電子郵件中的 8 個短語

不良的寫作習慣會像家裡的雜物堆積。定期清理累積的多餘咖啡杯和容易忘記的 T 卹是值得的，那麼為什麼不採取類似的庫存來消除電子郵件中的一些陳詞濫調和深深的「乏味」職場表達呢？

我們也應該承認我們有罪：事實證明，稱陳腔濫調為「陳腔濫調」本身就是一種陳腔濫調，所以我們刪除了它。事實上，謙虛的作家一想到他搗碎「發送」的大量毫無生氣的電子郵件，就不會感到自豪。我們都可以做得更好。

考慮到這一點，我們收集了一些您在清理電子郵件時可能會決定扔掉的一些比較平淡、陳舊和通常不太出色的短語，以及一些整潔、清晰的替代方案。

1希望您對這封電子郵件感到滿意。

你可能是出於關心的目的這樣做，但這句話是如此疲憊和通用，以至於它現在可能暗示著相反的結果：與其說是一種深思熟慮的情緒，不如說是毫無意義的廢話。

通常最好先寫到這一點，然後跳到重點，但如果您確實想在致意後再寫一行內容，請透過專門與讀者交談來表示感謝：

我喜歡你在博客上的最新帖子。

我很欣賞您上週關於降低我們伺服器碳排放的演講。

你在 Slack 上分享的你的新小狗的照片很可愛。

如果你寫信給不太熟悉或根本不熟悉的人，你仍然可以讚美他們，或者以一些關於你們是如何認識的或為什麼要聯繫他們的提示開始：

我們透過共同的朋友阿瓊在一次會議上短暫會面。

現在有兩個人告訴我你將成為我們播客的完美嘉賓。

目的是向讀者展示您對所寫內容的思考。

2剛跟進。 。 。

當你催促那些沒有回覆電子郵件的人時，你可能會使用這個過度使用的短語。有時這是必要的，但這句話常常達不到獲得回應的目的。因此，值得首先問自己：“我的消息需要回复嗎？”如果答案是“是”，那麼尋找更直接的選擇。

次優範例 1：只是跟進看看是否有人對 . 。 。 [以新聞稿為例]

建議：老實說，我們建議完全切斷線路。

次優範例 2：在我們將此迭代傳送給客戶端之前，先跟進看看您是否有任何輸入。

建議：客戶希望我們今天下午能提供一些東西，所以我希望在中午之前得到最終的調整。

請注意，最後一個建議設法傳達更多訊息——更有說服力——但不會變得更長或不太禮貌。

3剛剛繞回來。 。 。

除了更多的迂迴之外，所有問題都與上面相同。沒有它你也可以。

4新常態

廢棄這個短語的非詳盡原因可能包括它被過度使用和模糊，它讓沒有人打字或閱讀它感覺良好，並且它聲稱承認一系列不愉快的現實，同時可以說將它們最小化。

這可能是你簡單地扔掉並繼續前進的一個：

次優範例：我們的團隊仍在適應新常態，我們需要相應地重新調整我們的面試流程。

建議 1：是時候重新調整我們的面試流程了。

另一個不錯的選擇是更具體、更人性化：

建議2：疫情破壞了我們舊的面試流程，所以讓我們花一些時間制定新的面試流程。

與我們開始的例子相比，這感覺不像是計算機編寫的，而且使用的單字也更少。

5正如所討論的。 。 。

當電子郵件提到會議後的待辦事項時，通常會使用這種方式，但它往往比較模糊。問問自己：“有什麼更好的方式來提醒讀者我所指的對話是什麼？”

次優範例：正如在周三的全體員工會議上討論的那樣，我現在已經起草了隨附的指導方針。

建議1：根據想帶狗來辦公室的員工的回饋，我起草了一些指南。

建議2：總是帶狗狗去辦公室。

（最後一個是個笑話。有點像。）

6抱歉耽擱了。

電子郵件的一個好處是，您通常可以等到下次會議後或午餐後（甚至明天）才回覆。那麼，您有多少次真正需要為使用該功能而道歉呢？

與上面的許多其他短語一樣，刪除這個想法而不替換它通常是可以的，但如果您必須使用它，請尋找使其新穎或獨特的方法。你確實曾經因為忘記週五下午的電子郵件而道歉，並解釋了可敬的甘道夫：黑暗接受了我的回复，它「偏離了思想和時間」。

不管怎樣，我還是設法繼續從那位編輯那裡得到工作，所以至少要為獨創性加分吧？

7如果沒有，不用擔心！

我們希望您知道，在工作中尋求幫助或向讀者傳達您需要在截止日期前完成某件事是可以的。這不是專橫，而是專橫。這只是事實。

次優範例：如果您今天下午 4 點之前有興趣，可以告訴我嗎？如果沒有，不用擔心！

建議：我的團隊希望在今天晚些時候最終確定小組陣容，所以如果您願意，請在下午 4 點之前告訴我

值得注意的是，最後一個建議佔據了更多的空間。這是允許的。你也是。

8我期待您的回覆。

如果這不是真的，你正在寫的電子郵件會怎麼說？這個概念往往是無關緊要的，而且很容易被削減，但如果你想強調你想要及時的回應，請嘗試借鑒上面的最後一個例子，它給出了原因和具體的時間範圍。

如果您注意到我們在這裡建議的主題，那麼許多形式的電子郵件混亂最好只是刪除，而不是替換。畢竟，春季大掃除的目的不是升級你從不使用的東西，而是丟掉它。就像整潔的家一樣，整潔的電子郵件也是如此：最大的奢侈品之一就是空曠的空間。