如何撰寫專業電子郵件，附有提示和範例

撰寫精美的專業電子郵件是一項關鍵技能：它是與同事、經理、客戶和顧客進行日常溝通的基本但重要的工具。

學術和專業領域的幾乎每個人都透過電子郵件進行交流，因此知道如何寫好電子郵件是任何學生或就業人員需要掌握的關鍵技能。在這裡，我們將討論如何撰寫專業電子郵件，並為您提供提示、建議以及專業電子郵件通訊的注意事項。

目錄

什麼是專業電子郵件？

撰寫專業電子郵件的 8 個技巧

3 個專業電子郵件範例

專業電子郵件常見問題解答

什麼是專業電子郵件？

專業電子郵件是在專業環境中發送的電子郵件，例如在兩位同事、主管與其員工、學生與其教授或求職者與招募經理之間發送的電子郵件。專業電子郵件包含清晰、可操作的資訊。

專業電子郵件可以是簡短的訊息，感謝某人與您會面並祝他們週末愉快。但在大多數情況下，電子郵件是關於工作場所任務的。

專業電子郵件主題

• 安排會議
• 提出或回答問題
• 澄清聲明或指示
• 跟進之前的溝通
• 提醒收件者截止日期
• 解釋某事

根據「電子郵件和文件使用基準」報告，91% 的員工透過電子郵件與客戶溝通，61% 的員工更喜歡電子郵件而不是其他溝通方式。因此，可以肯定的是，您在職業生涯中會發送大量電子郵件。

當您知道如何撰寫專業電子郵件時，它會給收件人留下對您以及您的公司或組織（如果適用）的正面印象。它向未來的雇主表明您認真對待您的申請，並讓教授知道您認真對待您的作業。

專業電子郵件特徵

• 專業的語氣
• 適當的問候
• 清晰直接的主題行
• 簡潔的訊息說明其目的
• 適當的結束語解釋了應該採取什麼行動
• 簽核

專業郵件場景

每當您需要在專業或學術環境中發送電子郵件時，您都需要撰寫專業電子郵件。這包括：

• 與同事和經理溝通
• 與組織外部的個人（例如供應商、合作夥伴和客戶）進行溝通
• 與教授和學校管理人員溝通
• 與政府官員溝通
• 在求職過程中進行溝通
• 與客服溝通

基本上，任何不是發給親密朋友或家人的電子郵件都應根據專業電子郵件指南編寫。即使您對收件人感到沮喪或不滿意，例如當您撰寫投訴電子郵件時，情況也是如此。

撰寫專業電子郵件的 8 個技巧

1在主題行中包含主題

您的收件者在收件匣中看到的第一件事是您的電子郵件的主旨。在行銷電子郵件中，主旨行可以決定收件者開啟它還是刪除它。您的主題行需要簡潔、引人注目且相關。

在主題行中準確說明您的電子郵件的內容。這樣，收件人就知道對您的電子郵件有何期望。這裡沒有必要發揮創意或標題黨；收件人會喜歡清晰的主題行，幫助他們有效地閱讀和回覆您的電子郵件。

2正確稱呼收件人

稱呼專業電子郵件收件人的最佳方式是“親愛的”，然後是他們的名字或姓氏以及適當的敬語。如果您不確定要使用哪個敬語，請堅持使用他們的名字或名字和姓氏。

或者，您可以以「Hello」或「Hi」作為電子郵件開頭，後面跟著收件者姓名。通常，這是為與您已經有關係的人保留的，例如同事或經理。

3保持專注

一封專業的電子郵件應該涵蓋一個主題。它可以是一個問題、一個請求、一個答案或一個解釋。不管是什麼，電子郵件的正文應該集中在這個主題上。保持電子郵件簡潔，但不要遺漏關鍵訊息。簡潔意味著「只要需要就夠」。

4附上您的簽名

寫完電子郵件的結束語（應包括號召性用語或可操作的步驟）後，加入適當的結束語和您的簽名。專業簽名應包括收件人與您適當溝通所需的所有訊息，例如您的職位、電話號碼和分機號碼以及電子郵件地址。是的，我們知道他們只需點擊“回复”即可進行回复，但包含您的電子郵件地址可以消除對如何联系您的潛在困惑。

5校對

在點擊發送之前，請校對您的電子郵件。快速通讀一遍，確保其中不包含任何拼字錯誤、拼字錯誤或文法錯誤。電子郵件錯誤可能會破壞您的整個訊息，並使您看起來不專業。

6避免隨性的語氣

在大多數情況下，這意味著不使用表情符號。

專業的電子郵件應該以專業的語氣撰寫。避免使用俚語、口語以及任何其他讓人感覺很隨意的簡訊。同樣，在跟進時要避免使用“只是繞回來”之類的陳詞濫調。

7注意你的言語

請記住，任何人都可以將您的電子郵件轉發給其他人。同樣，任何人都可以下載、列印或截取您的電子郵件。電子郵件是對話的書面記錄，因此，如果您不想要某件事的書面記錄，請不要在電子郵件中說出來。

8明確方向

不要假設收件者知道特定文件的位置或您在最近的文章中使用哪些來源來支持您的立場。拼寫出您提到的所有內容，並在適用時添加鏈接，以便您的收件人準確了解您在談論的內容，並可以輕鬆訪問它。

3 個專業電子郵件範例

1主題：感謝您對我們的暑期研究生課程感興趣！

親愛的凡妮莎，

非常感謝您的詢問。目前，我們不接受暑期研究生課程的新申請。

我們祝福您未來一切順利！

謹致問候，Simone Blakely，人文博士，系主任

2主題：離開前請關上窗戶

嗨瑪哈，

根據我的上一封電子郵件，請不要在每天結束時離開辦公桌後打開窗戶。昨晚，我們到你的小隔間找水。

謝謝你，阿列克謝

3主題：這週有時間打電話嗎？

親愛的阿爾巴尼斯先生，

我最近在 LinkedIn 上看到您關於尋求與批發零食建立聯繫的帖子

您所在地區的供應商。我擁有並經營 AcmeCo Snacks，這是一家基於訂閱的零食批發供應商。我希望能有二十分鐘的時間來討論我攜帶的物品和定價選項。這週晚些時候你有時間打個電話嗎？

如果您希望我分享我的夏季目錄，請告訴我。我們推出了一些很棒的新產品，我很樂意向您介紹我們的產品包。

美國東部時間週三、週四和週五中午 12 點至下午 5 點我有空。請告訴我幾個最適合您的時段。

我期待著更多的聊天！

Best，Miriam Schneider AcmeCo Snacks 所有者兼首席執行官“需要零食嗎？我們為你提供支持。

專業電子郵件常見問題解答

什麼是專業電子郵件？

專業電子郵件是在學術或商業環境中發送的電子郵件，其中包含清晰、可操作的訊息。

什麼時候該寫一封專業的電子郵件？

• 與同事和經理溝通
• 與組織外部的個人（例如供應商、合作夥伴和客戶）進行溝通
• 與教授和學校管理人員溝通
• 與政府官員溝通
• 在求職過程中進行溝通
• 與客服溝通

專業電子郵件的重要元素是什麼？

• 主題行
• 問候語
• 簡潔的正文段落
• 結束部分為收件人提供了可行的步驟
• 擱筆
• 簽名