從您的電子郵件中清除的話

已發表: 2017-03-27

你臃腫的電子郵件需要節食嗎？如果電子郵件過於冗長，收件人可能不願意仔細閱讀。通過消除這些不必要的短語，使您的電子郵件簡潔、乾淨和有效。

一個可能不禮貌的詞

當您鍵入電子郵件時，收件人看不到您閃爍的眼睛和頑皮的笑容。某些詞，例如“實際上”，可能看起來很諷刺、居高臨下，甚至不禮貌。考慮這些示例對話，並決定兩者中的哪一個發送更禮貌的信息。：

老闆：瑪麗，我今天早上向你要了博爾德報告。你能盡快把它帶到我的辦公室嗎？

回复1：其實我早點放在你桌上的。它應該在你的綠色鎮紙下面。如果你沒有看到，請告訴我。

回复2：我之前放在你的桌子底下。它應該在你的綠色鎮紙下面。如果你沒有看到，請告訴我。

第一版真的看起來有點刺耳嗎？與其冒著被誤解的風險，為什麼不在電子郵件中省略不必要的短語“實際上”呢？

7 黃鼠狼單詞和短語

黃鼠狼的話讓你聽起來不確定或不可靠。特別是，如果你想給讀者留下好印象，應該去掉七個表達方式：like、sort of、kind of、maybe、maybe、math 和 can。讓我們看一下有和沒有黃鼠狼的另一封電子郵件示例。

客戶：包裹會在星期一到達嗎？

回复 1：我們也許可以在星期一之前交付包裹。我有點需要你的追踪號碼。也許如果你寄出去，我可以看到包裹在哪裡。

回复 2：要查看您的包裹的確切位置，我需要跟踪號。請發送它，如果包裹將在星期一之前到達，我會通知您。

回答二是直接和誠實的。回復一個人是不是很猶豫？如果你想給人一種一切都在掌控之中的印象，請避免聽起來像是在試圖擺脫某些東西的表達方式。

3 無添加副詞

一些作家討厭副詞，但大多數人都同意副詞有自己的位置。亨利詹姆斯寫道：“形容詞是文學的糖，副詞是鹽。” 為了繼續比喻，鹽以正確的比例使用會增強食物的味道。太多的鹽會破壞一道菜。另一方面，鹽在某些食物中沒有地位。例如，想像一下在檸檬水中加鹽！三個副詞是最差的，因為它們對短語沒有任何重要的意義。基本上、目前和認真地避免。看看這些例子，看看為什麼你應該永遠把這三個詞拋在腦後。

消息 1：我認真考慮了你的工作機會。基本上，我寫信是為了拒絕，因為我目前有延長到明年 4 月 2 日的承諾。一旦它們滿足，我會再次與您聯繫，討論您有哪些空缺。

消息 2：我寫信是為了拒絕你的工作機會，因為我之前的承諾會延長到明年 4 月 2 日。一旦它們滿足，我會再次與您聯繫，討論您有哪些空缺。

這是一份工作機會！你當然認真考慮過了。你用現在時寫作。因此，“當前”是無關緊要的。 “基本上”表示一個陳述總結了複雜情況的最重要方面。但是，您解釋了要點。如果您的讀者需要更多詳細信息，他們會詢問。

3 冗餘或不精確的短語

我們已經介紹了幾個多餘的短語，它們只不過是臃腫的寫作。在電子郵件中，特別感謝簡潔，這些短語應立即刪減。讓我們重新審視一些最嚴重的違規者：

事實上

事實上，意思是“在現實中”。演講者經常用它來糾正誤解或指出錯誤。

演講者1：我不吃玉米粥，因為我對小麥過敏。

演講者2：事實上，玉米粥是一種玉米產品。

還記得我們討論過為什麼應該避免“實際上”嗎？如果您大聲閱讀上面的對話，也許您可能會想像揚聲器 2 雙手叉腰並轉動眼睛來進行更正。為什麼要冒冒犯讀者的風險？不要想當然地認為他們會理解你的動機。最好親自做出重要的更正或澄清。如果您必鬚髮送電子郵件，請謹慎選擇您的措辭。一點點機智會有很長的路要走。

在過程中

尊敬的客戶，我們正在改造我們的商店。貝茨位置將關閉，直至另行通知。

如果你去掉“在處理中”這個詞，你的客戶會感到困惑嗎？他們會出現在店面撓頭嗎？如果您重新閱讀沒有“在處理中”的句子，您仍然可以理解該位置關閉的原因。為什麼說顯而易見？

出於所有意圖和目的

出於所有意圖和目的，意味著“有效”。當事實陳述中可能存在歧義時，人們會使用它。例如，假設您是一位想要停止生產產品的公司所有者。你設定了停止生產的日期。製造產品的大部分材料應在該日期之前使用。如果您最終有剩餘的材料，您將繼續生產幾天以避免浪費。您沒有與您的工人詳細說明細節，而是聲明：出於所有意圖和目的，生產將於 10 月 15 日停止。

而不是這個冗長的短語，選擇一種更精確的方式來表達模棱兩可的細節。在上面的示例中，公司所有者可以說預計生產將在 10 月 12 日停止。或者，她可能會說生產將在 10 月中旬停止。無論哪種方式，工人都會了解生產結束的一般時間範圍。

如果您不相信，請考慮“出於所有意圖和目的”出現的另一個問題。很多人使用不當。與其冒險成為其中一員，不如使用“in effect”之類的同義詞。

英語充滿了不需要的填充詞。最好的電子郵件是清晰、直接和簡短的。如果您希望您的電子郵件傳達其目的，請消除這些多餘的短語。