撰寫有效的績效評估：逐步指南

經理角色最重要的方面之一是提供回饋，為團隊成員提供資訊、教育和授權，讓他們成長並取得成功。這一點在績效評估中最為重要。績效評估是管理者評估員工績效、提供口頭和書面回饋以及設定未來發展目標的最結構化的機會。

如果做得好，它還可以促進管理者和員工之間的開放式溝通，讓員工感到受到重視，並清楚地知道如何在自己的角色中進一步取得成功。繼續閱讀，了解如何撰寫和進行建設性的、有影響力的績效評估。

什麼是績效考核？

績效評估是對工作績效的正式、結構化評估，包括成就和需要改進的領域，並為專業發展提供回饋。

績效審核可以是由經理進行的全面年度績效評估，也可以是更全面的360 度審核，其中包含來自主管、同事和下屬的工作場所回饋，也可以是同儕審核，其中包括有關團隊合作和協作的寶貴回饋與員工密切合作的同事的技能。績效評估還可以擴展到教育環境，同儕審查可以產生影響。

在所有情況下，績效評估都是一個重要的工具，旨在透過持續改進以及個人和業務目標的協調來促進成長和成功。

績效評估也可以作為正式記錄不滿意行為或績效的重要工具，目的是製定改進方案或可能導致解僱。

有效績效評估的 3 個關鍵組成部分

有效的績效評估建立在三個基本要素的基礎上，以確保全面、公平和有成效的評估：

1明確的目標

在績效評估之前很久就應該透過內部溝通為您的員工提供明確的 SMART 目標——具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的目標和責任。這些明確的目標是您的員工在其職位上取得成功的路線圖。它們也是您評估績效的手冊；您審查的重點應該是他們相對於既定目標的表現。

明確績效目標的範例

• 透過在接下來的六個月內實施兩項新的客戶服務計劃，將部門的客戶滿意度得分從 81% 提高到 85%，並將部門的客戶滿意度得分從 85% 提高到 90%。
• 開發並推出一項新產品功能，以滿足用戶的最高要求，正如團隊在第三季末的最新調查中所確定的那樣。
• 透過改善明年的資源配置，將專案超支率從 15% 降低到 5%；在下個季度引入每週進度檢查，以幫助確保實現這一目標。

2平衡回饋

平衡的回饋包括成就和需要改進的領域。兩者在績效評估中都很重要。

每個員工都因出色的工作而受到認可。績效評估是詳細慶祝這些成就的時候。這種認可培養了個人自豪感，鼓舞了士氣，並激發了公司內部對職業發展的持續渴望。對成就的讚揚也讓他們更容易接受建設性的批評，這對於幫助員工成長和提升自己的角色至關重要。

無論回饋是正面的還是負面的，都應該有具體的例子和數據支持，例如筆記、電子郵件或可量化的結果。這種基於證據的方法提供了清晰度，讓員工了解其影響，並展示您對他們的努力和成功的知識和投資。

3具體、相關且可操作

想像一下，如果您在績效評估期間給予的唯一回饋是「您需要改進您的工作」。如果沒有確定需要改進的方面、與員工角色或職責的背景或聯繫，或者沒有關於如何改進或下一步採取哪些步驟的指導，您的反饋對於員工的改進、成長或發展或幫助您和您的團隊可以充分發揮您的團隊成員的潛力。

這就是為什麼回饋應該始終具體、相關且可操作：

具體的回饋可以讓員工準確地理解你在說什麼。

相關回饋可確保您提供的回饋在員工的影響範圍內，並與目前的討論相關。

可行的回饋讓員工清楚了解接下來的步驟，無論是提高績效還是保持優秀的工作。

圍繞著提高績效的需求，更具體、相關且可操作的聲明可能是：「我注意到你們的報告在數據分析中經常包含不準確之處。例如，上一份報告的錯誤率為 10%。為了改進，我建議在提交之前仔細檢查您的計算並使用我們的數據驗證工具。我們也安排時間一起檢視這些工具。

有效回饋的例子

• 「你的演講技巧有了顯著提升。你們上個月提交的季度報告清晰、簡潔，受到了執行團隊的好評。
• 「雖然您的技術技能很強，但專案管理方面還有改進的空間。我建議在下一個季度重點關注時間表估計和資源分配。
• 「在過去的三個月中，我觀察到您始終如一地按時完成項目，但往往會損害團隊士氣。例如，在最近的行銷活動中，團隊成員報告連續兩週加班。展望未來，我希望您專注於提高您的授權技能。讓我們召開一次會議，討論更均勻地分配任務的策略，並探索有助於保持效率和團隊福祉的時間管理技術。

撰寫和進行績效評估的 7 個步驟

撰寫和進行有意義的績效評估需要時間和精力。但回報遠遠超過成本。除了認可員工的工作並提供有關他們績效的有用回饋之外，您的審核還將促進持續的開放式溝通，有助於明確定義期望，並為團隊成員未來的成功奠定基礎。

為了簡化您的工作並獲得最佳結果，請遵循以下七個績效審核最佳實踐：

1要求員工進行自我評價

員工自我評估，即員工對自己的工作進行書面評價，是對員工和經理都有好處的幾種強大的員工評估方法之一。

對員工來說，這種自我反思是一個機會，可以強調可能被忽視的成就，認識到需要改進的領域，並獲得更大的自我意識。

對於經理來說，這是一個透過員工的眼睛了解績效並獲取有助於進行更準確、更全面的績效評估的資訊的機會。

2收集全面的數據來支持您的評估

使用數據來幫助制定審核是最強大的績效評估策略之一。

數據提供了明確的證據，顯示員工如何履行其 SMART 目標或記錄的角色和職責。有了數據，您將更清楚地了解員工的績效，從而能夠制定客觀、知情和建設性的評估。數據還可以提供具體範例，以便在進行績效審核時將其包含在書面審核和討論點中。

在尋求績效評估資料時，請從各種來源收集：同儕回饋、客戶或顧客評論、專案成果、出勤記錄、銷售數據和先前的績效指標，提供更多的 360 度視角，減少無意偏誤的機會。

3撰寫績效評估

一旦將 SMART 目標、自我評估筆記和數據結合起來，您就應該對員工的績效有清晰的了解。使用此資訊來撰寫績效評估。

從正面的方面開始，然後再轉向需要改進的領域。真誠的讚揚有助於緩和任何負面回饋。每個建設性回饋中的三個正面評論的比例為 3:1，並謹慎選擇措辭。這種平衡確保員工感到被重視並意識到需要改進的地方。

為了獲得最佳結果，請務必將需要改進的領域視為成長機會而不是失敗機會。使用「情境-行為-影響」模型來維持回饋的客觀性。您應該描述：

• 情況
• 觀察到的行為
• 它對團隊或組織的影響

這種「展示而不是講述」的溝通方式使您的回饋更具相關性和可理解性。最後，在書面文件中包含相關數據、統計數據和範例，並記下您在績效審核會議期間可能想要探索的任何其他數據或範例。

尋找更多指導？查看績效評估範例以及如何加強您的寫作。

4召開績效考核會議

績效評估會議可能會引起員工的期望和焦慮，特別是當獎金與個人目標掛鉤或有需要解決的已知績效問題時。基於這些原因，在會議開始時營造平靜、專業和建設性的氛圍非常重要。

首先選擇一個安靜、舒適的會議地點，沒有乾擾或其他員工可能聽到您的談話。

會議以簡短、隨意的談話開始，以幫助員工放鬆：熱情的問候和一點玩笑可以大大緩解緊張情緒。然後清楚地解釋審查的目的和結構。

當您進行審核並提供平衡的回饋時，請從積極的方面開始。突顯具體成就和貢獻。詳細介紹並分享您所擁有的數據，以強調您對他們的努力的認識。

如果您必須解決敏感問題，例如工作表現不佳、行為問題或工作場所衝突，請注意處理這些問題的方式。一般來說，直接的方法與同理心結合效果最好。解決問題時要具體，專注於行為和結果而不是個人特徵。提供清晰、可行的改進建議，以有效指導員工。

使用最重要的員工回饋技巧之一：透過提出開放式問題來吸引員工的觀點，從而鼓勵對話。例如，“您對我分享的內容有何看法？”這表明您重視他們的意見，並為員工創造了更具吸引力的協作體驗。在整個會議過程中，積極傾聽，在適當的情況下做筆記，並對他們的意見表現出真正的興趣。

5運用有效的溝通技巧

績效評估溝通中不應存在任何灰色地帶。有效的溝通是具有明確回饋、對後續步驟的理解和積極結果的審查與沮喪、困惑或可能不滿的員工之間的區別，員工不清楚如何成功地進行下去。以下是確保清晰有效溝通的五種方法：

• 採用積極的傾聽技巧：保持目光接觸並提供言語和非言語暗示以展示參與。
• 在討論績效指標或期望時，使用清晰、簡潔的語言，避免使用行話或含糊不清的內容。
• 練習同理心：在整個對話過程中承認員工的觀點和情緒。
• 總結要點並尋求確認，以確保您和您的員工保持一致。
• 使用角色扮演練習來練習解決敏感話題。您可以招募一位同事來扮演員工角色，並對您對假設的績效問題的建設性回饋提供各種回應。

6安排審核後跟進

績效考核結束後，安排後續會議，鞏固討論，明確前進方向。這是您協作制定符合員工角色、發展需求和公司目標的新的、可行的計劃的機會。

透過總結審核的要點，包括可利用的優勢和需要改進的領域，開始審核後跟進。然後與員工一起制定新的 SMART 目標，以解決已確定的成長領域。

例如，如果強調溝通技能作為一個發展領域，目標可能是：“完成高級演示技能課程並在接下來的六個月內進行三場團隊演示。”

為每個目標制定詳細的行動計劃，概述具體步驟、所需資源和里程碑。確保該計劃包括定期檢查或員工發展審查，以監控進度並提供持續的支援。

這種協作方法不僅加強了員工對其發展的承諾，而且還展示了您和組織對其成功的投資。

透過建立清晰、可衡量的目標和結構化的成就計劃，您可以為下一個審核期間的持續改進和增強績效奠定基礎。

7持續支持和簽到

僅僅提供審查、確定後續步驟，然後繼續經營業務是不夠的。作為員工的經理，您持續不斷的努力對於強化目標和成功、提供回饋和提問的機會以及確保您的員工在發展過程中得到支持大有幫助。

一個有效的策略是安排簡短、非正式的聚會。在一對一會議中安排一次快速、定期的咖啡聊天或專門的時間來討論進度和挑戰，可以為成功創造一個建設性的、支持性的環境。此外，當您和您的員工進行下一次績效評估時，慶祝一路上的小勝利可以提高士氣並保持動力。

重點

• 為員工績效制定明確的 SMART 目標。
• 提供平衡的回饋，認可成就並確定需要改進的領域。
• 確保回饋具體、相關且可操作。
• 透過定期檢視強化目標、提供支持和回饋、討論進展和挑戰並慶祝一路上的小勝利，鼓勵持續回饋和成長的文化。

績效評估常見問題解答

績效評估應該多久進行一次？

理想情況下，績效評估應至少每年進行一次，但更頻繁的檢查（例如每季或每半年一次）可以加強溝通和發展。這種方法培養了持續改進的文化，並允許及時調整目標和績效期望。

如何在不影響員工積極性的情況下解決績效問題？

要在不影響員工積極性的情況下解決績效問題，請使用事實而不是觀點，並採取直接的方法和同理心。專注於具體的行為和結果，而不是個人特徵。提供清晰、可行的改進建議，將發展領域視為成長機會，並使用「情境-行為-影響」模型來維持回饋的客觀性和相關性。

記錄績效評估的最佳實務是什麼？

記錄績效評估的最佳實踐包括從各種來源收集全面的數據，以便您可以根據事實而不是意見進行評估。為成功建構回饋：從成就開始，然後使用「情境-行為-影響力」模型實現客觀性，爭取正面評價與建設性回饋的比例為 3:1。包括支持評估的相關數據、統計數據和範例。