從您的電子郵件中進行春季清潔的 8 個短語
已發表: 2022-03-29糟糕的寫作習慣會像家庭雜亂一樣堆積起來。 定期剔除多餘的咖啡杯和容易忘記的 T 卹是值得的，那麼為什麼不採取類似的措施來消除電子郵件中的一些陳詞濫調和深深“meh”的職場表達方式呢？
我們也應該承認我們是有罪的：事實證明，將陳詞濫調稱為“陳詞濫調”本身就是陳詞濫調，因此我們將其刪除。 的確，你謙遜的作家一想到他被搗碎“發送”的大量毫無生氣的電子郵件並不感到自豪。 我們都可以做得更好。
考慮到這一點，我們收集了一些更平淡、陳舊和其他通常不太重要的短語，您可能會在春季清理電子郵件時決定丟棄它們——以及一些整潔、清晰的替代方案。
1我希望這封電子郵件能找到你。
您可能會以一種關懷的方式打算這樣做，但是這句話是如此的疲憊和籠統，以至於它現在冒著暗示相反的風險：與其說是一種深思熟慮的情緒，不如說是毫無意義的穀殼。
通常最好先打這一點然後跳到重點，但如果你真的想在你的稱呼之後再寫一行，請通過具體地與他們交談來感謝讀者：
我喜歡你在博客上的最新帖子。
我很欣賞你上週關於降低我們服務器的碳排放量的演講。
你在 Slack 上分享的新小狗的照片很可愛。
如果您正在寫信給您不熟悉的人，或者根本不認識的人，您可能仍然會稱讚他們，或者從一些關於您如何認識或為什麼要聯繫的提示開始：
我們通過我們共同的朋友 Arjun 在一次會議上短暫見面。
現在有兩個人告訴我，你將成為我們播客的完美嘉賓。
目的是向讀者展示您對所寫內容的思考。
2只是跟進。 . .
在輕推未回復電子郵件的人時，您可能會使用這個過度使用的短語。 有時這是必要的，但是這句話在獲得回應的目標上常常落空。 所以值得首先問自己：“我的信息需要回复嗎？” 如果答案是“是”，那就找一個更直接的選擇。
次優示例1：. . [例如新聞稿]
建議：老實說，我們建議完全切斷線路。
次優示例 2：建議：請注意，最後一個建議設法傳達更多信息 - 更有說服力 - 而不會更長或更不禮貌。
3只是繞回來。 . .
所有與上述相同的問題，除了更多的迴旋處。 你可以沒有它。
4新常態
停用此短語的非詳盡原因列表可能包括它被過度使用和模糊，它不會讓任何人打字或閱讀它感覺良好，並且它聲稱承認一系列不愉快的現實，同時可以最小化它們。
這可能是你簡單地折騰並繼續前進的一個：
次優示例：建議 1：另一個不錯的選擇是更具體，更人性化：
建議2：與我們開始使用的示例相比，這感覺不像是計算機編寫的——而且用更少的詞。
5如上所述。 . .
這通常在電子郵件提到會議後的待辦事項時使用，但往往含糊不清。 問問自己：“有什麼更好的方式來提醒讀者我指的是什麼對話？”
次優示例：建議1：建議2：（最後一個是個玩笑。有點。）
6抱歉耽擱了。
電子郵件的一個好處是，您通常可以等到下一次會議之後，或者午餐之後——甚至是明天——才能回复。 那麼，您真的需要多久為使用該功能而道歉？
與上面的許多其他短語一樣，通常可以在不替換它的情況下刪除這個想法，但如果你必須使用它，請尋找使其新穎或與眾不同的方法。 你真的曾經為忘記周五下午的電子郵件而道歉，通過解釋可敬的甘道夫：黑暗接受了我的回應，它“偏離了思想和時間”。
無論如何，我設法繼續從那個編輯那裡得到工作，所以至少要聰明點？
7如果沒有，別擔心！
我們希望您知道在工作中尋求幫助或與讀者溝通您需要在截止日期前完成某事是可以的。 這不是專橫； 這只是事實。
次優示例：如果沒有，不用擔心！
建議：值得注意的是，最後一個建議佔用了更多空間。 這是允許的。 你也是。
8我期待您的回复。
如果這不是真的，你寫的電子郵件會怎麼說？ 這個概念往往是無關緊要的，很容易被刪減，但如果你想強調你希望得到及時的響應，試著借鑒上面的最後一個例子，它給出了一個原因和一個具體的時間框架。
如果您在此處注意到我們建議的主題，可能是許多形式的電子郵件混亂最好簡單地刪除，而不是替換。 畢竟，大掃除的目的不是升級你從不使用的東西，而是擺脫它。 與整潔的家一樣，整潔的電子郵件也是如此：最大的奢侈是空曠的空間。