如何使用個人看板並變得異常高效

個人看板可以幫助創造性地平衡經營業務和工藝工作。 本指南解釋了它是如何工作的。

您是否正在為您的創意業務尋找完美的個人生產力系統？

首先是壞消息：它不存在。 就像登陸頁面軟件一樣，無論您的系統如何，您都必須完成這項工作。

現在好消息是：看板是一個易於使用和學習的系統，可以幫助避免被那些無窮無盡的待辦事項列表所淹沒。 您可以使用白板或 Trello 等工具來完成。

讓我們開始吧。

什麼是看板？

看板是一種基於持續交付來創建產品的敏捷方法。 這種制度起源於日本的製造制度。

豐田工業工程師 Taiichi Ohno 創建了該系統，以幫助忙碌的工廠經理處理複雜的項目和工作量。

什麼是個人看板及其工作原理？

個人看板是針對個人甚至小企業主的敏捷方法的改編。 它的工作原理是強制用戶在一個地方可視化工作並限制他們正在做的事情。

Jim Benson 和 Tonianne DeMaria Barry 在他們相當出色的著作《個人看板》中使用這種生產力系統提供了這兩條規則。

1. 可視化您的工作
2. 限制在製品 (WIP)

他們談到規則一時說：“當我們在不同的環境中看待工作時，真正的權衡就會變得明確。 我們現在對所有這些對我們時間的需求都有了物理記錄。 對我們的工作和背景的這種更大的看法使我們能夠做出更好的決定。

他們還補充了規則二“限制 WIP 讓我們有時間集中精力、快速工作、冷靜地應對變化並做周到的工作。”

第 1 步：準備看板

將白板分成三列。 如果您沒有，請考慮購買一個 Magic Whiteboard 並將其貼在牆上，或者甚至將一個大 A4 或 letter 大小的筆記本分開。

將第一列標記為“To Do”，第二列標記為“Doing”，第三列標記為“Done”。

第一列用於捕獲新待辦事項列表中的工作項。 第二個用於決定您現在要做什麼，第三個用於記錄您完成的工作。

請記住避免將項目變成任務的經典生產力錯誤。 完成一個項目需要一系列任務（或卡片）。 您也可以使用便利貼來代表小包卡。

第 2 步：使用看板工作

使用記號筆或便利貼將項目或卡片添加到看板上的“待辦事項”列。

使用動作動詞並寫下相關任務。 如果您要搬家，這可能是“僱用一家搬家公司”。 或者，如果您正在準備大型演示文稿，這可能是“源圖片”。

當您準備好工作時，將項目或任務從“待辦事項”列拖到“正在執行”。

通常，我發現在“正在做”一欄中保留不超過三項是明智的。 這限制了我正在進行的工作，並有助於可視化我正在做的事情。 （記住規則！）

完成工作後，將完成的任務從“正在執行”列拖到“已完成”列。 然後將另一張看闆卡從“To Do”拉到“Doing”。

第 3 步：檢查您的董事會

工作時，您會自然地將任務從面板的左側拖到右側。

將任務從一列拖到下一列的簡單操作會迫使您確定優先級。 它還鼓勵定期檢查您的待辦事項列表。

這種工作方式鼓勵流動狀態。 將卡片從一列移動到另一列的行為讓人感到欣慰。 您可以快速查看容易完成的任務、需要花費大量時間的任務，甚至是您遇到困難的任務。 本森告訴我，

“最常見的錯誤是不限制進行中的工作……人們有時會跳過第二個，因為“有太多事情要做”，具有諷刺意味的是，這正是限制 WIP 的首要原因。”

吉姆本森

一旦您對看板方法更加熟悉，就可以在您的個人看板或看板應用程序中添加額外的列。

例如，我創建了一個名為“等待”的列來捕獲我被阻止的任務以及我需要有人回复我的任務。 我還為我想在工作日但不是立即處理的任務創建了一個“下一步”列。

專業提示：如果您需要靈感，請在 Google 圖片中搜索“個人看板”。

推薦的看板工具

當我開始使用個人看板時，我路試了一塊大白板和一個筆記本。 這兩種工具都很好用，可以幫助您掌握看板的基礎知識。 任何人都可以使用此方法記錄打開和完成的任務。

一旦您了解了這個生產力系統的工作原理並且它是您工作週的一部分，您就可以準備好使用數字個人 Kaban Board。

Trello 是一個基於 Web 的項目管理應用程序。 它基本上是一種看板軟件。 您可以將文件上傳到您的任務或卡片、標記它們、設置截止日期等。

將附件上傳到卡片對於將所有工作集中在一個地方很有用。 同樣，我使用 Trello 應用程序的協作功能與第三方承包商合作。

儘管我喜歡 Trello 來提高個人工作效率，但我建議首先在白板或模擬系統上掌握看板。 畢竟，工具總是不如工作重要。 然後，您可以轉到專用的應用程序或軟件。

立即嘗試個人看板

沒有完美的 Kaban 工具。 如果您的簡單待辦事項列表可以幫助您完成工作，請堅持下去。

這些年來，我嘗試過很多項目管理軟件。 最大的問題是龐大的列表有時會讓人感到不知所措。

如果您遇到這種情況，學習個人看板不需要很長時間，它將幫助您管理日常工作而不會感到不知所措。 這個個人生產力系統還有助於在一個地方可視化工作。 或者正如本森所說，

“該系統旨在通過一小組規則專門提供靈活性。 這就是為什麼我們看到它在每個國家和地球上的每個垂直領域——包括家庭——得到採用的主要原因。 孩子們很高興完成他們的家務。 團隊智能地解決複雜問題。 項目和環境工作都很容易可視化和完成。”

吉姆本森

這篇文章的一個版本最初出現在福布斯上。

它也是我的新書 This Is Working：Focus on What Matters and Get the Results You Deserve 中經過編輯的一章摘錄。

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• 布萊恩·科林斯 (作者)
• 英語（出版語言）
• 296 頁 - 05/27/2019（出版日期）- Nielsen（出版商）

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