如何寫面試邀請郵件

發送面試邀請電子郵件是招聘過程中令人興奮的一步。 採取簡單的方法並使用面試邀請電子郵件模板可能很誘人 - 但不要。 花時間製作一封邀請某人參加面試的個性化電子郵件將使您的品牌和業務受益。

面試邀請電子郵件為候選人提供了您工作方式的快照。 他們是出售公司和提升職位的機會。 在競爭激烈的行業中，職位空缺遠遠超過候選人，一封寫得很好的面試邀請電子郵件可以區分是否填補空缺。

隨著視頻面試成為常態，你的面試電子郵件需要做的不僅僅是簡單地說明日期和時間。 你需要包括時間、技術細節、任務信息，甚至是關於著裝要求的建議。 ‍

在我們的指南中，我們解釋瞭如何借助我們的模板為任何企業編寫完美的面試邀請電子郵件。

什麼是面試邀請郵件？

面試邀請電子郵件是發送給候選人的個性化和專業信函，要求他們與您一起就該職位進行正式討論。

您可能會邀請候選人進行電話面試、視頻會議或現場面試。 在招聘過程中，您可以邀請一名候選人參加所有三名候選人。

關於面試電子郵件格式沒有基本規則。 它們可以是簡短的幾句話，也可以是對面試過程的冗長描述。

關鍵是接受者應該掌握他們需要的每一條信息，以決定是否同意麵試以及他們需要做些什麼來準備面試。

您還有法律義務確保每位求職者都能參加面試——這可能包括必須適應求職者的要求。

為什麼面試安排電子郵件在 Zoom 時代至關重要

過去大多數面試都是親自進行的，但大流行改變了招聘的方式。

Zoom、Skype 和 Microsoft Teams 都是越來越流行的面試潛在候選人的方式。 在大流行的初始階段，隨著組織尋求吸引潛在候選人的新方法，視頻面試激增了 67%。

今天，視頻面試是招聘過程的重要組成部分，並且將繼續存在。 人事管理報告稱，三分之二的招聘人員計劃在 Covid 之後繼續虛擬入職。

安排視頻會議增加了流程的複雜性，候選人需要更多的信息，而不僅僅是時間和地點。

除了時間和日期，受訪者需要的其他信息包括：

• 視頻會議的登錄詳細信息
• 日曆鏈接
• 開始時間和結束時間（包括您所在時區的詳細信息，適用於遠程工作人員或海外候選人）
• 討論的簡要概述
• 有關誰將出席討論的詳細信息
• 著裝規範
• 如果您要求他們進行演示，請提供有關合適軟件的詳細信息
• 如果技術不起作用，則有後備計劃
  

深思熟慮的面試邀請的重要性

您的企業發送的每封信函都應該是專業的，但這對於面試邀請電子郵件至關重要。 積極、個人和專業的面試邀請可以讓候選人深入了解你的工作方式。

面試邀請對於高管候選人和高需求技術職業的人來說是必不可少的。 在醫學、創意產業和教學等特定領域，職位空缺比候選人多，這意味著您必須投入精力吸引最優秀的候選人。

最近一項關於醫療行業招聘的研究發現，“促進與每位候選人的個人聯繫”是數字時代成功招聘的基礎。 一封寫得好、個性化且專業的電子郵件可以提高您的企業在求職者中的認知度，並鼓勵他們參加面試。

也有財務上的迫切需要。 招聘專家 Glassdoor 估計，招聘一名新員工的成本超過 4,000 美元，需要 27.5 天。 如果您的電子郵件邀請函沒有得到任何回复，您可能會發現自己的錢很不划算。

“為什麼我不能直接向候選人發送日曆邀請？” 你可能會問。 雖然它可能很誘人，但你應該抵制這種衝動。 日曆通知是客觀的和不專業的。 申請人接受後，您可以發送日曆邀請，但不要將其作為您與潛在招聘人員的第一次聯繫。 相反，寫一封電子郵件來安排面試。

邀請候選人面試的電子郵件格式

首先，面試邀請電子郵件有其目的和結構。 您可以在我們的深入指南中了解有關專業電子郵件禮儀的更多信息。 不過，您的邀請信的格式需要稍有不同。 您需要提供面試的“誰、什麼、何時、何地”。

我們研究了幾家世界領先公司的電子郵件邀請，它們有七個共同點。

1. 感謝申請人申請
2. 邀請他們參加面試
3. 提供所有必要的細節
4. 告訴他們誰將出席
5. 鼓勵他們聯繫並確認
6. 詢問他們是否有任何特殊要求
7. 熱情地結束
   

1.感謝申請人

感謝申請人為申請您的職位所做的努力總是很積極的。

2. 邀請他們參加面試

告訴申請人他們在第一階段（或第二或第三階段，視情況而定）取得了成功，並且您正在邀請他們參加面試。 請具體說明面試類型，無論是電話面試、視頻面試還是實體會議。

3. 提供所有必要的細節

您的申請人需要知道面試的日期和時間，但他們可能需要知道更多細節。 您應該提供有關您要求他們執行的任何任務的信息，包括演示文稿。 提供有關面試時長的信息，如果您願意，還可以提供有關面試結構的詳細信息——例如，無論是小組面試、一對一討論還是演講。 確保您沒有遺漏任何內容。

4. 告訴他們誰將出席

告訴求職者面試時會在場是很有禮貌的。 申請人可以通過做一些研究來準備。

5. 鼓勵他們聯繫並確認

向求職者明確您需要回复。 您可以為所有回复提供截止日期，特別是如果您有其他潛在受訪者的保留名單。 提供電子郵件或電話的選項。

6.詢問他們是否有任何特殊要求

您有法律義務確保您的招聘是公平的，因此請詢問申請人他們是否有您可能需要滿足的特定要求。

7.熱情地結束

以積極和鼓勵的方式結束您的電子郵件。 這可能是一些特別的事情的開始。

如何通過電子郵件邀請候選人參加面試

假設您已經閱讀了我們構建完美專業電子郵件的框架。 在這種情況下，您可能想知道這如何轉化為面試邀請電子郵件？ 讓我們看一下邀請候選人面試的合適電子郵件格式。 這是您需要包括的所有內容。

1.使用人名

您應該個性化您的電子郵件通信，因此您應該使用受訪者的姓名。 電子郵件不像信件那樣正式，所以可以使用名字。 如果您想了解更多關於如何啟動專業電子郵件的信息，請查看我們的深度博客。

2. 感謝他們申請

一點感謝會有很長的路要走。 感謝您的潛在受訪者是開始發送電子郵件的一種積極方式，因此請務必這樣做。

3. 邀請他們參加面試

寫面試邀請時很容易陷入官方語氣，但不要這樣做。 告訴候選人您已選擇他們進行面試時，請使用主動語態。 無論您是否審核了每個申請，您都代表著組織，所以請這樣寫。

4. 提供關鍵細節

記住誰，什麼，何時，何地。 在任何電子郵件中包含所有內容，以邀請入圍候選人參加面試。 時間、日期、地點和流程都是您不能錯過的重要信息。

5. 告訴申請人誰將面試他們

告訴將要採訪他們的人是專業的。 它使他們能夠進行一些背景研究，包括查看公司資料和 LinkedIn 資料。 在發送面試電子郵件之前，請告知郵件中提到姓名的任何同事。

6.鼓勵他們聯繫並確認

確保申請人確認出席。 如果您願意，請給他們一個確認日期。 如果您願意，您可以在截止日期前幾天發送提醒電子郵件。

7.詢問他們是否有任何特殊要求

您有法律和道德義務確保所有申請人都有公平和平等的機會參加面試。 通過承認這一點並鼓勵申請人與您聯繫，您正在盡一切努力確保透明和開放的流程。

8.專業結束

我們寫了一篇關於結束專業電子郵件的最佳實踐的詳細博客，包括任何情況下的最佳簽字，包括最正式的郵件。 它將為您提供更多關於如何以最佳方式結束候選人電子郵件的見解。

9. 校對電子郵件

沒有什麼比給候選人的一封寫得不好的電子郵件更糟糕的了。 因此，請務必仔細檢查您的電子郵件以邀請入圍候選人參加面試，以防出現語法或拼寫錯誤，然後再按“發送”。

面試邀請郵件樣本

以下是一些您可能會發現有用的面試邀請電子郵件模板示例。

電話面試

這個比較正式，並提供了面試邀請電子郵件中所需的所有詳細信息給候選人。

視頻採訪

正如我們之前所說，視頻會議和在線面試電子郵件需要包含求職者的具體細節。 這是視頻採訪電子郵件模板的示例。

第一次面試

第一次面試信通常是正式的和簡短的。 通過從一開始就為候選人提供有關流程的信息，您可以減少他們可能感到的任何焦慮。 它還可以讓他們做好準備，這有望在面試過程中轉化為更有意義的交流。 您還可以基於此模板發送第二封面試邀請電子郵件。

最終面試

最後的面試是您評估候選人並衡量他們是否適合該職位的最後機會。 如果您想探索他們的經驗中的某些元素，請明確說明。 讓候選人有機會表達自己並給你留下深刻印象。 如果您想提供反饋，通常最好來自招聘經理。 這是一個樣本最終面試邀請電子郵件。

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