撰寫自己的電子郵件通訊指南

已發表: 2022-05-16

時事通訊本質上是透過電子郵件發送的微型報紙。電子郵件通訊是與受眾建立信任並讓他們了解情況的好方法。它們可以包括引人注目的內容、公告、促銷或新聞。

撰寫出色的電子郵件通訊需要什麼？我們將在本文中介紹這一點。成功的電子報會定義其目標受眾，為讀者提供誘人的訂閱理由，創建一致的時間表和模板，並為受眾收集有用的內容。在我們開始討論之前，我們先來談談如何開始撰寫時事通訊。

什麼是時事通訊，它的作用是什麼？

時事通訊是一種定期發送的電子郵件行銷形式。電子郵件通訊可以是新聞、活動、促銷或內容的摘要。電子郵件通訊是與熱情受眾成員建立關係的好方法（熱情受眾是以前以某種方式與您的品牌互動過的人）。

電子報的作用是讓您的訂閱者了解特定主題、主題領域或您的公司或組織。它們不是為了銷售；而是為了銷售。它們是透過有價值的內容來建立知名度或品牌知名度。

誰寫時事通訊？

電子郵件通訊通常由公司內的電子郵件行銷專家、自由撰稿人或專門從事電子郵件行銷的代理商撰寫。但幾乎任何人都可以撰寫電子郵件通訊。

如果您是個人企業家，建立電子郵件通訊可以幫助您建立訂閱者或買家社群。如果您是內容創作者或藝術家，您可以使用電子報來增加流量。大中型企業可以使用時事通訊來促進持續的銷售和成長。非營利組織可能會使用時事通訊來通知其捐助者並建立一個行動者社群。

誰訂閱電子報？

一般來說，當有人承諾定期接收來自您或您的組織的通訊時，他們就了解您或您的品牌。根據Hubspot的說法，消費者註冊電子郵件通訊是因為他們希望收到有關銷售的通知、接收品牌的內容或獲得公司公告。

創建自己的時事通訊時要考慮什麼

在建立自己的電子報時，您應該考慮時事通訊的目標是什麼、為什麼要建立時事通訊以及您的受眾是誰。

不確定您想要開始哪種類型的電子報？以下是您可以嘗試的一些時事通訊創意：

部落格綜述：非常適合已經擁有活躍部落格的人，其中包括部落格的一小段和激勵讀者點擊進入部落格本身的激勵文案。
即將舉行的活動：非常適合在社區周圍舉辦活動或舉辦活動的組織。這些電子郵件共享三到五個屬於同一類別的事件。
以客戶為中心：零售商、餐廳和服務型企業通常使用這種類型的電子郵件，讓受眾了解最新的產品和優惠。它可以包括兩個或三個部分，其中包含產品資訊、即將舉辦的活動以及對品牌使命的認可。
潛在客戶培育：有價值的電子郵件，可協助您的受眾透過短篇和長篇內容、產品更新、活動或有關您組織的新聞故事，以自己的步調了解您的品牌。這些通常包括兩到三個部分。
選集：來自網路的新聞、興趣片段、播客、影片或部落格的集合。此類電子郵件可用於建立權威、娛樂、建立社群或共同行銷。選集電子郵件通常包含五個或更多部分。

如何開始您的電子報

首先，考慮你的受眾。查看您的理想買家角色或分析誰已經消費了您的內容。你如何為他們帶來價值？您如何節省他們的時間、分享您的專業知識或節省金錢？這將幫助您決定時事通訊的內容。

接下來，概述您的目標。您創建電子報是為了分享資訊、提高品牌知名度、建立向您購買產品的社群還是增加流量？這將幫助您確定新聞通訊的最佳號召性用語。

如何建構新聞通訊

一旦確定了目標和受眾，就可以建立新聞通訊的結構了。優秀的電子報由兩個或多個部分組成，這些部分為您的讀者帶來價值，並促使他們採取行動。

號召性用語是鼓勵訂戶完成某項操作的書面指示。在電子郵件通訊中，號召性用語通常是引導讀者存取外部連結的按鈕。

您可以將您的電子郵件通訊視為一份微型報紙。它將有幾個單獨的專欄，主題內的主題略有不同。有些會有圖形，有些則沒有。

您的電子報應包含哪些內容

您的電子報中應包含八個基本組成部分。

1值得點擊的主題行

2資訊預覽文本

3有價值的特色內容

4引人注目的圖形和易於閱讀的佈局

5明確的行動號召

6最低限度的促銷

7聯絡方式和社交訊息

8取消訂閱選項

您的電子郵件通訊應該90% 是教育性的，10% 是宣傳性的。與行銷電子郵件不同，時事通訊旨在提高品牌知名度，而不是直接影響您的銷售。

有價值的內容和強烈的行動號召是時事通訊的主要焦點。以下是您可以在電子郵件通訊中包含的有價值內容的一些範例：

即將舉行的活動
最新的部落格文章或僅用於電子郵件的迷你部落格文章
產品（三個或更少）
價值（提示、技巧、免費資源等）
您正在從事的項目
限時搶購
產業或當地新聞
假期相關內容
聚焦員工或客戶
邀請嘉賓或影響者
分享您公司的任何空缺職位
幫助您的客戶使用您的產品的提示
常見問題或建議
幕後內容
感言和案例研究
使用者產生的內容
簡短的思想領導文章
新食譜

如何概述時事通訊

您的電子報應該保持一致，並且每次發送時都遵循相同的格式。建立可在新聞通訊的整個生命週期中使用的範本是概述新聞通訊的最簡單方法。

要概述您的時事通訊，請定義您認為對受眾最有價值的業務支柱。然後，選擇要包含的資訊類型 - 通常是同一主題中的大約兩到三個項目。然後，列出如何在這些主題中包含圖形。用誘人的號召性用語來結束它。

撰寫電子報的 5 個技巧

現在您已經知道如何建立時事通訊了，讓我們來談談如何實際編寫它。以下我們將解釋從主題到語氣撰寫新聞通訊的六種最佳實踐。

1堅持一個主題

為您的時事通訊選擇主題。這將有助於它感覺有凝聚力並避免讓讀者感到困惑。訂閱者喜歡一致性並知道他們可以期待什麼。這可能是每週五的自由技巧、每週四的新食譜或每週日的當地活動綜述。用過渡句將時事通訊的不同部分連接在一起，以保持連貫性。

2給訂閱者一個選擇加入的充分理由

您的時事通訊應該讓讀者受益。透過誘人的優惠吸引他們訂閱！讓它與您的受眾相關，而不僅僅是您或您的業務。

以下是某人可能想要選擇接收您的電子報的一些重要原因。

折扣碼
免費下載資源、範本、電子書或指南
免費的迷你電子郵件或視訊課程
每週都有新食譜
每週提示

3保持一致

您可以根據需要隨時發送新聞通訊。有些選項是每週、每兩週、每月或每季。在全球範圍內，週五的電子郵件開啟率最高，但大多數研究表明發送電子郵件通訊的最佳日期是週二早上。

4建立值得點擊的主題行

您的電子報收件人每天將收到數十封電子郵件。他們根據主題行決定打開哪些內容。要真正打開您的新聞通訊，請使用引人注目的主題行來傳達您的電子郵件將提供的價值。

主題行不應超過 50 個字符，以便適合電子郵件提供者的預覽視窗。一般來說，以句子大小寫格式設定的主題行會被打開更多，因為它們更容易閱讀。

5直接與聽眾中的一個人交談

保持你的時事通訊的對話性。在開始撰寫時事通訊之前，請考慮您理想的訂閱者並專門寫信給其中之一。更進一步，為每位讀者個人化您的電子報。

大多數電子郵件平台可以在電子郵件的主旨或問候語中自動填入訂閱者的姓名。以名字稱呼收件者的電子郵件的開啟率可以提高 20% 。

撰寫新聞通訊時要避免的 6 件事

避免這六件事，以確保您的新聞通訊被打開、閱讀和採取行動。

1 時間不要太長

您希望您的訂閱者根據您的電子郵件採取行動，而不是整天閱讀它。保持你的文案簡短而甜蜜，可以為訂閱者提供足夠的資訊和對你的品牌的品味，同時給他們留下採取行動的空間。

主要內容部分不超過 250 字的電子報更有可能被徹底閱讀。堅持三個簡短的段落可以讓事情變得簡單。如果您想包含更長的內容，請考慮在時事通訊中添加內容簡介，並提供博客文章或下載的鏈接，讀者如果想閱讀更多內容，可以導航到該鏈接。 Grammarly 的書寫語氣偵測器可以幫助您確保您的電子報給人非正式且自信的感覺。

2保持簡單

無論是設計還是文案，極簡主義是最好的。請記住， 81% 的電子郵件是在行動裝置上閱讀的。確保您的設計響應靈敏且易於在任何設備上閱讀。在將新聞通訊發送到您的清單之前，請務必先對其進行測試，以確保其可讀！

3不要忘記你的聽眾

您很可能會將新聞通訊發送給所有受眾。當您考慮時事通訊的主題時，請確保主題足夠廣泛，能夠為大多數受眾提供價值。考慮如何節省他們的時間，為他們提供有用的信息，以平易近人的方式分享您的專業知識，或與您的受眾建立聯繫。

4避免包含過多的號召性用語

如果您想要成功的點擊率，請堅持只使用一個號召性用語。這並不是說您的新聞通訊中不能包含多個連結。但您應該知道您想要優先考慮哪個號召性用語，並使其吸引讀者完成它。

您可以考慮將以下一些號召性用語納入您的電子報中：

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5不要迷惑你的觀眾

發送電子報的好處之一是讓您的品牌成為人們關注的焦點。但如果您不經常或偶爾發送時事通訊，您的訂閱者會覺得您已經把他們當作鬼魂了。如果您打算開始撰寫時事通訊，請計劃至少每季發送一次。每週或每月更好！如果您確實計劃隨時停止發送新聞通訊，請讓您的受眾知道您何時返回他們的收件匣。

6不要忘記設身處地為接收者著想

考慮一下您希望訂閱者閱讀您的作品時如何呈現。您想被視為知識淵博的專家、行業領導者還是舒適的社區？正確的語氣能夠吸引讀者並讓他們想了解更多。了解您的受眾正在尋找什麼，以便您在與他們交流時可以在他們所在的地方與他們見面。

時事通訊常見問題解答

什麼是時事通訊？

時事通訊是一種常規電子郵件，可提供最有價值的內容、公告和促銷的清單。時事通訊用於建立信任、增加流量並提高品牌知名度。

時事通訊的架構如何？

時事通訊的結構與透過電子郵件製作的報紙類似。時事通訊包含多個內容部分，每個部分都屬於同一主題。

有效的新聞通訊的要素是什麼？

新聞通訊由八個關鍵部分組成：