編寫完美專業電子郵件的 7 個有用技巧

這是令人興奮的一天——你的第一次新工作。 這是你可以習慣的那種工作：坐在舒適的椅子上處理電子郵件並不完全是繁重的工作，對吧？ 但它的某些部分可能對你來說不是自然而然的，至少不是馬上。

也許您希望您起草的電子郵件能夠表現出自信和控制力，但又對按正確順序安排每個部​​分感到緊張。 也許你不確定打招呼的最佳方式。 也許你不是在家裡說英語長大的； 也許它仍然不是你夢想的語言。

無論如何，您不必擔心，因為通過一些練習，編寫完美的專業電子郵件將開始變得容易，甚至是自動的。 這裡有一些提示可以幫助您入門。

1問候你正在寫信的人。

在互聯網上稱呼陌生人為“親愛的”似乎有些奇怪，但這是正式通信的標準。 其他體面但不太常見的選項包括Greetings和Salutations 。

如果可能，最好寫上收件人的姓名。 後跟逗號或冒號，如以下示例所示：

• 親愛的乍得，
• 親愛的奧斯瓦爾德先生：
• 親愛的 Picard-Mimms 女士：

如果您不確定要寫信給的女士是女士還是女士，那麼女士通常是更安全的選擇。 另一種可靠的、不分性別的方法是簡單地輸入收件人的全名：

• 親愛的亞歷克斯·李：

相比之下，通用的Dear Sir or Madam似乎沒有人情味，應該避免。

2你是在感謝這個人，還是在回复他們最近的消息？ 如果是這樣，從那裡開始。

（如果您要聯繫一個從未聯繫過的陌生人，請從第 3 步開始您的電子郵件正文。）

你選擇寫什麼首先告訴讀者你認為什麼是重要的。

如果你有什麼要表達的感激之情，你想在一開始就這樣做，所以這不會讓人覺得是事後才想到的。 同樣，如果您已經在來回交談中，您希望保持正軌而不是改變主題。 一些例子：

• 感謝您對 Red Panda Conservation International 的善意貢獻。
• 感謝您的關注; 我的客戶會非常樂意在您建議的時間聊天。
• 您為您的 DeLorean 要求的更換零件計劃於本週交付。

這裡的關鍵是快速切入主題； 您不想讓忙碌的讀者感到疑惑。

3解釋你在寫什麼。

您需要清楚地回答兩個問題。 您希望實現什麼，您所寫的人如何提供幫助？ 例如：

• 我寫信是想詢問你對貓如何修飾外套的研究。
• 我是當地的廣播製作人，希望在你下週在奧克蘭的演出之前安排一次現場採訪。
• 我的建築公司需要樹屋方面的專業知識，幾位同事告訴我，你的洞察力無與倫比。

在陳述你的目的時，你要直截了當，但不要顯得粗魯或粗魯。 如果這感覺像是一種尷尬的平衡行為，那就在形式方面犯錯。 正如在工作中穿得稍微過分總比過於隨意要好一樣，在給新聯繫人的第一封電子郵件中，通常最好表現得格外禮貌。

4記得保持簡短

專業電子郵件的長度不應該是史詩般的。 尊重你的讀者的時間，因為如果他們覺得你的信息過長，他們可能會開始略讀。

如果一個重要的主題需要長時間的討論，那就尋找比電子郵件更好的溝通方式。 使用您的信息作為安排會議或討論的一種方式，而不是就該主題發表密集論文的場所。

5以結束線結束。

您的電子郵件應以一句話結尾，使您的意思清晰並確定接下來的內容。 它可能會促使讀者採取行動，或者是一種溫和地結束談話的方式。

• 我期待在星期四上午 11 點與您進一步討論這個問題。
• 請查看我附上的手稿草稿，讓我知道我想到了哪些修訂或問題。
• 您的指導非常有幫助，我期待與您保持聯繫。

就像您的消息可能從上一封電子郵件中斷的地方開始一樣，您希望通過設置未來的通信來結束這封郵件。

6以適當的方式結束簽名。

有很多方法可以在輸入您的姓名之前結束電子郵件，但出於專業禮儀的考慮，最好不要太有創意。 許多人抱怨諸如“歡呼”和“VR”（非常尊重）之類的分散電子郵件簽名，所以選擇一個不會感覺不合適的電子郵件。 一些最可靠的選擇是：

• 真摯地，
• 敬上，
• 再次感謝，
• 讚賞地，
• 此致，
• 尊敬，

至此，您幾乎完成了——只有最後一個重要步驟。

7花點時間校對。

在點擊發送之前回顧你寫的內容不應該是一件費時的苦差事：記住，理想的電子郵件是簡潔的。

確保您的問候看起來正確（沒有什麼比意識到您剛剛發送電子郵件的人的姓名拼寫錯誤更糟糕的了）並且在適當的時候說謝謝。 仔細檢查您提出的任何請求是否直截了當且易於理解，但不要突然或冒昧。

此外，這是您發現任何細微錯別字的最後機會； 我們已經看到不止一個電子郵件線程在有人本想輸入“now”但不小心輸入“not”時完全跳出軌道——例如，“我們不想在星期四之前準備好演示文稿。” 保持警惕。

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