如何在電子郵件中發出正確的語氣

什麼是寫作的語氣？ 將語氣視為書面文字的聲音，表達情感、性格、音量、語調和信息的整體態度的一個好方法。 您可以說兩者之間的區別在於聲音是您所說的，您在電子郵件中的語氣是您所說的方式。 如果您是面對面交流，那麼當您與某人互動時，有很多視覺、物理和音頻線索可供觀察和接受。 這包括肢體語言、手勢、演講的速度和音調、面部表情等等。 所有這些元素都至關重要地增加了你所說的話的語氣。

一旦這種互動切換到書面形式，所有這些暗示都會消失，你用更少的色彩來表達自己。 正如我們在一篇博文中談到的關於開始一封專業電子郵件的討論——語氣是您的業務特徵如何與您的文字相結合，在沒有這些其他有用提示的情況下說明您的情感觀點。 那麼，為什麼不盡可能多地學習商務溝通中的語氣並避免任何交叉線呢？ 您在理解電子郵件中的語氣和語氣方面投入的精力越多，您的整體表現就越能得到體現和體現。

‍ 在這篇博文中，我們將幫助您掌握什麼是語氣，展示如何識別和使用電子郵件中所有不同類型的語氣，以及如何確保您始終按照自己的意思表達自己。 ‍

為什麼語氣很重要？

清晰、有效和禮貌地表達自己是成功專業溝通的關鍵。 當很多這種交流是通過書面文字進行時，您需要停下來思考一下您要傳達的語氣類型，以便接收者很好地了解您的感受。 您可以準確地傳達您想要的信息。

您已經可以看到語氣如何影響良好的感知，實際上，如何能夠傳達您的意思通常完全取決於您的語氣。 在書面媒體中，這沒有什麼不同。 然而，如果讀者有任何不確定性，書面文字也可能會更複雜。 例如，當我們丟失信息時，我們的大腦通常會自己填補這些空白——很少有積極的想法。 這可能導致無數的混亂和混合信息，沒有人想要個人和專業。

掌握您的電子郵件語氣意味著：

• 在工作環境中獲得更大的信任和理解。
• 減少重新閱讀、審查和改寫所有電子郵件通信所浪費的時間。
• 無需因電子郵件而退縮，也無需修補破裂的職業關係。
  

在商業環境中，清楚地理解並在電子郵件中傳達正確的態度符合您的最大利益，混淆或誤解的餘地為零。 這種誤解可能會導致被冒犯的同事、不滿意的客戶、不滿的客戶或合作夥伴，甚至是冒犯的老闆。 不幸的是，這個清單還在繼續，但從根本上說，目標是從長遠來看防止任何發生衝突的機會。

確保您的電子郵件禮儀自然地傳達您想要的語氣，並掌握您的聲音可能和可以通過電子郵件解釋的所有不同方式 - 然後將其應用到您的日常工作中，讓您高枕無憂。

寫作中不同類型的聲調

電子郵件中的專業語氣可能需要很長時間才能正確處理。 許多人多次閱讀他們的電子郵件，大聲朗讀它們，甚至將它們擱置一會兒以便稍後再看。 猜測你會被如何看待幾乎和猜測別人的語氣一樣令人沮喪——試圖解釋這個人對這個話題的情緒，並希望你能正確理解它們。

在開始寫作之前，作者需要考慮一些黃金法則，以幫助確定合適的語氣：

• 我為什麼要寫這個？
• 我在給誰寫這個？
• 我希望他們在這裡理解什麼？
  

所有這些的答案都會給你帶來這個問題的答案：我應該使用什麼樣的語氣？

這裡列出了不同類型的書面語調，可以在電子郵件中識別，並有助於最大程度地減少誤解的可能性。

隨意的

• “嘿”
• “非常感謝”
• “沒問題”
  

尊敬的

• “正如迪亞斯女士在我們之前的電話中提到的那樣”
• “根據我們部門的研究”
• “尊敬的委員會成員，”
  

友好的

• “你好嗎？”
• “週末愉快”
• “希望一切順利！”
  

鼓勵

• “很想在這裡聽到你的想法”
• “這個你怎麼不帶頭？”
• “昨天的演講做得很好”

簡潔的

• “下週二和周三下午 3 點後最適合我”
• “圖 A 和 B 效果很好，但圖 C 中的最後一個統計數據不夠具有代表性”
  

決定性

• “這是最好的行動計劃”
• “我要在下面畫一條線”
• “讓我們採用策略 B 並從那裡開始”
  

快樂

• “我覺得通過再一周的潛在客戶生成，我們可以完成這個任務”
• “一旦我們完成了房間，它就是你的了”
• “樂於助人”

在電子郵件中設置基調

與我們關於如何撰寫專業電子郵件的帖子類似，設置電子郵件語氣的指南遵循非常簡單的行為規則。 最佳實踐如下。

要有禮貌和真誠

‍ 彬彬有禮將始終是一個很好的起點，以便從一開始就定下良好的基調。

使用非歧視性語言

‍ 平等對待每個人是尊重的標誌，可以防止作者和讀者之間出現任何偏見或冒犯。

優先考慮您的信息

‍找出你說的最重要的事情，並確保在電子郵件的早期清楚地表達出來。 模棱兩可會混淆信息。

保持正面和中心

同樣，在你的溝通中強調好消息； 它表明您在處理其他任何事情之前最重視這一點。

注意細節

‍ 語法、拼寫、結構校對意味著您關心此信息如何與讀者交流。

注意長度

‍這可以向讀者傳達多種情感。 太短會顯得生硬或生氣。 太長看起來沒有重點和不清楚——大量的文字有時會掩蓋信息的真正含義。

寫電子郵件的語氣示例

考慮到新的學習，讓我們看一些電子郵件語氣的例子。 如果您發現自己處於以下或類似的職業情況，準確表達您的感受和希望被感知的方式是關鍵。 我們希望這些例子能進一步幫助您理解和傳達商務溝通中的語氣。

與同事意見相左

嗨，貝絲，

這是一個非常棒的創意建議，我非常感謝您努力研究其中一些選項。 我們可能會在某個時候根據我們收集的人口統計反饋來探索這一點，但如果我說實話，我會看到這種方法疏遠了我們的一些用戶，並且不願意不得不取消你在那裡的大量辛勤工作。 也許像通過電子郵件進行更廣泛的活動這樣的活動將包括我們需要與之交互的所有接觸點？

雖然開放的想法！

非常感謝，
斯蒂芬

這封電子郵件的語氣被解釋為間接的，因此有點不真誠。 你試圖表達的東西迷失在華麗的語言和長句中。 更好的解決方法可能類似於以下示例。

嗨，貝絲，

好主意，我知道你來自哪裡； 但是，我們需要代表我們更多的客戶群，而且我認為我們需要在這方面迅速採取行動。 讓我們嘗試一個針對所有年齡段的簡單電子郵件活動，並在一周內查看結果。 聽起來不錯？

謝謝，
斯蒂芬

沒有被聽到的沮喪

帕特里克，

根據我之前的兩封（！）電子郵件，這是行不通的。 哪部分沒看懂？？ 這個日期不適合 Arnaux 先生，他下週不會參加活動！

喬

這封電子郵件是一個非常居高臨下的語氣的例子。 沒有打招呼，句子很生硬，沒有必要使用多個問號和感嘆號。 大寫單詞也傳達出一種憤怒的語氣，應該不惜一切代價避免。 深呼吸，保持冷靜，嘗試一種新鮮但直接的方法。 這是在傳遞相同信息的同時聽起來更專業的方法。

嗨帕特里克，

我們這邊沒有任何改變 - 活動日期仍然不適用於 Arnaux 先生。

看起來我們的電線可能在這裡交叉。 你今天下午有時間打個電話嗎？ 在同一頁面上會很棒。

最好的，
喬

拒絕面試者在您的團隊中擔任職務

你好薩拉，

雖然很高興與您討論上週的空缺職位，但我很遺憾地告訴您，我們很遺憾不會繼續您的申請。 很抱歉不得不給你一個壞消息，我希望你不會對由此產生的反饋感到太難過。

請接受我最誠摯的歉意。

最好的，
馬丁

這裡的語氣非常抱歉，因為這是面試過程中的自然結果。 使用這種語言風格會傳達出不成比例的悲傷，並且默認情況下會產生內疚，這對企業的雇主品牌來說並不是一個很好的印象。 這就是您可以以更專業的語氣寫同一封電子郵件的方式。 另外，請查看有關撰寫完美候選人拒絕電子郵件的更多提示。

你好薩拉，

感謝您抽出時間在上週見面。 很遺憾，我們目前不會處理您的申請。

目前，我們正在尋找具有更具體技能的候選人來擔任這一職務，儘管我們對您的整體經驗印象深刻。 如果您願意我們這樣做，我們想就我們認為您可能適合的任何進一步機會保持聯繫？

最好的，
馬丁

更新具有挑戰性的項目

大家好，

不幸的是，在這個發展階段，我們並不是我們所期望的。 儘管仔細規劃了每個細分市場，我們仍在努力達到每週的目標數字。 儘管我們在項目的其他領域看到了一些有趣的發現，但我認為下個月不會發生這種變化。

我希望這不是太大的挫折。 隨時分享對此的任何想法。

最好的，
米婭

不用說，這是一種過於消極的語氣。 是的，對緩慢的進展或失敗負責是很好的，但是以這種方式構建電子郵件並沒有顯示出任何承諾、希望或信念，可以確保管理層知道個人有能力處理這種情況。 這封電子郵件描繪了對工作缺乏信心和絕望的感覺，應該避免這種情況。 以下是如何改善同樣困難的溝通的語氣和方式。

大家好，

在最初為這個項目設定目標時，我忽略了體育日曆中的淡季時間。 可以理解，這意味著我們的數字將低於預期 - 但是，通過我們團隊一直在開展的出色社交媒體活動，我們看到在線商店的消費者行為非常積極，而且我們的整體社交追隨者人數大幅增長。

我們將進一步研究這些發展，並在我們重新調整本月的預期數據時向您發布見解。

任何關於此的問題都非常受歡迎。

最好的，
米婭

對銷售前景的興奮

嗨豪爾赫，

驚人的消息！！！ 很高興您將成為 Crossify 的客戶！ 這裡的團隊非常高興我們已經處理了所有的文書工作（見附件！），希望我們今天能把這一切都關閉：D 聽起來不錯？！

如有任何問題或疑問，請隨時撥打 +34 8711540 給我打電話，我們可以解決所有問題。

親切的問候，
彼得

雖然絕對是一個快樂的理由，但考慮到上下文，這裡熱情的電子郵件語氣有點不恰當和令人反感。 潛在客戶可能會認為這是業餘的、不專業的，甚至是絕望的——您是否已經有一段時間沒有進行銷售了？ 以積極但有節制的方式回复，最重要的是，對你在這次談判中的專業能力保持信心。 此電子郵件通信的適當語氣可能如下所示。

嗨豪爾赫，

傑出的！ 我和我的團隊期待您成為 Crossify 的正式客戶。 您可以在附件中找到所有必要的文書工作，但如果您有任何問題，請告訴我。

或者，我們也可以安排下週的電話會議親自完成。 非常高興帶您瀏覽文檔。

親切的問候，
彼得

熟悉此概述和示例將成為無價的電子郵件語氣檢查器。 您還可以使用 Flowrite 來幫助您在電子郵件中發出您想要的聲音。

Flowrite 有一個語氣選擇器，可幫助您始終以您想要的方式傳遞信息——您選擇您希望電子郵件傳達的語氣，而我們的 AI 驅動的寫作工具會處理剩下的事情。 在此處了解有關我們的 AI 寫作工具的更多信息。