；建立數據驅動的報告；管理日程安排；轉錄錄音；翻譯文件和電子郵件以進行多語言交流；準備財務預測；還有更多。

在工作場所採用新一代人工智慧相對容易，但並非沒有挑戰。根據您公司的規模和需求，在將人工智慧引入您的工作流程時，您必須應對技術、道德、組織和人類接受度方面的複雜性，所有這些問題我們將在本文後面討論。

Gen AI在商務溝通功能中的互補作用

Gen AI 擅長自動化日常任務，從而釋放寶貴的時間和資源，使團隊可以專注於更高層次的思考、創造力、策略決策，並與利害關係人建立真正的關係。

此外，其高級分析還提供數據驅動的見解，可以為溝通決策提供訊息，為特定受眾提供個人化訊息，並衡量活動有效性。

如果您的團隊利用 gen AI 的優勢，同時專注於自己獨特的專業知識，那麼這種結合最終將帶來更具影響力和成功的業務溝通功能。

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gen AI可以協助的實用通訊功能與任務

儘管我們才剛開始了解 gen AI 的能力範圍，但現在各個業務部門都可以體驗到真正的好處。這裡僅列出一些：

gen AI 如何幫助行銷

Gen AI的數據分析能力遠遠超出了以往的能力，行銷團隊可以利用它來發現海量消費者數據中隱藏的模式，識別消費者偏好，預測行為，進一步細分受眾，並即時指導行銷活動方向。它還可以利用所學到的知識來製作超個人化的行銷內容，追蹤活動績效指標，並根據績效數據完善和加強訊息傳遞。

gen AI 如何幫助人力資源

人力資源團隊可以使用 gen AI 掃描求職板、自動進行履歷篩選和初次面試，以及製作個人化的外展訊息，從而簡化人才招募流程。有了足夠的學習數據，它還可以幫助預測您未來的招募需求，並根據內部候選人的技能、成就和願望來識別晉升的候選人。

Gen AI 在分析員工敬業度方面也很有意義；用它來評估調查、追蹤內部溝通、識別情緒趨勢並發現潛在的脫節或需要改進的領域。

gen AI 如何幫助客戶服務

如果您使用過聊天機器人，您就會知道人工智慧已經改變了客戶服務。然而，自動化回答常見問題和安排預約等日常任務只是 gen AI 如何改善和簡化客戶服務的開始。它還可以分析客戶回饋，確定需要改進的領域，在問題成為真正問題之前標記可能的升級，並提出潛在的解決方案，從而使您的團隊有機會在客戶服務中獲得更多授權和主動性。

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將新一代人工智慧融入工作場所的 7 個步驟。

無可否認，新一代人工智慧轉型為企業帶來的好處。不太明顯的是如何將 gen AI 順利整合到現有系統和工作流程中。這七個步驟描繪了路徑：

1評估您的業務需求和目標。

將人工智慧整合到公司工作流程中最平穩的過渡首先是製定清晰、全面的計劃。您公司的每個部門可能都面臨著可以利用人工智慧來提高生產力的業務溝通挑戰和目標。整合所有利害關係人，然後對您的流程進行徹底分析，確定人工智慧在哪些方面會受益。

2組建新一代人工智慧整合團隊。

將新一代人工智慧整合到工作場所時，全面的規劃至關重要，您需要一支具有多元化專業知識的團隊來確保全面、徹底的計劃。 IT 專業人員至關重要，因為他們了解您的技術基礎架構並且可以提供順利的整合。資料科學家具有分析能力，可以評估您想要如何解釋資訊並從新一代人工智慧工具中提取有價值的見解。對業務流程和人類需求有深入了解的相關部門負責人可以提供有關在整個組織中以有意義的方式使用 gen AI 應用程式的指導。

您的新一代人工智慧整合團隊的角色不應僅限於概念化。擁有共同的願景，IT、數據科學和相關部門的專家應該成為新一代人工智慧的守護者，監督績效、健康、道德和影響。

3教育和培訓您的團隊。

對員工進行人工智慧及其好處的教育對於促進接受、理解和協作至關重要，特別是考慮到人們越來越擔心人工智慧取代人類工作。即使在開始將人工智慧應用到日常活動之前，透明度和揭秘也是關鍵。

向所有員工解釋如何使用新一代人工智慧，解決對工作替代的擔憂，強調人類與人工智慧夥伴關係的協作性質，並概述自動化日常任務和讓員工騰出時間從事更具策略性和創造性追求的好處。

然後，一旦您制定了計劃和技術，就可以引入有關 gen AI 的員工培訓。此步驟不僅將使您的團隊具備有效利用新工具、導航人工智慧驅動的流程並適應不斷發展的工作流程的技能，而且還將確保更順利的採用。

4選擇合適的新一代人工智慧工具和技術。

選擇正確的工具和技術可確保您從當今和未來工作場所的人工智慧創新中獲得最佳投資回報。對可用的新一代人工智慧平台和工具進行深入研究。探索不同的選項並收集有關其功能、目標行業和案例研究的資訊。尋找符合您的特定需求和目標的解決方案。此外，還要考慮技術方面，例如根據您的業務及其未來需求進行擴展的能力、易用性、與現有系統整合的難易程度、資料安全性的強度以及遇到困難時的支援。您可能還想根據預期投資報酬率分析每個工具的成本。最後，在做出承諾之前，請考慮聘請人工智慧顧問並執行試點計畫來測試效能和適用性。

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5制定數據策略。

gen AI 的有效性取決於其數據的品質。這就是為什麼擁有強大的數據策略作為業務中的新一代人工智慧技術升級的一部分至關重要，其中包括幫助您制定和執行數據策略的數據專家。許多重要的考慮因素包括資料審計和清理，以確保資料基礎的準確性和公平性、對集中位置儲存的資料的無縫存取、避免違規和未經授權存取的安全性、資料收集和用戶隱私的透明度以及清晰的記錄資料來源、使用和處置的可聽性和合規性。

6監控和評估新一代人工智慧效能。

與任何重要係統一樣，監控工作場所中的人工智慧至關重要。將成功與明確的指標和 KPI 結合起來，但不要只依賴數字。收集定性回饋以識別潛在的偏見或問題。然後，分析結果並進行調整。透過持續監控、測量和改進，您可以確保 gen AI 為您服務，推動實際、值得信賴的改進。

7確保合規和道德標準。

Gen AI 是一個勇敢的新領域，規則和最佳實踐將不斷發展。因此，您必須遵守、監控和更新合法且負責任的 gen AI 使用指南。為了避免道德困境，您必須了解法規，對資料使用保持透明，確保人工監督，優先考慮安全性，擁抱人類與人工智慧的協作，並透過定期審核和更新來積極消除演算法中的偏見。為確保您跟上步伐，請考慮指定專門的 gen AI 道德官員或委員會來支持合規性、監控偏見並確保負責任的 gen AI 開發。

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克服新一代人工智慧整合的挑戰

雖然新一代人工智慧有望帶來令人興奮的變革，但其整合可能會遇到障礙。這裡有一些需要規劃的問題，所有這些都可以透過具體的整合計劃來解決，如上所述。

技術挑戰

新技術帶來了尚未有系統解決的新挑戰。以下是一些需要考慮的因素：

• 資料品質和偏差可能會成為問題，因為演算法可能會放大訓練資料中現有的偏差，從而導致歧視性結果。
• Gen AI 模型無法準確解釋它們如何做出決策並產生輸出，從而產生了圍繞信任和道德的問題。
• 安全和隱私至關重要，因為如果沒有強有力的保護措施，新一代人工智慧系統可能會暴露敏感資料。
• 將人工智慧整合到現有基礎設施和工作場所實踐中需要技術專業知識。

道德挑戰

上面列出的一些技術問題也是道德問題。一個例子是訓練資料和輸出中可能存在偏差。第二代人工智慧決策和輸出的起源不明確，這引發了問責制和潛在數據操縱的問題。保護隱私和資料也具有道德重要性。當您探索 gen AI 產生的見解的世界時，請對資料收集、使用和儲存實踐保持透明，並將隱私考慮納入 gen AI 開發和實施的每一步。此外，考慮利用開源人工智慧模型，其中數據仍然分散，並且隱私考慮是開發過程中固有的。

組織挑戰

雖然新一代人工智慧對個人來說實際上是即插即用的，但在工作場所卻要複雜得多。透過將 gen AI 的功能與您的業務目標和結構相結合，確定如何以及在何處最適合您現有的基礎設施和工作流程，您可以避免許多不必要的實施挑戰。此外，有必要創建一個實施計劃和結構，以便您的團隊有一個適當的流程，並且您可以評估技能和人才差距。最後，必須探討監管合規性和法律考慮因素，因為人工智慧提出了許多有關資料隱私、偏見和問責制的問題。

員工接受度挑戰

在工作場所應對新一代人工智慧的挑戰時，最重要的可能是不信任、擔心工作被取代以及缺乏人類監督和控制。為了安全和穩定，Gen AI 旨在成為一種賦能工具，而不是取代員工。採取示範行動來強調您對員工的承諾將有助於增強員工的信心、信任和安全感。此外，當gen AI 承擔目前由您的團隊執行的任務時，計劃對您的員工進行再培訓或技能提升，透過讓員工參與gen AI 開發來培養共同創造和共享所有權的文化，並投資於培訓計劃以提高員工技能和未來-證明他們的職業生涯。

職場中人工智慧的常見問題解答

將新一代人工智慧融入工作場所的主要好處是什麼？

Gen AI 透過自動化重複性任務、透過分析提供有價值的見解、超個人化溝通以及改善決策流程，正在徹底改變辦公室工作。

如何確定我的企業是否已準備好進行新一代人工智慧整合？

評估您的企業是否有人工智慧可以解決的明確目標。

為什麼勞動力培訓對於人工智慧整合至關重要？

培訓可確保員工了解人工智慧的能力，準備好與人工智慧工具一起工作，並信任並接受人工智慧在工作場所不可避免的演變。