如何進行每週回顧：循序漸進

您上次進行每週回顧是什麼時候？

在沒有每週回顧的情況下工作會導致不知所措、拖延和專注於他人的優先事項而不是你自己的優先事項。 它是任何良好的時間管理或生產力系統的關鍵部分。

畢竟，如果您不時不時停下來抬頭看看，您怎麼知道自己要去哪裡呢？

每週回顧對所有類型的專業人士都有用，包括企業家、創意人員，甚至作家。

作者大衛·艾倫 (David Allen) 在他廣受歡迎的生產力書籍：Getting Things Done (aka GTD) 中首次提出了每週回顧的概念。 它基本上包括回顧你做了什麼，你的一周過得如何，以及你接下來要做什麼。 只需大約 30 分鐘即可完成。

在這篇文章中，我將解釋什麼是 GTD，如何進行每週回顧，以及這種做法是否對你有幫助。

什麼是完成任務？

Getting Things Done 是 David Allen 開發的一個流行的生產力系統。 GTD 的核心是一個原則：

“你的頭腦是為了有想法，而不是持有它們”

GTD 最初是針對商務人士的，但最近，它在網上獲得了狂熱追隨者，因為它可以讓任何人變得更有創造力和生產力。

如果您想完成工作或 GTD：

• 將項目分解成更小的任務
• 將這些任務記錄在列表或受信任的系統中
• 每天執行列表中的任務
• 每週回顧你的進步和更廣泛的關注領域（我們將涵蓋的內容）

什麼是每週回顧？

每週回顧是一個關鍵的 GTD 概念。 這也是一種自我檢查的方式。

把它想像成從你的工作週、日常任務和其他項目中縮小來看全局。 這是一個評估您是否正在努力實現那些理想的更大結果的機會。

在每週回顧中，了解待辦事項列表、日曆、筆記和其他業務領域中所有未完成項目的最新情況。 有了這些信息，您就可以衡量自己的效率並為未來一周設定目標。

GTD-ers 還使用特定的術語來描述他們審查的個人或職業生活的其他領域。 例如：

• “等待”是指您正在等待信息或其他人的決定的項目。 在每週回顧期間，考慮是否應該跟進。
• “下一步行動”或“行動項目”是指待辦事項列表中的任務。 在每週回顧中，確定下一步併計劃您在接下來的一周內需要做什麼。
• “工作區”是指您從事特定項目的地方。 例如，如果您正在撰寫報告，是否需要提前為您的工作區收集任何材料？
• “Tickler 文件”是指您存儲鬆散文件、資源和其他您將在某個時候查看的開放式信息的地方。
• “議程”指的是您下次見到團隊或業務中的關鍵人物時要討論的項目列表。 定期更新這些。

第 1 步：準備每週回顧

基本上，每週一次，花 30 分鐘回顧一下你做了什麼以及做了多長時間。 為了做好準備，請在您的日曆中將此審核時間作為定期約會預訂，並承諾遵守您的約會。

週五下午或週日晚上都是理想的選擇，因為對於週一至週五工作的人來說，這些是工作周中比較安靜的部分。

您需要在安靜的地方工作或集中註意力至少 30 分鐘，不受打擾。 提前完成你正在做的任何事情，或者把它關掉一周。

理想情況下，您將手頭有目標、筆記和其他文件。 您還應該有權訪問您的任務管理器、日曆和其他收件箱或存儲桶。

如果有幫助，請打開請勿打擾模式並禁用電子郵件和社交媒體通知。 此外，拒絕在此期間發生的任何會議邀請。 您也可以結合個人和商業每週評論。

第 2 步：查看您的收件箱和承諾

現在您已準備好回顧您的一周。 瀏覽您的每個收件箱或存儲桶。 示例包括：

• 過去一周的待辦事項或任務列表
• 您的日曆數據和事件（過去和未來）
• 散文
• Evernote 等工具中未分類或未標記的網絡剪報
• 包含新操作的電子郵件
• 會議記錄和其他筆記收件箱
• 行動項目
• 與您的目標相關的指標
• 其他議程項目

您基本上希望捕獲和合併盡可能多的開放循環，並將它們放入您的任務管理器中。 在審核期間，您可能還想對上述項目進行歸檔或分類。 在 Getting Things Done 中，David Allen 解釋道：

“大多數人在假期前一周對自己的工作感覺最好，但這並不是因為假期本身。 在你開始一次大旅行之前的最後一周你會做什麼？ 您清理、關閉、澄清並重新協商與您自己和他人達成的所有協議。 我只是建議你每週做一次，而不是每年一次。”

第 3 步：評估您的進度

在回顧您的工作或個人生活中的項目時，不要實際處理它們。 如果您發現每週回顧花費的時間超過 30 分鐘，這可能是因為您正在處理一項任務或項目，而不是回顧它。

例如，整理數百個 Evernote 網絡剪報就是一個項目。 回顧一兩個作為筆記系統的一部分是一項任務。 評估您的進度、阻礙因素以及您下一步需要做什麼。

例如，如果您是一名作家或創意專業人士，那麼本評論不是撰寫或編輯您的作品的時候。 您想評估與客戶的字數或進度。 在你的審查過程中，對自己誠實。 提出並回答以下問題：

• 這週我完成了什麼或做了什麼？
• 什麼進展順利/不順利？
• 下週我最重要的任務是什麼？
• 我花了多少時間處理我的優先事項？
• 我是如何營銷或推廣我的作品的？
• 我需要採取行動的前 7 天/後 7 天日曆中有哪些事件？
• 我一直在拖延什麼？
• 我應該停止做什麼或拒絕什麼？
• 我是在朝著還是遠離我的長期目標前進？

如果願意，可以在日記中提出並回答這些問題。 如果您有用於跟踪相關指標的文檔，請更新它。 清理你的待辦事項清單。 並重新評估您的承諾。

當你清楚下一步該做什麼時，你可以在周末停下來，同時自信地開始下一周的新鮮生活。 有時，您必須簽入才能簽出！

第 4 步：為即將到來的一周做計劃

使用您的每週回顧來闡明您的優先事項和下週的計劃。

這可能意味著將缺失的活動或即將到來的截止日期添加到即將到來的日曆中，或者決定是否需要與編輯或客戶重新協商承諾。

如果您使用待辦事項列表或任務管理器，現在是用新項目更新它並刪除您無意完成的舊項目的時候了。 同樣，如果您正在開始一個新項目，您可以收集您現在需要的東西或記錄下週的行動。

我還建議為接下來的一周寫下 1-3 個理想的結果。 就像寫作目標一樣，這些將集中在思想上。

在每週回顧中，我歸檔我的研究，整理我的筆記，并快速閱讀我在一周內想到的想法。 這有助於我評估是否有任何我忽略的事情，或者是否有我可以在未來幾天的工作中使用的想法。

我還會寫下或標記一周內的小成就，例如達到目標字數或完成一本書的章節。

第 5 步：問 3 個簡單的問題

大衛·艾倫 (David Allen) 在他的暢銷書中說，一次成功的每週回顧會帶來 3 個結果：

• 弄清楚，即，你知道下一步需要做什麼嗎？
• 獲取最新信息，即您的任務管理器、日曆和項目文件是否是最新的？
• 完成，即您是否查看了所有收件箱？

如果您沒有完全正確地完成所有這些，請不要擔心。 可能需要進行幾輪每週審查才能完全接受該過程。

通過每週回顧發揮創意

每週回顧應該適應你的工作方式。 每週回顧是我運行“今日成為一名作家”的生產力系統的關鍵部分。 作為一名作家，我發現每週回顧是平衡寫作和其他業務領域的理想選擇。

它讓我相信我在正確的時間寫了正確的東西，它幫助我照亮了工藝中被忽視的部分。

通常，我會在周五或週日晚上回顧我的寫作和其他目標，這只需要 30 分鐘。 我通讀我的筆記，評估我一周的字數，併計算我花了多長時間寫作。

我還決定下週要花時間寫什麼。

每週回顧的最後一句話

每週回顧只需要大約半小時，但它應該會在下一周為你節省時間。 畢竟，狙擊手花費更多的時間來確定瞄準的位置，而不是實際開槍。

這是一個強大的生產力策略，如果使用得當，它將幫助您在業務上取得成功，並確保您擁有資源和時間來完成您開始的工作。