專業結束：如何結束訊息

學習如何撰寫強而有力的電子郵件結束語是成為專業溝通大師的一部分。幾乎您發送的每封電子郵件和信件都以簽字結束，而在專業領域，簽字可以給與您交流的人留下印象。

什麼是專業簽核？

電子郵件結尾有專業的簽字，包括：

• 臨別贈言
• 您的姓名和職位（如果適用）
• 您的聯絡資訊

使用適當的簽名表明對收件人和您的專業關係的考慮。

臨別贈言

專業結束語的第一部分是適當的結束語。結束語重申了電子郵件交流的基調，以友好、富有成效的方式結束每封郵件。事實上，所有的簽收都是為了表達訊息的語氣。考慮一下這兩個簽核之間的差異：

• 稍後見
• 此致

雖然兩者都以不同的語氣結束訊息：休閒與正式。讓您與電子郵件收件者的關係引導您選擇理想的結束方式。例如，如果您正在申請工作、提前兩週發出通知或以其他方式發送正式電子郵件，請選擇「問候」或「真誠」等正式結束語。對於經常與您交談的同事，您仍然應該使用專業的結束語，但您可以選擇更非正式的語言，例如“Cheers”或“Best”。

姓名和聯絡資訊

在這句告別短語之後，請寫上您的全名和聯絡資訊。一般來說，這意味著您應該包含您的電話號碼。儘管這看起來有些多餘，但在此處分享您的電子郵件地址以及收件者可以與您聯繫的任何其他管道（例如 LinkedIn 或其他社交媒體平台）也很有幫助。

何時使用專業簽名

在您撰寫的每一篇專業溝通中使用專業的結束語。如果您與收件人已經建立了良好的關係或友好融洽的關係，這並不重要；如果這是一次專業的溝通，就需要專業的簽名。一般來說，這指的是電子郵件，但也包括印刷的商業信函。

專業的電子郵件簽名不能取代適當的簽名。雖然如果簽名中包含聯絡資訊，則無需在姓名後輸入聯絡資訊，但請確保使用適當的告別短語來結束電子郵件。

專業簽核的 3 個技巧

1保持專業

您可以在給朋友或家人的訊息中使用許多在專業信函中不會使用的結束語。例如XX、 Talk Soon和Catch you later 等。在專業資訊中，避免使用縮寫、聊天用語或任何讓收件者過於熟悉的語氣。

2使回覆變得容易

專業精神是電子郵件禮儀背後的驅動力。禮儀不是一套需要記住和遵守的規則。這是一種通用的互動方式，旨在讓對方放鬆。

• 始終包含您的聯絡資訊。
• 在適當的情況下，選擇給予明確指示或期望的簽字，例如明天與您交談或期待我們的電話。

3保持簡潔

對於大多數電子郵件簽收，您會注意到的一件事是它們都很簡短。選擇一個單字或短語。如果您還有更多話要說，請將其添加到訊息正文中。

不要冒昧

您可能會遇到電子郵件簽收，其中寫著「期待收到您的來信」或「提前感謝您」等內容。雖然這些類型的簽字乍看之下似乎無害，但它們意味著您期望某些特定的東西，例如繼續參與或批准您的請求。除非已經明確傳達了期望（例如，計劃好的電話），否則請堅持更籠統的簽署。

9 個專業簽核範例

一般專業簽名範例

• 問候
• 真摯地
• 最好的

個性化專業簽核範例

• 我們很快再聊吧
• 非常感謝
• 我感謝你的幫助

友好且非正式的專業簽署範例

• 再見！
• 很高興能見到你
• 最好的祝愿

專業簽核常見問題解答

什麼是專業簽核？

專業的結束語是表達專業語氣的訊息的最後部分。它包括簡短的單字或短語、寄件者的姓名以及任何相關的聯絡資訊。

何時需要專業簽名？

在您發送的任何電子郵件或其他專業通訊中使用專業的結束語。

簽核應包含哪些內容？

所有專業簽名應包括以下內容：

• 適合的離別短語
• 您的姓名和職位（如果適用）
• 您的聯絡方式