如何撰寫專業提醒電子郵件

人類的記憶是不完美的。 這就是提醒電子郵件存在的原因。 在您的整個職業生涯中，您可能會寫很多提醒電子郵件。 這些電子郵件提到了之前討論過的主題，例如專業請求、會議和討論要點，以防止收件人忘記它們。 提醒電子郵件在您的非職業生活中也很有用，無論是要求某人回覆某項活動、制定旅行計劃，還是催促某人進行約會。

什麼是提醒電子郵件？

發送提醒電子郵件是為了提醒收件者採取特定操作或確保他們沒有忘記某些事情。 在專業和學術領域，通常會發送提醒電子郵件，以確保安排會議、共享文件、確認資訊並遵守截止日期。 提醒電子郵件是一種專業電子郵件，與其他類型的專業電子郵件（例如銷售和後續電子郵件）有一些相似之處。

您應該什麼時候發送提醒電子郵件？

提醒電子郵件通常是支援先前電子郵件的後續訊息。 例如，如果您向同事發送電子郵件安排會議但沒有收到回复，您可以發送提醒電子郵件以重申會議請求。

提醒電子郵件不一定要跟在電子郵件之後。 您也可以在打電話或面對面交談後發送一份。 每當您需要提醒收件者您之前討論過的事情時，提醒電子郵件都是合適的。

何時發送提醒

以下是一些可以透過提醒電子郵件解決的範例場景：

• 客戶逾期付款
• 即將到來的最後期限
• 需要簽署的文件
• 即將召開的會議
• 活動
• 溝通中斷

何時不發送提醒

如果您發送初始電子郵件後不到 24 小時，請勿發送提醒電子郵件。 請記住這一點，因為在發送提醒電子郵件之前需要等待的最短時間長度 - 在某些情況下，等待更長時間可能是合適的。

撰寫提醒電子郵件的 4 個技巧

1使用專業的語氣

提醒電子郵件與任何正式的電子郵件一樣，應該以直接、專業的語氣撰寫。 不要在提醒電子郵件中提出指責或責備； 目的不是讓接收者感到羞恥使其遵守，而是只是提醒他們有關會議、電話或其他在日常職業生活中可能被遺忘的話題。

2直接一點

除了禮貌和專業之外，還要直接。 提出具體請求，例如要求他們透過電子郵件向您發送特定文件的存取權限或對日曆中安排的會議說“是”，並直接提出此請求。

3時機很重要

在發送提醒電子郵件之前等待的適當時間很大程度上取決於訊息的緊急程度。 對於緊迫的期限，請在初次溝通後約 24 小時發送提醒電子郵件。 對於不太緊迫的問題，可以等待幾天再發送提醒電子郵件。 考慮一下自您初次溝通以來已經過去了多長時間，以及距離截止日期還有多長時間 - 如果截止日期很快臨近，儘早而不是稍後發送提醒電子郵件可以幫助他們避免錯過。

在任何對時間敏感的提醒電子郵件中，請包含明確的時間表。 在你的時間表中，包括初次談話的日期、截止日期和任何其他相關日期。

4不要道歉

最後，不要因為發送提醒電子郵件而道歉。 只需向收件人簡要解釋您的電子郵件，並禮貌地要求他們採取行動即可。

如何寫一封禮貌的提醒郵件

使用以下格式作為有效提醒電子郵件的範本。

主題行

為您的提醒電子郵件使用清晰的主題行。 收件者在開啟電子郵件之前就應該知道電子郵件的內容。 以下是一些好的提醒電子郵件主題行的範例：

• 提醒：請在 9 月 28 日星期四之前提交您簽署的入職文件
• 後續：我們下週二上午 11 點開會
• 需要緊急行動：沃德街項目

問候語

以標準的專業問候語開始您的電子郵件，例如“嗨”、“您好”或“親愛的” ，然後是收件人的姓名。

解釋

在提醒電子郵件正文的第一部分中，說明您發送提醒的原因。 這可以是您與收件人的對話的快速回顧，也可以是一兩句話解釋您聯繫的原因。 無論如何，請保持本節簡短而直接。

提議的解決方案/號召性用語

提醒電子郵件正文的後半部應包含實際的提醒。 您可以在此說明收件人需要做什麼以及需要完成的日期。 根據主題和時間範圍，您還可以聲明必須「盡快」或儘早採取行動。

根據電子郵件的內容，您還可以告訴收件者向您發送電子郵件或致電詢問他們的任何問題。

擱筆

以專業的方式結束提醒電子郵件，例如：

• 此致
• 真摯地
• 最好的

在您簽字後附上您的專業簽名。

5 個提醒電子郵件範例

1封給經理的提醒電子郵件

主題：回覆：PTO 從 10/12 到 10/20

嗨羅莎莉，

我想跟進我 10 月 12 日至 10 月 20 日期間的 PTO 請求。您能否獲得 HR 的許可讓我在這段時間內休假？

請盡快告知我，因為如果 PTO 獲得批准，我需要預訂飯店和航班。

謝謝你！

最好的，

達利拉

2給客戶的提醒電子郵件

主題：設計審批

你好，卡羅琳，

感謝您對這些模型的快速回饋。 請在周五的 EOD 之前發送您的註釋或批准擬議的設計更新，以便我們的創意團隊可以繼續使用他們的資產進行電子郵件行銷活動。

如果您還有任何其他問題或需要澄清，請隨時透過電子郵件或 Slack 與我聯繫。

熱烈地，

卡邁克爾

設計主管

設計機構

3會議提醒郵件

主題：期待今天下午 2 點的電話

嗨達里恩，

我希望你能收到這封電子郵件。 我想提醒您今天下午我們的狀態電話。 我期待著討論您的改造專案的進展並聽取您的回饋。

如果您需要重新安排我們的通話時間，請在此處的我的日曆中選擇另一個日期和時間：[日曆連結]。

最好的，

維托里奧·馬諾伊

領班

建築有限公司

4緊急提醒郵件

主題：緊急：需要在 10 月 1 日之前採取行動

親愛的蘇米特，

我們感謝您的惠顧，並在過去三年裡自豪地稱您為「我們的一員」。 我們希望您繼續與 Capital Company 進行投資。 但是，為此，我們需要您更新您的投資者帳戶並授權雙重認證。 這是為了保護您的敏感資料並確保安全合規性。

如果您對更新或我們如何保護您的資料安全有任何疑問，請回覆此電子郵件。 如果您無法在 10 月 1 日之前更新您的帳戶並授權雙重認證，您的帳戶將被暫停，直到您完成更新。

非常感謝您的合作—我們很高興繼續與您一起投資。

最好的，

艾絲特·克拉克

安全行政助理

資本公司

5付款提醒郵件

主題：提醒：請支付發票 #008

親愛的特普利茨基女士：

這是一個溫和的提醒，發票 #008 已逾期。 請盡快完成您的付款。

如果您認為此電子郵件有錯誤，請將其轉發給簿記主管 Santos Bautista，地址為 [電子郵件地址]，並附上錯誤的簡要說明。

謝謝你，

黛博拉

行政。 助理，虛擬主機

提醒電子郵件常見問題

什麼是提醒電子郵件？

提醒電子郵件是發送的訊息，旨在提醒收件者即將發生的事件、行動項目或先前討論的主題。

您應該什麼時候發送提醒電子郵件？

在與收件人初次溝通後至少一天發送一封提醒電子郵件。 如果您要提醒他們截止日期，那麼在截止日期前至少 24 小時發送提醒電子郵件也會有所幫助。

提醒電子郵件應包含哪些內容？

提醒電子郵件應包含以下內容：

• 引人注目、清晰的主題行
• 問候
• 簡要說明您發送電子郵件的原因
• 明確、直接的請求或提醒
• 專業的簽名和簽名

提醒電子郵件有哪些不同類型？

• 會議跟進
• 錯過付款提醒
• 行動請求
• 恢復中斷的通訊
• 會議提醒