如何總結報告：專家技術與方法

無論您是在工作還是在學校，能夠總結報告都是一項寶貴的技能。報告充滿了重要的細節，可以幫助我們做出更好的決策或理解複雜的主題。但說實話，它們也可能非常密集且難以通過。這就是為什麼學習挑選並分享重點可以改變遊戲規則。它可以節省時間並確保您（和其他人）真正得到最重要的東西。在這篇文章中，我們將向您展示如何做到這一點，讓任何人都可以像專業人士一樣更輕鬆地處理報告。

什麼是報告摘要？

與任何其他摘要一樣，報告摘要是報告的概述，突出顯示其要點並跳過與這些要點不直接相關的詳細資訊。您可能需要總結多種類型的報告，例如詳細介紹公司績效的業務報告、有關研究成果的學術報告或有關科學或工程專案的技術報告。無論是哪種報告，每個摘要都旨在使複雜的資訊更容易理解。

一份報告，尤其是出於商業目的而撰寫的報告，通常包含執行摘要。儘管存在一些重疊，但這在幾個方面與標準報告摘要有所不同。兩者都旨在突出報告的關鍵點，但執行摘要提供了更詳細的技術概述。它不僅強調了主要發現，還根據報告中得出的見解提出了具體建議。

作為學生或專業人士，您可能會被要求撰寫報告摘要、執行摘要或兩者兼而有之。無論哪種類型的摘要，您的首要任務都是簡潔地傳達報告的主要想法和支持它的數據。報告摘要的內容可能比執行摘要的內容更廣泛，後者需要包括建議。

了解報告的結構：

報告通常遵循特定的結構：

• 介紹
• 方法論
• 發現
• 結論
• 建議

了解報告的結構以及每個部分如何與其他部分交叉對於有效總結報告非常重要。您的摘要不僅會介紹報告的目的和調查結果，還會詳細說明為什麼這些要點很重要。本質上，摘要是原始報告的縮小版，了解其結構可以幫助您避免遺漏任何關鍵點。

報告摘要的關鍵要素

報告的結構是為了邏輯清晰地呈現其訊息，良好的摘要應該反映這種方法。在摘要中，涵蓋報告研究的所有關鍵方面。從目標開始，然後闡述方法、主要發現、結論和建議，確保每個部分都清晰、邏輯地表達。

您的摘要應該省去原文中的一些細節，同時使讀者能夠收集以下資訊：

• 為什麼要進行這項研究
• 研究是如何進行的
• 研究人員發現了什麼
• 研究人員得出的結論
• 如果適用，研究人員根據他們的發現提出的建議

準備總結報告

為了有效地總結報告，您需要完全理解它。首先閱讀整份報告並做筆記。基本上，您在此階段的目標應該是自行掌握稍後在摘要中需要傳達的相同內容，例如：

• 報告的目標
• 它的方法論
• 其發現
• 為什麼該報告具有相關性
• 報告的結論

當你閱讀時，問自己一些問題，例如“誰從這項研究中受益？”以及“為什麼這些資訊包含在報告中？”這將幫助您確定要包含在摘要中的資訊。另外，請注意報告中提供的任何數據，例如研究進行的日期以及支持要點的相關統計數據。閱讀完報告後，寫下清晰的筆記，並確定需要批判性思維的問題的答案，例如“為什麼這個細節相關？”和“作者寫這份報告的目標是什麼？”，您已經準備好寫大綱了。

總結報告的步驟

首先寫一個大綱，它是一個“骨架”，為你的總結提供了框架。它將引言、支持句子和結論組織成一個易於理解的地圖，您可以在寫作時使用。在大綱中包含必要的統計數據，並記下過渡詞的想法，以使草稿更加流暢。

接下來，按照您的大綱寫草稿。在這個階段不要擔心寫出完美的總結；只要寫一兩個連貫的段落作為起點。當你寫作時，一定要保持客觀和清晰度。摘要是一篇中立、專業的文章，因此請不要發表您的觀點。它應該以公正的方式呈現原始報告的內容。

完成初稿後，就該進行編輯了。仔細閱讀，尋找你的寫作可以更清晰或更簡潔的地方。另外，也要注意文法、拼字和句法錯誤。 Grammarly 的語法檢查器可以幫助您發現這些問題並提出可以融入您的寫作中的建議。

要避免的常見錯誤

當您總結報告時，避免以下常見陷阱至關重要：

• 引入個人偏見。摘要與報告一樣，是一篇客觀的文章，討論報告的主要觀點和支持細節。
• 為了簡潔起見，省略了重要訊息。當您閱讀報告並做筆記時，請務必記下每個關鍵點的所有相關詳細資訊。儘管摘要應該簡短，但它還應該包括對讀者理解報告至關重要的所有資訊。
• 總結寫得太長。如上所述，摘要應該簡短。旨在用盡可能少的文字傳達報告的論文陳述和相關細節。
• 抄襲。為了避免這種情況，請用自己的話來寫。如果您合併了原始報告或其他來源的任何文本，請將其作為直接引用並正確引用。

報告摘要範例

1964年，美國首任衛生局局長特里路德發表了一份題為《吸煙與健康》的報告。該報告將吸煙與心臟和肺部疾病聯繫起來，使這種相關性進入公眾意識，並促使政府採取進一步行動。 1963 年至 2012 年間，美國的吸菸人數減少了 72%。此外，自 1965 年以來，成人吸菸率下降了 50%，截至 2013 年，已有 26 個州在公共場所實施了 100% 無菸政策。然而，仍有進展：截至 2014 年，每年有超過 44 萬美國人死於與吸菸相關的疾病，800 萬人患有與吸菸相關的疾病。所有接觸尼古丁的情況都會帶來健康風險，在撰寫本文時擔任代理衛生局局長的鮑里斯·D·盧什尼亞克(Boris D. Lushniak) 在其五十週年回顧中敦促讀者幫助其他人在消除吸煙方面取得進展。

（資料來源：歷史性時刻：第一位外科醫生關於吸菸與健康的報告 50 週年，Boris D. Lushniak，醫學博士、公共衛生碩士）

用於總結報告的工具和資源

Grammarly 的人工智慧摘要工具簡化了撰寫可靠報告摘要的過程。只需點擊幾下，您就可以建立摘要。然後，Grammarly 可以幫助您潤飾它，確保您的摘要沒有錯誤、引用正確且專業。透過 Grammarly 的AI 檢查器引導負責任的 AI 使用，該檢查器經過訓練可以識別 AI 產生的文字。

報告摘要常見問題解答

什麼是報告摘要？

報告摘要是將詳細報告中的要點、發現和結論提煉成簡潔、易於理解的格式的過程。旨在抓住報告的精髓，讓讀者無需閱讀整個文件即可掌握主要資訊。

報告摘要和釋義有什麼差別？

報告摘要是將報告的全部內容濃縮為簡短的概述，突出其要點和結論。另一方面，釋義涉及用不同的字詞重寫報告中的特定部分或想法，同時保持原始意義，通常不會顯著減少長度。

總結報告時如何避免抄襲？

為了避免在總結報告時抄襲，請確保您完全理解內容，然後用自己的話表達主要觀點。始終透過引用註明原始來源，並對直接取自報告的任何短語或術語使用引號。避免過於緊密地複製原始文檔的結構或順序。

如何使用AI來匯總報告？

您可以使用 Grammarly 的 AI 摘要工具，只需點擊幾下即可建立報告摘要。