10 個職場專業電子郵件範例

如果您曾經懷疑過自己在工作中發送的電子郵件，那麼本指南適合您。 將此視為您在收件匣中留下好印象的首選資源。

您在職業生活的許多方面都使用專業電子郵件——從與經理溝通到聯繫潛在雇主、網路聯絡人或與您工作相關的任何人。 專業電子郵件有自己的一套規則和禮儀，以表明您是認真的。 我們也會介紹這些。

什麼是專業電子郵件？

專業電子郵件是一種正式的、以業務為導向的方式，用於與與您的職業相關的任何人進行線上交流。 專業電子郵件應簡潔、清晰、格式整齊，並具有明確的號召性用語。 它們也應該沒有錯誤。

您的最佳實踐可能會根據您的背景以及與收件人的關係而有所不同。 在點擊發送之前需要考慮以下幾點：

使用專業的語氣

您可以根據您與收件者的關係自訂電子郵件的語氣。 不管怎樣，都要有禮貌和尊重。 以稱呼語開始您的電子郵件，並在適當的情況下使用收件人的頭銜。 在發送電子郵件之前，請先掃描一下其中是否存在過於情緒化或使用過多俚語的地方。 使用正確的電子郵件結尾結束。

設定您的專業電子郵件格式

這是一封正式的電子郵件，需要採用這樣的格式。 從上到下，這些提示將幫助您正確設定電子郵件格式。

• 使用清晰、有目的和描述性的主題行
• 使用專業的問候語
• 透過章節、項目符號清單和簡潔的段落使其可讀

保持簡潔

專業電子郵件禮儀的一部分是尊重收件者的時間。 馬上進入正題。 在開頭句子中包含電子郵件的目的。 修剪您的電子郵件，使其簡短且切合主題，同時消除冗餘。 保持專業精神，同時為語言添加個人風格。

專業電子郵件的類型以及範例

以下是 10 種最常見的專業電子郵件類型，並附有範例。

1介紹性電子郵件範例

介紹您自己或其他人以建立聯繫或啟動工作關係的電子郵件。

主題：簡介 — [你的名字]

親愛的[收件人姓名]，

我希望你能收到這封電子郵件。 我的名字是 [X]，我正在伸出手來介紹自己。 我是[您的職位/角色]，透過[相互聯繫/網站]了解了您的[專案/工作]。 我很高興能夠在我們的組織之間建立聯繫並探索[潛在的合作或夥伴關係]。

【簡介背景及原因。】

我期待著可能的合作。 如果您有任何疑問或想進一步討論，請隨時與我們聯繫。

此致，

[你的全名]

介紹別人

主題：透過[別人的名字]介紹

您好[收件人姓名]，

我正在聯絡您介紹[人名]。 [有關您所介紹的人的更多詳細資訊。]

【簡介背景及原因。】

我就讓你們從這裡繼續對話，希望你們能夠在這方面找到互惠互利的機會。

[你的全名]

2冷郵件範例

冷電子郵件是未經請求發送給您不認識的收件人的電子郵件，目的是建立聯繫。

主題：[X] 上的潛在合作？

您好[收件人姓名]，

我是[姓名]，在[公司]擔任[職位/角色]。 我最近遇到了[收件人的工作/組織]並對[特定方面]印象深刻。 如果您願意的話，我很樂意探索我們組織之間的潛在合作。

[簡介、價值主張與號召性用語。]

如果您有時間的話，我很高興有機會進一步聊天。 請使用此連結將會議時間新增至我的日曆。

感謝您的考慮。

一會兒再聊，

[你的全名]

3提醒郵件範例

提醒電子郵件可以讓某人知道會議、截止日期或任務即將到來。

主題：提醒：[即將舉行的活動/截止日期]

親愛的[收件人姓名]，

友情提醒，[活動/截止日期]即將於[日期和時間]到來。

[簡要細節和任何附加資訊。]

有疑問嗎？ 歡迎您聯絡我們，只需回覆此電子郵件即可。 期待！

再見，

[你的全名]

4後續電子郵件範例

後續電子郵件是在先前的互動（通常在線程中）之後發送的，以檢查進度、尋求回饋或詢問後續步驟。

主題：[主題]的後續行動

[收件人姓名]，

我希望你一切都好！ 我正在跟進我們最近關於[主題]的討論。

[簡短摘要、任何附加資訊以及具體詢問。]

期待很快可以收到你的來信。

帶著讚賞的心情，

[你的全名]

5電子郵件職位申請範例

發送申請工作的電子郵件，包括求職信和履歷。

主題：[您的姓名]申請[職位名稱]職位

尊敬的招募經理，

我寫這封信是為了表達我對貴公司網站上發布的[職稱]職位的興趣。 請在下面找到我的求職信和履歷。 我很高興能為您的團隊貢獻我的技能和經驗。

[簡短的求職信內容，強調相關資格。]

感謝您考慮我的申請。 我很樂意與您進一步討論該職位。

真摯地，

[你的全名]

6一般興趣電子郵件範例

表達一般興趣的電子郵件，通常用於建立聯繫或尋求資訊。

主題：尋求有關[主題]的指導

親愛的[收件人姓名]，

我在[平台]上看到了您的個人資料，並注意到您在[主題]方面的專業知識。 我目前正在[簡要解釋您的情況或興趣]。

[具體問題或指導請求。]

只要您有空，我很樂意提供任何見解或建議。 感謝您的幫忙！ 如果您願意，我很樂意進行一次快速的虛擬咖啡聊天 - 請告訴我，我會向您發送日曆邀請。

此致，

[你的全名]

7回覆全部電子郵件範例

回覆發送給多個收件人的訊息的電子郵件，所有收件人都可以看到。

主題：回覆：[原始主題]

大家好，

感謝您的快速回覆。 我同意所提出的觀點並相信[額外的意見或行動]。

[根據需要添加內容。]

此致，

[你的全名]

8確認電子郵件

發送的電子郵件用於確認約會、預訂或協議等詳細資訊。

主題：確認[預約/預訂/協議]

親愛的[收件人姓名]，

這封電子郵件旨在確認我們安排在[日期和時間]舉行的[會議/預約/預訂]。

[詳細資訊和任何附加資訊。]

如果有任何更改或有任何疑問，請告訴我。 期待我們的[會議/預約/預訂]。

最好的，

[你的全名]

9感謝電子郵件範例

表達謝意的電子郵件，通常在會議、面試或恩惠後發送。

主題：感謝您的[特定任務/場合]

親愛的[收件人姓名]，

我想對[具體原因]表示感謝。 非常感謝您的[時間/協助/投入]。

[簡單提及影響和結束語。]

再次感謝您，我期待[未來的互動/合作]。

最好的，

[你的全名]

10回顧電子郵件範例

總結會議或討論的要點、決定或結果的電子郵件。

主題：[會議/活動]回顧

您好[收件人姓名]，

我想發送我們最近的[會議/活動]的回​​顧，以便我們達成共識。

[要點、決定和任何行動項目的簡短摘要。]

如果我需要添加任何其他想法或澄清，請告訴我。 感謝您的時間和合作。

此致，

[你的全名]

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