撰寫職位說明指南

已發表: 2022-07-07

職位描述——我們都仔細研究過它們，尋找一個完美的匹配，但其中許多會給我們留下比他們回答的問題更多的問題。目前，光是求職網站 Indeed 上就列出了超過 2500 萬個職位，職位描述的結構和內容比以往任何時候都更重要。

職位描述對於招募過程至關重要。一份寫得好的職位描述應該吸引合格的候選人，讓他們了解公司和他們所申請的職位，並為員工的第一年設定期望。

撰寫準確有效的職位描述可能很耗時，但學習如何正確撰寫職位描述是值得付出努力的。在本文中，我們將討論如何撰寫強而有力的職位描述，讓候選人清楚地了解您在員工中尋找什麼。

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什麼是職位說明？

職位描述是對職位所需職責、資格和必要技能的清晰簡潔的概述。本質上，職位描述是空缺職位的詳細廣告。

職位描述的目的是吸引合格的候選人加入您的公司或組織。職位描述旨在設定明確的期望、指導面試並回答以下問題：擔任該職位的人做什麼？

職位說明應包括哪些內容？

職位描述應該足夠簡短，以吸引候選人的注意力，但又要足夠長，以便清楚地描述該職位以及隨之而來的期望。一般來說，300 到 660 字之間的職位描述在大多數求職版搜尋引擎上效果最佳。

您的職位描述應該具有足夠的描述性，以便候選人了解他們是否有資格勝任您的空缺職位。它應包括具體的工作類型、工作如何完成、工作所需的技能以及與組織的使命和目標相關的工作目的。

職位描述結構

大多數雇主使用標準的職位描述範本。遵循這種結構有助於就業平台對您的工作進行索引，以便它顯示在搜尋中。它還使候選人能夠快速評估一份工作是否適合他們。

標題

標題是對職位的簡短的一到四個字的描述，反映其內容、目的和範圍。它應該遵守類似角色的業界標準職稱。

公司

請提供一段關於貴公司的使命、文化和優勢以及貴公司的獨特之處的內容。該段落還應包括該職位的報告人的頭銜。

概括

摘要是一個三到四句話的段落，提供了角色及其職責範圍的高級概述。您也可以在摘要中包含地點和工作目的。

職責

不要與資格混淆，這是一個詳細而簡潔的項目符號列表，列出了空缺職位的所有職責。任何監管和財務職能也可以在此列出。

資格

資格部分由技能要求和職位所需的預期熟練程度組成。硬技能、軟技能、教育程度、認證和先前的工作經驗的要求可以在要點中列出。

薪資福利

雖然這不是強制性的，但候選人更喜歡公司在職位描述中包含薪資範圍和福利資訊。

如何透過 8 個步驟撰寫職位描述

撰寫職位描述可能會令人畏懼。請遵循此逐步流程以保持簡單。期望在發布前寫出初稿並進行修改。

1職位名稱

遵循職位的標準命名法可以讓您的職位在搜尋中找到，並減少候選人之間的混淆。不要使用內部術語來描述職位等級和職位名稱，而應堅持使用標準職位等級和簡單易懂的語言。例如，“IV 級軟體開發人員”應為“高級軟體開發人員”，“I 級資料科學家”應為“初級資料科學家”。使用“技術支援專家”而不是“天才”。不要使用“演員”，而是使用“銷售人員”。

2公司簡介

候選人不僅想知道自己將在哪裡工作，還想知道自己將如何工作。描述貴公司的使命和文化、組織規模以及貴公司的獨特之處。

3總結段落

本段只是對工作的概述。包括一段簡短的段落，介紹日常職責、該角色如何適應您的組織、成長機會以及該角色將與公司內的哪些人合作。

4職責清單

首先，寫下您能想到的該角色的每項職責。然後將完整清單削減為七到十個關鍵職責，並按重要性順序將它們添加到您的職位描述中。對於每項職責，寫出執行任務的原因和方式。

職責包括：

您的組織特有的職責
該職位的日常活動
財務責任（如有）
監理職責
僱用和終止
紀律處分
分配工作
訓練
給予績效評估

5任職資格一覽表

首先列出您的理想候選人應具備的所有資格。

資格可能包括：

技能要求，包括硬技能和軟技能
教育
以前的工作經驗
認證證書
多年經驗
技術技能
溝通和解決問題的期望
您希望候選人具備的人格特質

然後將預期的知識水平添加到任何技術技能中。

知識水平是：

工作知識意味著候選人了解基本原則和術語並能夠解決簡單的問題。
通用知識是指能夠在典型情況下完成大部分工作，並對標準情況有全面的了解。
全面的知識包括對技能有足夠的理解，有能力解決不尋常和典型的問題並就技術問題提供建議。
全面的知識就是對技能的完全掌握。

最後，將技能分為兩類：必備技能和最好擁有技能。必備技能對於該職位至關重要。值得擁有的技能會讓未來的員工受益，但可以在工作中學習，也可以不重要。

6薪資福利

包括薪資和福利是職位描述的可選部分。然而，一項調查中超過一半的候選人表示，他們很少看到包含薪資資訊的職位描述。薪資範圍有助於您的工作脫穎而出。根據同一項調查，求職者表示薪資是職位說明中最重要的部分。

薪酬可以是工資範圍。一些公司還表明該職位是否有資格獲得任何獎金。津貼和福利應該寫成項目符號清單。

最高津貼和福利：

有薪休假
家庭假
兒童保育
401(k) 或退休計劃
健康計劃
醫療、牙科、人壽和視力保險
彈性的工作時間
在辦公室、遠端或混合式環境中
家庭辦公室設置津貼
辦公室小點心、早餐、午餐或咖啡
學費報銷或學生貸款援助計劃
職涯發展
愛狗人士辦公室

7其他

您可能需要在標準大綱之外添加其他資訊。您可以將這些內容包含在職位說明的末尾，但要保持簡短。

您可能想要包含的可選項目：

工作環境，例如辦公室或戶外
潛在的危險暴露，例如危險物質、大聲噪音或極熱或極冷
基本的身體需求，例如攀爬、站立、彎腰或打字
體力要求，例如舉重和員工預計舉起的指定最大重量
輪班工作或非典型的時間表期望，例如週末工作、晚上工作或值班輪班
旅行要求
團隊相關詳細信息

8編輯您的職位描述

在發布職位描述之前，請務必花時間編輯和校對職位描述。檢查文法錯誤和拼字錯誤，盡可能簡化句子，並仔細檢查是否包含了所有必要的元素。

職位說明中應避免的 6 件事

如果您希望合格的候選人能夠查看您的職位描述，則有助於避免這些常見錯誤。嘗試使用這些技巧來提高可讀性、清晰度和特異性。

1高密度的職位描述

密集的職位描述很難閱讀，並且可能會導致合格的候選人在申請之前就離開頁面。僅包括必要的活動，並避免提及偶爾的任務。不包括將來可能新增的職責。保持簡潔將增強考生的理解。

2職責模糊

避免職位描述含糊不清。如果您使用動作動詞，請描述該位置如何執行這些動詞。嘗試在動詞後面加上by一詞，然後詳細說明為執行該任務而執行的操作。

例如，不要寫“協助行銷經理”，而是寫“透過研究關鍵字、監控部落格表現和安排主題來協助行銷經理進行內容規劃”。

3冗餘

避免冗餘，從而節省您自己和候選人的時間。寫完初稿後，瀏覽一下你的職位描述，尋找任何重複的字詞或職責。如果可以的話，請嘗試將相關任務集中在職責或資格部分。

4行話

如有疑問，請務必採用更簡單的措辭方式。此外，職位描述中的語言應盡可能具有包容性。為了讓你的職位描述具有包容性，請避免使用性別代名詞，並避免包含公司內部行話。

5資質不準確

最好只包含該職位所需的最低技能。列出不合理的期望可能會為您提供一個資歷過高的候選人，但從長遠來看，該候選人並不適合該空缺職位。

6禁止使用的語言

美國平等就業機會委員會管轄就業過程的某些方面。在發布職位描述之前，請先回顧一下這些要求。避免所有涉及年齡、性別、宗教和婚姻狀況的陳述。

職位描述範例

範例 1：資深技術作家

資深技術撰稿人

地點：舊金山

關於公司：

我們是一家快速成長的電子商務新創公司，總部位於西雅圖、舊金山和波士頓。我們相信文化是同理心領導力和共同使命感的產物。我們公司是一個讓所有人都有歸屬感的地方。在擴大規模時，我們將多元化、自主性和支持放在首位。

關於工作：

該職位是全職職位，要求每周至少在我們的舊金山辦公室工作三天。作為高級技術作家，您將編寫符合我們公司風格指南的準確、引人入勝、用戶友好的文件。您還將負責外部開發人員使用的文件。資深技術作家向開發者關係工程師匯報，並與工程、產品管理、品質保證 (QA)、行銷和使用者體驗 (UX) 團隊合作。

職責：

協調技術寫作團隊與工程、品質保證、產品管理和其他內部團隊的協作，以規劃、研究、編寫和修訂文檔，例如概述、教程、安裝和配置說明、培訓材料和 API 說明
與其他作家合作記錄公司的應用程式套件和電子商務產品
為多種類型的讀者編寫，包括非技術最終用戶、程式設計師、系統管理員和整合商
建立並執行團隊政策、程序和風格指南
監督同儕編輯和製作評審

最低資格：

全面的技術寫作和編輯技能
綜合分析能力
具有在快節奏環境中不斷變化的專案要求和優先順序的全面營運能力
技術傳播學士學位、相關學士學位，或至少五年為網路軟體編寫文件的經驗
一般溝通和團隊合作技能
主動諮詢工程、支援和產品管理團隊的主題專家
作品集和/或寫作樣本

優先資格：

Ruby on Rails、MySQL、Memcached 和 Redis 文件的一般經驗
以創意的眼光關注細節
能夠優雅、有效率地回應客戶和內部員工對已發表工作的回饋
熱衷於學習新技能並與團隊一起成長
能夠在協作的工作環境中茁壯成長
文件出版軟體常識

薪資福利

薪資範圍：$68,000 – $100,000
員工協助方案（EAP）
有薪育嬰假
退休福利
彈性的休假時間
通勤福利
生活方式支出帳戶
人壽保險與意外死亡保險
傷殘保險
全面的醫療保健福利

您的申請應包括以下內容：

指向您的作品集以及您帶領團隊完成的任何工作的鏈接
您的履歷或 LinkedIn 個人資料

範例 2：資料科學家

數據科學家

地點：遠程