如何撰寫會議紀錄（舉例）

記錄會議記錄可能感覺很平常或很重要，這取決於議程上的內容，但您的寫作清晰準確始終很重要。無論您如何看待自己作為轉錄員的角色，記錄有效的會議記錄對於任何召開會議的組織來說都是長期必不可少的。

在本文中，我們將討論如何像專業人士一樣撰寫會議紀要，以便每個參與人員只需閱讀紀要就可以清楚地了解會議期間發生的情況。這裡有一些技巧和模板，可以讓您輕鬆編寫會議記錄。

什麼是會議紀要？

會議紀錄是會議或聽證會的書面記錄。會議記錄通常是結構化和正式的，以便可以在會議後共享並作為將來的歷史文件。

對於那些無法參加會議的人來說，會議紀錄可以讓他們了解最新情況。會議紀錄也對會議期間討論的行動項目進行了問責。

更重要的是，如果組織陷入任何類型的法律情況，會議記錄可以作為證明盡職調查、道德和章程合規性的正式記錄。

誰做會議記錄？

秘書最常做會議記錄。非營利組織、政府實體、學校、上市公司和工會通常需要記錄正式會議紀錄。然而，許多其他公司也使用會議記錄來保存正式記錄。

如何寫會議紀要

會議記錄的風格和內容將根據組織及其結構的不同而有所不同。無論如何，您應該始終包含基本訊息，例如日期、時間和參與者。但許多組織也將受益於其他可選項目，例如補充文件和行動項目。請繼續閱讀，以了解會議記錄應包含哪些內容。

會議紀要的8個基本要素

這些是會議紀要中應包含的基本項目：

1日期

2次

3地點

4參加者

5討論主題

6 個議案

7投票結果

8下次會議日期和地點

會議紀要還應包括哪些內容？

大多數組織都會在會議記錄中添加至少一兩個其他元素。除了要點之外，您的會議記錄還可以包括並以最適合您組織需求的任何方式進行組織。

以下是您可以在會議紀要中包含的一些自訂元素：

• 補充文件
• 行動項目
• 會議目的
• 下次討論的項目
• 專案狀態更新和投票結果
• 後續步驟，例如研究和後續行動
• 用於定義與會者、非投票者或演講者的部分
• 先前會議記錄的更正或修改

撰寫會議紀要的 5 個技巧

會議休會後，使用筆記編寫和編輯會議記錄，然後進行分享。會議結束後立即寫下會議記錄會很有幫助，這樣您就不會錯過任何內容。

1保持一致

每次記錄會議記錄時使用範本會很有幫助。這樣，它們都以相同的方式佈局，您就不必浪費時間添加標題和項目符號點。當組織中的其他人需要引用它們時，這會很有用。為了提高效率，一些組織甚至將其議程和預期與會者放在會議記錄中。

2記錄下來

當您開始擔任秘書角色時，您可能很難跟上記筆記的速度。如果您遇到這種情況，請考慮錄製會議。您可以使用任何智慧型手機、錄音設備或相機來執行此操作。稍後，您可以使用人工智慧轉錄服務，或在需要時收聽錄音以供複習。不過，在錄製之前，請務必讓與會者知道他們正在被錄製。

3讓您的筆記在會議期間可見

有時，會議是協作性的。有時這會讓人感覺很混亂，並且很難追蹤所有事情。透過在投影機上查看筆記或在會議期間共享螢幕或文檔，您的團隊成員可以為筆記做出貢獻。

4總結

當您撰寫會議記錄時，請進行總結。您應該記錄盡可能多的信息，但不要逐字記錄所有內容。沒有必要記錄會議記錄中所說的所有內容。如果您嘗試逐字逐句地寫下整個對話，您也可能會難以跟上。簡化並澄清會議期間發生的事情。

5用縮寫標記註釋

如果會議中有多人對某件事提出了意見，則可以使用與會者姓名首字母來表明誰貢獻了什麼。您也可以使用縮寫來表明誰將負責後續步驟。這種速記技巧是澄清多人對話的有效方法。

5 個會議紀要模板

1董事會會議紀要

來電訂購

由董事會主席主持。

[董事會主席姓名] 召集[您的組織]於[會議日期][會議時間]在[會議地點]召開例會。

出席率

由秘書主持。

秘書進行點名。出席者如下：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

以下人員缺席：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

批准會議記錄

[秘書姓名]宣讀上次會議的紀錄。會議記錄獲得批准。

未決問題

• [問題#1]
• [問題#2]
• [問題 #3]

新業務

• [新業務項目#1]
• [新業務項目#2]
• [新業務項目#3]

休會

[會議主持人姓名]於[會議結束時間]休會。

會議記錄的提交和批准

會議記錄提交者：[秘書姓名]

會議記錄批准者：[董事會主席或會議主持人姓名]

2非正式會議模板

來電訂購

[組織名稱]的會議於[會議日期]在[會議地點]舉行。

出席者

出席投票的成員包括：

• [與會者#1]
• [與會者#2]
• [與會者#3]

出席嘉賓包括：

• [嘉賓#1]
• [嘉賓#2]
• [嘉賓#3]

批准會議記錄

[秘書姓名]提出了一項批准上次[上次會議日期]會議記錄的動議，並得到了[附議者姓名]的附議。

報告

• [報告名稱]由[演講者姓名]演講
• [報告名稱]由[演講者姓名]演講

主要議案

• [動議名稱]由[動議者姓名]動議並由[附議者姓名]附議。該動議[通過或失敗]，[票數]贊成，[票數]反對。

休會

[會議主持人姓名] 會議延至 [休會時間]。

3公開聽證會模板

會議日期： [會議日期]

集合時間： 【集合時間】

秘書： [秘書姓名]

介紹

【會議指揮姓名】會議介紹：

• [談話要點]

點名

出席委員：

• [出席者]

運動#1

評論：

• [評論者姓名首字母縮寫或姓名] [評論] [標籤，例如：想法、行動項或結論]

運動#2

評論：

• [評論者姓名首字母縮寫或姓名] [評論] [標籤，例如：想法、行動項目或結論]

想法

• [主意]

後續步驟

• [下一步]

結論

• [結論]

4客戶會議記錄

項目： [項目名稱]

參加者： [參加者]

日期和時間： [日期和時間]

議程

• [討論主題]
  • [客觀的]
  • [重點]

筆記

[會議期間討論的任何其他重要資訊]

結果

[關鍵決定]

行動項目

• [負責人姓名] [下一步]
• [負責人姓名] [下一步]

5專案管理分鐘

日期和時間： [日期和時間]

出席者： [出席者]

缺席： [計畫成員未出席]

地點： 【集合地點】

項目： [項目名稱]

主題

1. 來自[團隊]的更新
2. [專案]進展
3. 上週的結果

會議紀要常見問題解答

什麼是會議紀要？

會議紀要記錄了會議期間發生的事情。它們通常在會議結束後在組織內共享，並作為將來的參考文件。

為什麼會議紀要很重要？

• 創造歷史記錄
• 顯示一段時間內的進展
• 為組織提供法律保護
• 遵守當地章程
• 解釋組織做出決定的原因
• 作為作業或專案的提醒
• 作為截止日期的證據
• 通知未能出席的會員

會議紀要應包括哪些內容？

• 日期
• 時間
• 地點
• 參加者
• 討論的話題
• 議案
• 投票結果
• 下次會議日期和地點