請參閱附件：您需要通知您的觀眾嗎？

已發表: 2017-10-03

當我剛進入就業市場並郵寄簡歷時（雖然我正在和自己約會，但我承認這早在電子郵件時代之前），我發送了精心製作的求職信，並附上了一張便條，上面寫著：

附上我的簡歷。

一封這樣的郵件導致了一次採訪。在那裡，我在一個整潔的律師的木板辦公室裡。當我在一張超大的皮革側翼椅上焦急地等待時，他坐在辦公桌前，點著筆尖，掃描著我的簡歷和求職信。他猛地抬起頭，笑著指著那封信。 “當人們寫‘附上請找到我的簡歷’時，我喜歡它。我都不知道你的簡歷丟了！”

這是一個尷尬的時刻。我模仿了我在高中打字課上學到的商務信函風格，更不用說我看到或收到的所有其他商務信函了。但這位採訪者指出，商務演講是多麼的空洞和乏味。我從來沒用過封閉請再找。

如今，與郵寄信件中包含的項目相比，我們更可能希望引起對附件的關注，但人們仍在使用please find attach 。這種商業寫作延期是否必要？

這裡有一個提示：想要確保你的寫作總是看起來很棒嗎？ Grammarly 可以幫助您避免在所有您喜歡的網站上出現拼寫錯誤、語法和標點錯誤以及其他寫作問題。

有沒有使用的理由，請查附件？

沒有！不需要這句話。有幾個很好的理由拋棄它。

對於初學者來說，這聽起來很悶而且過時。即使在正式的通信中，你的目標也應該是用一種直截了當、對話的方式進行交流，沒有冗長或行話。 請發現附件是最糟糕的冗長行話。說附加了一些東西然後指示收件人請找到它也有點多餘。

請發現附加的另一個奇怪之處是它是一個不需要的命令。流行的英語博客，由通用語言分隔，是這樣說的：

沒有必要圍繞著對方去尋找東西，因為這句話只是在傳達“我已經為你附加了一份文件”。實際上，將其放入另一個請求表中簡直是很奇怪，例如您能找到附件嗎？ 或者，如果您能找到隨附的文件，我將不勝感激。這強調了請發現附件根本不是一個要求。相反，它是一個命令式的固定短語，做的工作不是很要求。

請在附件中找到類似法律術語的內容，因此您可能想知道在法律文件中是否有必要。寫作專家布萊恩加納說不。

你會看到像附上的罐頭短語，請在字母中找到和按照所有時間。它們聽起來很高大上，但表現卻很差。沒有它們，你的信件會更清晰、更有吸引力。

從技術上講，說“請查找附件”之類的話並沒有錯。儘管find可能意味著通過搜索找到某物（因此 smart-alec 律師斷言我的簡歷必須丟失），但find也意味著識別或發現某物存在。因為您希望您的收件人發現您附加的內容，所以請查找作品。

但是，由於我剛才給你的原因，你還是最好避免它。

很容易避免這句話。只需使用直接的語言並放棄商業術語。以下是一些替代方案：

使用附件時需要遵循一些禮儀準則。

1如果出現意外，請在發送附件之前進行提醒。

在發送附件時通知收件人是一種很好的形式。附件傳播的病毒使我們對打開那些我們不期望的病毒保持警惕。（如果您的工作涉及定期來回發送附件，則可能沒有必要。）

2提請注意附件。

讓您的收件人知道附件在那裡。人們經常會想念他們，所以一點通知（通過上面建議的替代短語）將幫助您避免混淆。

3如果您提到附件，請不要忘記！

我們都做過這件事。（我稱之為“附件炎”。）如果您在電子郵件中提及附件，請不要忘記實際附加它。如果您確實忘記了，並且只有在您點擊發送後才發現錯誤，請快速回複線程說“這是附件。對於那個很抱歉！” 應該做的伎倆。

4不要附加大文件。

電子郵件客戶端不僅有文件大小限制，而且大文件可能需要很長時間才能下載，尤其是在移動設備上。（您不想佔用收件人的移動數據配額，是嗎？）如果您有一個大文件要傳輸，請使用 Dropbox 等服務或通過指向在線文檔的鏈接發送它，例如 Google Docs。