如何寫一封提醒郵件——附樣本

無論是欠款、緊急會議還是請假請求，有時您都需要發送提醒電子郵件。

提醒電子郵件應該是禮貌、專業和有說服力的——在保持粗魯正確的同時表達你的觀點。 在電子郵件的結尾，收件人應該確切地知道他們需要做什麼以及什麼時候做。

‍ 友好的提醒電子郵件是出了名的棘手，但事實並非如此。 通過閱讀本指南並遵循我們編寫提醒電子郵件的原則，您將能夠在幾分鐘內發送溫和的提醒。

什麼是提醒電子郵件？

您可能需要通過電子郵件發送提醒的原因有很多。 其中一些包括確認出席即將舉行的會議或面試，突出未付發票或遲到的工作。

電子郵件提醒通常分為兩種類型：

1. 在某事發生之前發送的一封電子郵件——例如，一個友好的提醒，會議即將舉行。
2. 某事未能發生後的電子郵件提醒——例如，在到期日之前未支付發票的提醒。

提醒電子郵件只有一個目的：讓某人採取行動。

無論是給您回電子郵件、給您回電話、向您發送工作或支付賬單。 在電子郵件的末尾，他們必須知道您希望他們做什麼、您希望他們如何做以及何時做。

就這麼簡單，為什麼我們這麼多人覺得寫禮貌的提醒郵件這麼難呢？ 它是使信息成為挑戰的媒介。

與電話不同，電子郵件是被動的。 去除人為因素會導致理解問題，並導致迴避和缺乏行動。 人們發現忽略電子郵件比忽略電話更容易。

所以，你可以做什麼？ 無論您是業務能力還是個人能力，編寫專業電子郵件都是您必須掌握的基本技能。

在撰寫提醒郵件時，挑戰在於在專業、禮貌和有說服力之間取得適當的平衡。 友好的提醒電子郵件應遵守電子郵件禮儀的正式規則，但要確保沒有混淆的餘地。

‍研究電子郵件的學者得出結論，在電子郵件中使用“適當的語氣和態度可以幫助減輕媒體帶來的挑戰”。 通過專業、禮貌、有說服力而又善良，你可以讓人們做出回應。 另一方面，如果您的電子郵件顯得粗魯、咄咄逼人或矛盾，則很可能會被忽略。

為什麼友好的提醒電子郵件很重要？

寫禮貌的提醒電子郵件是我們個人和職業生活中的必需品。 電子郵件是世界的商業貨幣，每天發送的電子信息超過 3000 億條。 普通員工每天收到 121 封電子郵件，據估計，令人難以置信（或令人震驚）的這些商業電子郵件中有 35% 未被閱讀。

他們的收件箱中還有 651 封未讀電子郵件。 這是很多錯過的消息和不滿意的發件人。 你有幾個？

如果您發現自己淹沒在數字通信中，請不要絕望。 針對美國公司研發的研究發現，“創新管理者有更多的直接聯繫，在對話中更投入，收到的信息多於發送的信息。” 他們還發現，具有創新精神的人更有可能做出迅速而專業的反應。

當您考慮打開、閱讀和回復電子郵件需要多長時間時，即使是重要的信件也會丟失也就不足為奇了。 但丟失的電子郵件可能會導致收入損失，英國中小企業平均至少有五張未結髮票，平均為 11,700 美元。 您發送了多少封逾期付款提醒郵件？

受訪者可能不會故意忽略您的電子郵件。 事實上，越來越敏感的垃圾郵件過濾器可能會將您的重要信件放在垃圾文件夾中——尤其是當它包含附件時。

友好的提醒電子郵件可能難以編寫且難以接收，因此請保持簡潔。 收件人需要做兩件事：閱讀電子郵件並回复。 就這麼簡單，所以沒有理由讓發送它們過於復雜。

如何寫一封提醒郵件

提醒郵件應該簡短、明快、切中要害。 你想讓那個人做某事，所以你必須清楚。 你必須有主見，避免粗魯。 表現出不禮貌是讓您的電子郵件完全被駁回的最快方式。

在語氣方面，我們建議您在發送善意的提醒電子郵件時保持正式。 如果您正在處理一些嚴重的事情，例如未付發票，您可能需要在將來再次參考該電子郵件，甚至將其用作證據，因此請盡可能保持禮貌。

我們的研究發現，成功的提醒電子郵件有六個關鍵組成部分：

1. 主題行
2. 問候
3. 情況
4. 解決方案
5. 行動
6. 登出

讓我們一步一步地更詳細地了解這些。

1. 主題行

我們建議您在提醒電子郵件的主題行中明確說明。 我們下面的示例意味著收件人可以毫無疑問地確定電子郵件的內容。

2.電子郵件問候

禮貌和專業是正確的方法。 我們不會深入探討電子郵件問候的細微差別，但如果您想了解更多信息，請閱讀我們關於如何開始專業電子郵件的指南。

三、情況

解釋問題並具體。 包括參考資料、日期和詳細信息。 清晰明確。

4.解決方案

在此提醒電子郵件示例中，我們將比您需要的更友善一些。 儘管如此，它通常還是有幫助的——特別是如果您是一家小型企業，並且您正在與之交流的人是一位重要的客戶或客戶。

有時，電子郵件或發票被忽略或未付款的原因可能有合理的藉口。 禮貌和專業會給你最好的機會獲得滿意的結果。

5. 行動

準確地告訴收件人您希望他們做什麼。 如果你想讓他們付錢給你，告訴他們。 如果您想設置日期，請執行此操作。 但要抵制威脅或生氣。 如果你這樣做了，你就不太可能達到你想要的結果。

對於一致的逾期付款人，您可能希望指定付款日期。 在某些情況下，如果有人不善意地回應您，您可能需要解釋後果。 可能是您將他們的面試時段提供給其他人或開始正式程序以收回損失的收入。

再說一遍：如果你清楚自己想要什麼，就沒有誤解的餘地。

6. 電子郵件簽收

正式而有禮貌地結束您的電子郵件。 如果您需要有關如何專業地結束電子郵件的提醒，請查看我們的指南。

提醒電子郵件樣本

以下是一些標準且相對溫和的電子郵件提醒示例，您可能會覺得有幫助。 他們還使用我們上面建立的六點框架。 無論您是否從我們的示例中獲得靈感，請始終記住我們在此博客中列出的友好提醒電子郵件的核心方面。

給老闆的溫馨提醒郵件

給你老闆的一封溫和的電子郵件提醒可能是一個敏感的話題，但原則仍然是一樣的。 保持專業、禮貌和有說服力。 此示例還可以作為給人力資源經理、教授或同事的提醒電子郵件。

提醒郵件給客戶

有時，如果客戶、承包商、利益相關者或其他人未能發揮他們的作用，項目可能會被擱置。 發送給客戶的溫和提醒電子郵件可以讓您的項目重回正軌。

活動提醒郵件

活動提醒電子郵件是確保活動成功所必需的。 您可能會發送很多這樣的郵件，因此此提醒電子郵件示例簡短、溫馨且中肯。

會議提醒電子郵件

會議請求應始終個性化。 與活動電子郵件相比，您可以更具體地了解會議的重要性以及不參加會議的影響。 這個例子也可以變成約會提醒郵件。

逾期付款提醒郵件

付款提醒（可悲的是）太常見了，延遲付款人是所有企業都面臨的問題。 這裡的關鍵是消除情緒並抵制生氣的誘惑。 陳述事實，告訴他們結果並告訴他們你需要他們做什麼。

5個常見的電子郵件提醒錯誤——以及如何避免它們

上面的示例應該為如何構建友好的提醒電子郵件提供一些有價值的指導。 在我們簽字之前，這裡有五個常見的電子郵件提醒錯誤以及如何避免它們。

1. 切入正題

友善但堅定。 你寫提醒是有原因的，所以快點進入重點。 詳細、具體和結構化。

2.避免尷尬

你知道他們收到了電子郵件（他們可能也收到了），但不要點名和羞辱。 讓您的溫和提醒電子郵件保持禮貌、友好和專注。

3.永遠不要道歉

道歉很容易（我們就是這樣做的，對嗎？），但這對您的電子郵件提醒沒有幫助。 如果你願意，你可以稍微減輕打擊（你可能錯過了我之前的電子郵件），但你不需要這樣做。 另外，不要寫其中一封“只是提醒……”的電子郵件。

4. 提供解決方案

始終清楚您希望收件人做什麼。 您想要一個響應和一個動作來提供您想要的結果。 告訴對方您希望他們做什麼以及何時做。

5. 鼓勵溝通

在某些情況下，有人不回复您可能是有正當理由的。 提供多種機會和提示以鼓勵他們回复您。 如果他們不想給您發送電子郵件，請提供通過電話聯繫您的機會。

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