全部回覆：如何自信地回覆群組電子郵件

全部回覆功能是個好壞參半的功能。它可能是您日常電子郵件處理的重要組成部分，但如果您不小心，它也可能很容易讓您在經理、同事、專業聯絡人甚至陌生人面前感到尷尬。

知道何時以及如何最好地使用全部回覆是成功的關鍵，幾乎所有涉及發送電子郵件的事情（例如客戶外展、內部溝通或規劃團隊外出）都是成功的關鍵。以下我們將介紹部署它的原因、它不太理想的情況，以及如何以機智、優雅和自信的方式回覆所有內容。

什麼時候回覆所有適合？

首先，我們要明確一點，在許多情況下，最好透過向個人發送訊息來回覆群組電子郵件，而不是全部回覆。

這裡的一個關鍵問題是，最大程度地減少收件匣混亂和讓您回覆的每個人感到困惑的最簡單方法是什麼？如果您能想出更好的方法來實現這兩個目標，那麼您可能應該這樣做。

儘管如此，在許多情況下，使用reply-all絕對是正確的選擇。

有時這是顯而易見的：例如，您的老闆向您的團隊發送電子郵件，要求您向每個人通報您正在處理的事情的最新情況。或客戶向您、您的老闆和其他同事發送電子郵件詢問時間安排問題；如果您是日程安排的主要負責人，那麼這是使用全部回應的好時機。請注意，在這種情況下，全部回覆的部分原因是讓團隊中的其他人知道您已認真回答客戶的問題。

儘管「全部回覆」有時會因為產生分散注意力、煩人的或不必要的電子郵件而受到反對，但一次適時且深思熟慮的「全部回覆」可以避免更多電子郵件和後續問題。

舉個例子：假設您在新聞編輯室工作，一位同事向 15 個人發送電子郵件，緊急詢問是否有人可以幫助她打開供應櫃，為她即將進行的報道之旅獲取現場錄音機和麥克風。

如果你只回覆她並說：“當然，我有一把鑰匙，現在可以為你檢查一個工具包”，其他人很可能會回复並提出做同樣的事情，還有一位編輯詢問是否完成了。在這種情況下，最好立即回覆所有並讓每個人都清楚您正在處理該請求。

重要的是，同樣的邏輯適用於大規模：如果二十個人會收到你的全部回复，並且你的回復對他們中的大多數人都有用，那麼就值得發送。也就是說，執行緒上的人越多，相關性就越高。

如果您考慮使用全部回覆來提問，這種類型的計算也適用。如果該問題可能與線程中的大多數其他人有關，則可能值得以每個人都能看到的方式詢問，但要小心不要做得太過分。

什麼時候不該回覆全部？

讓我們回到之前提到的問題：減少收件匣雜亂和混亂的最佳方法是什麼？如果您要發送的電子郵件不受大多數人的歡迎或不相關，那麼全部回覆並不是最佳選擇。

舉個例子：您和您部門中的每個人都會收到一封電子郵件，說您的一位同事已經接受了一項重大的新晉升和調動。恭喜恭喜，大家都被邀請在四點鐘到露臺上享用蛋糕並進行深情的告別。

您（以及您部門中的其他人）是否需要用大寫的CONGRATS和蛋糕表情符號全部回覆？可能不會。在這種情況下，只需單獨回覆這位著名的同事，或者更好的是，親自吃蛋糕祝賀他們。

類似的邏輯適用於更微妙或個人的問題。當您需要禮貌地糾正某人或確保應付帳款包含您的個人納稅表格和當前地址時，全部回覆很少（如果有的話）是最佳選擇。

這個想法在涉及專業回饋時尤其重要，因為不難想像這樣一種情況：即使是在十幾個同事面前給出的善意的糾正也會讓主要接收者感到羞愧，讓鏈上的其他人感到畏縮，而且充其量也有讓寄件者看起來渾然不覺的風險。

再次強調，如果您的電子郵件對大多數接收者來說沒有價值，請不要使用「全部回覆」。

如何使用reply-all來巧妙地傳達有用的信息？

正如您向個人發送電子郵件一樣，您在回復全部內容時應該保持禮貌並保持簡短。這意味著盡量減少重複並尋找限制來回的方法。試著澄清接下來會發生什麼，特別是如果它涉及多個收件人的行動項目。在這種情況下，您可能需要將每個人的姓名加粗或使用項目符號清單來提高可讀性，如下例所示：

由於本集的嘉賓必須提前一天重新安排我們的錄製時間，因此我們需要加快時間範圍。

• 瑪麗莎：你今天早上可以起草製作筆記，以便我們有時間進行編輯嗎？
• Virgil：你能準備好調整這些內容，然後在下午 2 點之前將它們發送給主持人嗎？
• 萊利：您能確保客人了解我們錄音設定的所有詳細資訊嗎？

牢記您的觀眾。考慮哪些資訊最適合他們，以及如何以清晰、簡潔、友善且無錯誤的方式進行溝通。

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您最不希望發生的事情就是點擊“發送”，然後意識到您剛剛使用“全部回复”功能向同事或完全陌生的人發送了一封充滿標​​點、拼寫和語法錯誤的電子郵件。

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