如何給新員工寫歡迎詞

已發表: 2021-10-12

新員工在公司的頭幾天為他們的任職奠定了基調。熱情的歡迎信息通常會在入職的最初幾天發送，告知新團隊成員公司的流程、價值觀和文化。當他們熟悉團隊以及他們的新角色如何與更大的目標相關時，這種問候還可以幫助他們建立一個信息網絡。

根據Sapling HR 的一項調查，糟糕的入職體驗可能導致新員工在其他地方尋找另一份工作的可能性增加一倍。

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隨著越來越多的雇主延長遠程工作或過渡到長期混合安排，無論工作環境如何，有效地接觸新員工都可以培養合作關係。

什麼是歡迎信或信息？

新員工的入職流程通常包括大量要簽署的文書工作、要創建的系統帳戶、流程共享、培訓和介紹。

歡迎信息可以正式地將新員工介紹給組織內的大型團體，也可以是同事之間的非正式介紹。通常，會共享一些詳細信息，其中可能包括有關他們以前的角色以及他們將為公司做出什麼貢獻的信息。

關於歡迎問候語中包含的內容以及語氣的細節取決於發件人。以下是歡迎信息的示例，具體取決於發送者。

由招聘人員或人力資源團隊成員撰寫的歡迎信將以熱情的問候打開消息。

然後，它可能包括員工必須在第一天完成的管理任務列表，以便讓自己開始工作。例如，它可以詳細說明為組織的 Intranet 創建用戶帳戶，或包含附件或需要簽署的初步文書工作的鏈接。

招聘人員和人力資源團隊成員的歡迎信也可能提供與部門負責人、招聘經理或其他人員一起參加的會議日程，作為入職流程的一部分。組織指南，例如著裝要求、休息要求、停車信息、公司福利和其他政策也可能在他們的歡迎信中分享。

HR 還可能會通過電子郵件或內部門戶發布一般公司公告，概述新員工過去的工作經驗以及他們被帶到團隊中要完成的工作。

與新員工密切合作的招聘經理通常會提供更多關於新員工在最初幾天甚至可能是最初幾周和幾個月內可以期待什麼的信息。除了以歡迎的問候語打開這封信之外，該消息可能包括培訓課程或部門流程的每日和每小時細分以供審查。

這也可能是招聘經理命名其他團隊成員及其角色的機會。通常，如果需要，該消息將通過邀請新員工提出問題或要求澄清來結束。

個別團隊成員也可能會覺得有必要通過歡迎介紹來接觸新員工。這些信息在結構、語氣和格式上通常是非正式的。

例如，同事可能會在 Slack 上寫一條簡短的直接消息，介紹自己以及他們在團隊中所做的事情，並以隨意的“歡迎加入團隊！”作為結尾。

向團隊中的新員工打招呼可以採取多種形式。這些通信通常是長的或短的。至於使用哪種工作溝通渠道，長格式的歡迎信通常通過電子郵件或實體信函轉發，而短格式的消息可能發生在諸如 Slack 之類的消息傳遞平台上。

下面是幾個示例來說明每種類型的歡迎消息的外觀。

尊敬的[員工全名]，

我謹代表[公司/部門]歡迎您加入團隊。 您在 [技能/行業] 方面的專業知識將幫助我們在來年實現我們的目標，我們期待您的貢獻。

以下是您第一天的日程安排和要完成的任務的概述：

行程：

任務：

如果您有任何問題，請隨時通過 [電話號碼/電子郵件] 與我聯繫。 同樣，我們很高興您選擇加入我們的組織。

問候，

[發件者姓名]

[發件人標題]

嘿[新員工的名字]！ 我是 [發件人名字]，我是 [標題]。 我正在處理 [XYZ 任務] 並將與您密切合作，因此我想聯繫並親自歡迎您加入團隊。 如果您在過渡期間需要幫助，請告訴我。 我希望你到目前為止的第一天過得愉快！

據 SHRM 稱，多達 69% 的員工如果擁有積極的入職經驗，更有可能在公司工作三年。歡迎信息的第一次接觸溝通可以對新員工產生持久的影響。

無論誰寫歡迎信或信息，使用適當的語氣都可能很棘手。如果您在領導團隊或人力資源部門，您可能希望您的信息傳達一種正式但令人鼓舞的語氣。歡迎新員工的同事可能希望在他們的信息中表現出友好和合作的語氣。

如果您正在努力尋找合適的平衡點， Grammarly 的語調檢測器功能可以幫助您消除猜測，方法是識別您嘗試使用的語氣並提供寫作建議以在整個消息中保持一致。