如何寫歡迎辭

已發表: 2021-10-12

新員工在公司的頭幾天就為他們的任期定下了基調。熱烈的歡迎訊息通常會在入職的關鍵頭幾天發送，讓新團隊成員了解公司的流程、價值觀和文化。當他們熟悉團隊以及他們的新角色與更大目標的關係時，這種問候還可以幫助他們建立資訊網絡。

根據Sapling HR 的一項調查，糟糕的入職體驗可能會導致新員工在其他地方尋找另一份工作的可能性增加一倍。

發出正確的語氣

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隨著越來越多的雇主擴展遠距工作或過渡到長期混合安排，有效地接觸新員工可以培養合作關係，無論工作環境如何。

什麼是歡迎信或歡迎詞？

新員工的入職流程通常包括大量的文件簽署、系統帳戶建立、流程分享、培訓和介紹。

歡迎消息可以正式地將新進員工介紹給組織內的大型團體，也可以是同事之間的非正式介紹。通常，會共享一些詳細信息，其中可能包括有關他們以前的角色以及他們將為公司做出的貢獻的信息。

歡迎問候語中包含的內容以及語氣的具體訊息取決於寄件者。以下是歡迎訊息可以包含的內容範例，具體取決於發送者。

由招募人員或人力資源團隊成員撰寫的歡迎信將以熱情的問候作為郵件的開頭。

然後，它可能包括員工在第一天必須完成的管理任務列表，以便讓自己做好開始工作的準備。例如，它可以詳細說明為組織的內部網路建立使用者帳戶的說明，或包含需要簽署的初步文件的附件或連結。

招募人員和人力資源團隊成員的歡迎信也可能提供與部門主管、招募經理或其他人員參加的會議日程，作為入職流程的一部分。歡迎信中也可能會分享組織指南，例如服裝要求、休息要求、停車資訊、公司福利和其他政策。

人力資源部也可能透過電子郵件或內部入口網站發佈公司的一般公告，概述新員工過去的工作經驗以及他們加入團隊要完成的任務。

與新員工密切合作的招募經理通常會提供更多有關新員工在入職前幾天，甚至可能是前幾週和幾個月的期望的資訊。除了以歡迎的問候開頭這封信外，該訊息還可能包括每日和每小時的培訓課程或部門流程的詳細分析以供審查。

這也可能是招募經理提名其他團隊成員及其角色的機會。通常情況下，訊息會以邀請新員工提出問題或要求澄清（如果需要）來結束。

個別團隊成員也可能會覺得有必要透過歡迎的介紹來接觸新員工。這些訊息在結構、語氣和格式上通常都是非正式的。

例如，同事可能會在 Slack 上寫一條簡短的直接訊息，介紹自己以及他們在團隊中所做的事情，並以隨意的「歡迎加入團隊！」結束。

迎接新員工加入您的團隊可以採取多種形式。這些信件通常是長的或短的。至於使用哪種工作溝通管道，長格式的歡迎信通常透過電子郵件或實體信件轉發，而短格式的訊息可能會在 Slack 等訊息平台上進行。

下面有幾個範例來說明每種類型的歡迎訊息的外觀。

親愛的[員工全名]，

我謹代表[公司/部門]歡迎您加入我們的團隊。您在[技能/行業]方面的專業知識將幫助我們實現來年的目標，我們期待您的貢獻。

以下是您第一天的日程安排和要完成的任務的概述：

行程：

任務：

如果您有任何疑問，歡迎透過[電話號碼/電子郵件]與我聯繫。再次，我們很高興您選擇加入我們的組織。

問候，

[寄件者姓名]

[寄件者標題]

嘿[新進員工名字]！我是[寄件者名字]，我是[頭銜]。我正在處理 [XYZ 任務]，並將與您密切合作，因此我想與您聯繫並親自歡迎您加入團隊。如果您在過渡期間需要任何幫助，請告訴我。我希望到目前為止您第一天過得愉快！

據 SHRM 稱，多達 69% 的員工如果擁有積極的入職體驗，他們更有可能在公司工作三年。歡迎訊息的首次接觸會對新員工產生持久的影響。

無論是誰寫的歡迎信或訊息，使用適當的語氣都可能很棘手。如果您在領導團隊或人力資源部門，您可能希望您的訊息傳達出正式但鼓勵的語氣。歡迎新員工的同事可能希望在他們的訊息中達到友好和合作的語氣。

如果您正在努力尋找適當的平衡， Grammarly 的語氣檢測器功能可以透過識別您嘗試使用的語氣並提供寫作建議以在整個訊息中保持一致來幫助消除猜測。