如何編寫會議紀要，並附上示例

根據議程上的內容，記錄會議紀要可能會讓人覺得平淡無奇或至關重要，但你的寫作清晰準確始終很重要。 無論您如何看待自己作為抄寫員的角色，記錄有效的會議紀要對於任何有會議的組織來說都是長期必不可少的。

在本文中，我們將討論如何像專業人士一樣編寫會議紀要，以便所有參與的人都可以通過閱讀會議紀要清楚地了解會議期間發生的事情。 這裡有一些提示和模板，讓編寫會議紀要變得輕而易舉。

什麼是會議記錄？

會議記錄是會議或聽證會的書面記錄。 會議紀要通常是結構化和正式的，以便在會議結束後共享，並作為未來的歷史文件。

對於那些不能參加會議的人，會議紀要讓他們快速掌握。 會議紀要還提供了對會議期間討論的行動項目的責任。

更重要的是，如果一個組織陷入任何法律狀況，會議記錄可作為證明盡職調查、道德和章程合規性的官方記錄。

誰做會議記錄？

秘書最常做會議記錄。 非營利組織、政府實體、學校、上市公司和工會通常需要記錄正式會議記錄。 但是，許多其他公司也使用會議記錄來維護正式記錄。

如何寫會議紀要

會議紀要的風格和內容因組織及其結構而異。 無論如何，您應該始終包含基本信息，例如日期、時間和參與者。 但許多組織也將從擁有其他可選項目（如補充文件和行動項目）中受益。 繼續閱讀以了解會議紀要中包含的內容。

會議紀要的8個基本要素

這些是您的會議記錄中包含的基本項目：

1日期

2時間

3位置

4 名參與者

5討論的主題

6動議

7投票結果

8下次會議日期和地點

會議記錄還應包括哪些內容？

大多數組織會在他們的會議記錄中添加至少一兩個其他元素。 除了基本要素之外，您的會議記錄還可以包括並以最適合您組織需求的任何方式構建。

以下是您可以在會議記錄中包含的一些自定義元素：

• 補充文件
• 行動項目
• 會議目的
• 下次討論的項目
• 項目狀態更新和投票結果
• 後續步驟，例如研究和跟進
• 用於定義訪客、非投票者或演講者的部分
• 對先前會議記錄的更正或修正

編寫會議記錄的 5 個技巧

會議休會後，使用您的筆記編寫和編輯您的會議記錄，然後共享它們。 會議結束後立即寫下會議紀要很有幫助，這樣您就不會錯過任何內容。

1保持一致

每次做會議記錄時使用模板會很有幫助。 這樣一來，它們的佈局都相同，您不必浪費時間添加標題和項目符號。 當組織中的其他人需要參考它們時，這在以後很有用。 一些組織甚至將他們的議程和預期的與會者放在會議記錄上以提高效率。

2記錄下來

當您開始擔任秘書角色時，您可能無法跟上記筆記的速度。 如果您遇到這種情況，請考慮錄製會議。 您可以使用任何智能手機、錄音設備或相機來執行此操作。 稍後，您可以使用人工智能轉錄服務，或者在需要時收聽錄音作為複習。 但是，在錄製之前，請務必讓您的與會者知道他們正在被錄製。

3讓您的筆記在會議期間可見

有時，會議是協作的。 這有時會讓人感到混亂，並且難以跟踪所有內容。 使筆記在投影儀上可見或在會議期間共享您的屏幕或文檔可以讓您的團隊成員為它們做出貢獻。

4總結

當你寫會議記錄時，總結一下。 您應該記錄盡可能多的信息，但不要逐字記錄所有內容。 沒有必要記錄會議記錄中所說的所有內容。 如果您嘗試逐字編寫整個對話，您也可能難以跟上。 簡化並澄清會議期間發生的事情。

5帶有首字母的標籤註釋

如果會議中有多個人對某個問題提出意見，則可以使用與會者的姓名首字母來表明誰貢獻了什麼。 您還可以使用首字母縮寫來指示誰將負責接下來的步驟。 這種速記技術是澄清多人對話的有效方法。

5個會議記錄模板

1份董事會會議記錄

來電訂購

在董事會主席的協助下。

[董事會主席姓名] 要求在[會議地點] [會議日期] [會議時間] 召開[貴組織] 例會。

出勤率

在秘書的幫助下。

秘書點名。 以下人員在場：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

以下人員缺席：

• [姓名]
• [姓名]
• [姓名]

批准會議記錄

[秘書姓名] 閱讀上次會議的記錄。 會議紀要獲得批准。

開放式問題

• [問題#1]
• [問題 #2]
• [問題#3]

新生意

• [新業務項目#1]
• [新業務項目#2]
• [新業務項目#3]

休會

[會議主持人姓名] 在 [會議結束時間] 宣布休會。

提交和批准會議記錄

會議紀要提交人：[秘書姓名]

會議紀要批准人：[董事會主席或會議主持人姓名]

2非正式會議模板

來電訂購

[組織名稱] 於 [會議日期] 在 [會議地點] 舉行了一次會議。

與會者

出席投票的成員包括：

• [與會者#1]
• [與會者#2]
• [與會者#3]

出席嘉賓包括：

• [客人#1]
• [客人#2]
• [客人#3]

批准會議記錄

[秘書姓名] 提出批准上一次[上次會議日期] 會議記錄的動議，並得到[副議人姓名] 的附議。

報告

• [報告名稱] 由 [演示者姓名] 提交
• [報告名稱] 由 [演示者姓名] 提交

主要議案

• [動議名稱] 由 [動議人名稱] 提出，並由 [附議人名稱] 附議。 該動議[通過或失敗]，[票數]贊成，[票數]反對。

休會

[會議主持人姓名] 在 [休會時間] 休會。

3公開聽證會模板

會議日期： [會議日期]

會議時間： 【會議時間】

秘書： [秘書姓名]

介紹

[會議指揮姓名]介紹會議：

• [談話要點]

點名

出席成員：

• [與會者]

運動#1

註釋：

• [評論者姓名首字母或姓名] [評論] [標籤，例如：想法、行動項目或結論]

運動#2

註釋：

• [評論者姓名首字母或姓名] [評論] [標籤，例如：想法、行動項目或結論]

想法

• [主意]

下一步

• [下一步]

結論

• [結論]

4客戶會議記錄

項目： [項目名稱]

參加者： [參加者]

日期和時間： [日期和時間]

議程

• [討論的話題]
  • [客觀的]
  • [關鍵點]

筆記

[會議期間討論的任何其他重要信息]

結果

[關鍵決定]

行動項目

• [負責人姓名] [下一步]
• [負責人姓名] [下一步]

5項目管理記錄

日期和時間： [日期和時間]

出席者： [參加者]

缺席： [項目成員未出席]

地點： 【會議地點】

項目： [項目名稱]

話題

1. 來自 [團隊] 的更新
2. [項目]的進展
3. 前一周的結果

會議紀要常見問題

什麼是會議記錄？

會議紀要記錄會議期間發生的事情。 它們通常在會議結束後在組織內共享，並作為將來的參考文件。

為什麼會議記錄很重要？

• 創建歷史記錄
• 顯示一段時間內的進展
• 為組織提供法律保護
• 遵守當地法規
• 解釋組織做出決定的原因
• 作為任務或項目的提醒
• 作為截止日期的證據
• 通知無法出席的會員

會議記錄應該包括什麼？

• 日期
• 時間
• 地點
• 參與者
• 討論的話題
• 議案
• 投票結果
• 下次會議日期和地點