全部回复：如何自信地回复群組電子郵件

回复所有功能是喜憂參半。 它可能是您日常電子郵件程序的重要組成部分，但如果您粗心大意，它也可能是在您的經理、同事、專業聯繫人甚至陌生人面前讓自己難堪的簡單方法。

了解何時以及如何最好地使用全部回復是成功完成幾乎所有涉及發送電子郵件的事情的關鍵，例如客戶外展、內部溝通或計劃團隊郊遊。 下面我們將介紹部署它的原因、不太理想的情況以及如何以機智、優雅和自信的方式進行回复。

什麼時候全部回複合適？

首先，讓我們明確一點，在許多情況下，最好通過向個人發送消息而不是全部回復來回复群組電子郵件。

這裡的一個關鍵問題是，對於您要回复的每個人來說，最大程度地減少收件箱混亂和混亂的最簡單方法是什麼？ 如果您能想出更好的方法來實現這兩者，那麼您可能應該這樣做。

儘管如此，在很多情況下使用reply-all 絕對是正確的選擇。

有時這很明顯：例如，你的老闆給你的團隊發電子郵件，要求你向每個人更新你正在做的事情。 或者客戶通過電子郵件向您、您的老闆和其他同事發送時間問題； 如果您是調度的主要負責人，那麼這是使用全部回复的好時機。 請注意，在這種情況下，全部回复的部分原因是為了讓您團隊中的其他人知道您負責回答客戶的問題。

儘管有時不贊成全部回复，因為它會生成令人分心、煩人或不必要的電子郵件，但一個及時且周到的回复可以避免更多的電子郵件和後續問題。

舉個例子：假設您在一家新聞編輯室工作，一位同事緊急向 15 個人發送電子郵件，詢問是否有人可以幫助她打開供應櫃，以便為她即將到來的報導之旅拿一台現場錄音機和麥克風。

如果您只回复她並說：“當然，我有鑰匙，現在可以為您檢查工具包”，很可能其他人會回复並提出這樣做，以及編輯詢問是否完成。 在這種情況下，最好立即回复並讓所有人清楚您正在處理該請求。

重要的是，同樣的邏輯在規模上是有效的：如果有 20 個人會收到你的全部回复，並且你的回復對他們中的大多數人有用，那麼就值得發送。 也就是說，線程上的人越多，相關性就越高。

如果您正在考慮使用全部回復來提問，這種類型的計算也適用。 如果它可能與線程中的大多數其他人有關，那麼可能值得以每個人都可以看到的方式詢問，但要小心不要過度這樣做。

你什麼時候不應該全部回复？

讓我們回到我們之前提到的問題：最小化收件箱混亂和混亂的最佳方法是什麼？ 如果您正在考慮發送的電子郵件不受歡迎或與它會到達的大多數人無關，那麼全部回復不是要走的路。

舉個例子：你和你部門的每個人都收到一封電子郵件，說你的一位同事接受了一項新的重大晉升和調動。 恭喜已到，大家被邀請在四點鐘在露台上盪鞦韆，享用蛋糕和深情的告別。

您（以及您部門中的其他所有人）是否需要用大寫鎖定的“恭喜”和蛋糕表情符號回复所有內容？ 可能不是。 在這種情況下，只需單獨回复著名的同事，或者更好的是，親自祝賀他們蛋糕。

類似的邏輯適用於更微妙或個人的事情。 當您需要禮貌地糾正某人或確保應付賬款有您的個人稅表和當前地址時，如果有的話，reply-all 很少是最佳的。

這個想法在涉及專業反饋的情況下尤其重要，因為不難想像這樣一種情況，即使是在十幾位同事面前善意的糾正也會讓主要接受者感到羞恥，讓鏈條上的其他人感到畏縮，並且冒著讓發件人看起來渾然不覺的風險，充其量。

同樣，如果您的電子郵件對大多數接收它的人來說沒有價值，請不要使用全部回复。

如何使用reply-all 巧妙地傳達有用的信息？

就像向個人發送電子郵件一樣，您應該禮貌並在回复所有郵件時保持簡短。 這意味著盡量減少重複並尋找限制來回的方法。 嘗試澄清接下來應該發生的事情，特別是如果它涉及多個收件人的操作項。 在這種情況下，您可能希望將每個人的姓名加粗或使用項目符號列表來提高可讀性，如下例所示：

因為這一集的客人不得不提前一天重新安排我們的錄製時間，所以我們需要加快時間框架。

• 瑪麗莎：Virgil：Riley：記住你的聽眾。 考慮哪些信息最適合他們，以及如何以清晰、簡潔、友善和無錯誤的方式進行交流。

  Grammarly 可以幫助您自信地回复所有內容

  你最不想做的就是點擊發送並意識到你剛剛使用全部回復來用充滿標點符號、拼寫和語法錯誤的電子郵件來抨擊同事或完全陌生的人。

  Grammarly 可以節省您的時間，同時防止尷尬的拼寫錯誤、錯位的逗號、主謂不一致和其他錯誤。 Grammarly Premium 用戶可以在以清晰度為重點的句子重寫和音調調整方面獲得額外幫助，因此您可以自信地進行交流。