如何撰寫引起記者關注的新聞稿

想通過您的新聞稿獲得記者的詢問和回應嗎？ 您應該執行以下操作：

• 計劃發布書面大綱。
• 製作一個很棒的標題。
• 先寫版本，再編輯。
• 通過紮實的寫作和格式保持發布看起來不錯。
• 編輯，編輯，編輯。
• 校對。
• 徵求同行反饋。

永遠不要在沒有計劃的情況下撰寫新聞稿

我很忙。 你很忙。 我們都很忙。 我們生活在一個忙碌的世界，對吧？ 我們每天要完成的任務比實際工作時間還要多。 這是壓力和令人沮喪的。 那麼我們該怎麼彌補呢？

• 我們學習多任務處理。
• 我們學會了優先考慮。
• 我們學會更有效地工作。

都是好事，對吧？ 但有些事情是我不時列出的，我們都傾向於不時做。 我們著急。 正如你可能經歷過的那樣，當你匆忙時，你往往不會拿出最好的作品。

在撰寫新聞稿時，很容易將其視為填寫待辦事項清單的另一項任務。 坐在你的電腦前，把你腦海中的任何事情都說出來，然後完成它是很誘人的。 但這不是一個明智的決定。 有一種更好的方法可以簡化流程。

花一些時間來計劃

你有沒有考慮過匆忙完成一項任務實際上可以延長你花在它上面的時間的可能性？ 讓我舉一個例子。 你坐下來匆匆瀏覽你的新聞稿。 當你試圖飛過它時，你遇到了路障。 接下來應該寫什麼？ 問題是你的想法都是混亂的。 這些想法在你忙碌的頭腦中是亂七八糟的，並且被你必須做的所有其他事情所籠罩。

實際上，如果您在實際編寫發布之前花一些時間來計劃發布，您將在編寫過程中節省自己的時間。 為什麼？ 因為大綱會告訴你從哪裡開始，去哪裡，以及你想結束的地方。 你有一個完整的路線圖，它可以讓你避免所有那些討厭的寫作彎路。 結果？ 您將飛越實際的寫作過程，並獲得一個更完善的新聞稿作為最終產品。

計劃發布的提示

那麼，您如何在開始之前有效地計劃您的發布呢？ 首先，我建議你寫一個主要思想句子。 你想表達的主要觀點是什麼？ 如果您不確定如何縮小範圍，請嘗試以下操作：

1. 決定你要談論的最重要的人、地點或事物。
2. 現在，找出你想說的關於你在#1中確定的主題的最重要的事情。
3. 用 10-15 個字把它們寫在一起。

現在，一旦你有了你的主要想法，你就可以開始規劃你的地圖了。 有很多方法可以做到這一點。 你只需要選擇最適合你的。

1. 氣泡圖：在中心寫下你的主要思想。 現在從代表不同段落的氣泡中畫出分支。 在每個分支上，寫下您想在每個段落中傳達的主要思想。
2. 傳統大綱：你知道，羅馬數字等等。 這對我來說有點僵硬，但對每個人來說都是他自己的。
3. BME——BME 代表開始、中間和結束。 只需在頁面的一側寫下一個大的 B、M 和 E，並在每個旁邊做筆記。 然後按照順序寫。

為什麼新聞稿大綱很重要

我承認：我曾經堅決反對大綱。 我更喜歡在博客文章、新聞稿，甚至是我正在寫的故事中獲得那種坐立不安的快感。 為什麼要限制在一個你可能會打破的大綱，對吧？

不過，這些年來我的曲調發生了變化。 過了一會兒，我厭倦了感覺自己離失去對正在寫的文章的完全控制還有兩個詞，我接受了大綱。 現在我花在大綱上的時間幾乎和我在紙上寫字的時間一樣多。

如果您不概述其他任何內容，我強烈建議您使用編寫新聞稿的過程。 這是因為與博客文章或其他更具創意的文章相比，新聞稿高度依賴於形式。 由於打破這種形式可能會讓你的作品被忽視，所以提前計劃很重要。

以下表格

我懷疑這麼多新聞稿未能發布的原因之一是他們的作者努力使他們成為他們不是的東西。 當然，您希望變得有趣和有創意以保持讀者的興趣，但與此同時，新聞稿形式已經存在很長時間是有原因的。

新聞稿的主要目的是傳遞信息。 不一定是為了娛樂、驚奇或擴展某人的視野； 它是為了讓人們知道某件事正在發生或已經發生在某個地點、時間以及它與誰有關。 如果他們沒有這些必要的信息，他們就沒有履行新聞稿的基本職責。

您必須記住，發布是針對新聞媒體的，它們主要使用“自上而下”的形式。 這就是為什麼你必須盡快獲得所有必要的信息——誰、什麼、在哪裡等。如果你不這樣做，讀者將不知道為什麼這個故事很重要。

保持眼睛移動

作為新聞稿作者，您的主要工作是在頁面上吸引眼球並讓他們繼續前進。 一旦你的讀者中途放棄，你就失敗了。 故事中的某些東西讓他們失望了，他們在精神上檢查了一下，這意味著沒有人進入你的商店，整個公司都倒閉了。

好吧，雖然它不是那麼可怕（也許），但找出問題所在仍然至關重要。 一個可能的來源是缺乏格式，大綱可以幫助您。 你的標題很神奇嗎？ 你有一個殺手，也許是兩個句子開頭？ 您是否在頂部包含了絕對最重要的信息？

一定要看看這件作品的其餘部分。 同樣，你不希望任何人在中途失去興趣——即使他們讀完了所有重要的部分，如果他們厭倦了閱讀其餘部分，你仍然可能永遠失去它們。 那麼你所包含的內容是否完全重要……或者至少有趣到足以包含在內？

如果沒有，請將其完全從輪廓中剪掉。 這些你做的越多，你就越無情地忽略那些不會推動足球前進的無關細節。 很快你的輪廓就會變得非常鋒利，這將使你的新聞稿無法通過。

為什麼您的新聞稿的成功取決於幾句話

你寫的也許是有史以來最好的新聞稿。 您的公司 Teddy Bear Clothes Incorporated 宣布推出全新的 Harry Potter 搭配系列泰迪襯衫，而您的任務是向報紙和電視台宣傳。 你扯了扯頭髮，拍了拍腦袋，徹夜未眠，終於把這件事打磨得完美無缺。

睡眼惺忪，你在上交之前就意識到你忘記了標題！ 怎麼稱呼它？ 廢話，你只剩下五分鐘了。 你把一個放在一起，然後在發稿前迅速把它寄出去。

小睡片刻後，您醒來並再次閱讀您的新聞稿。 當你看到標題時，你驚恐地倒吸一口涼氣：“哈利波特泰迪熊”。 當你試圖糾正問題時，睡衣上戴著 Daniel Radcliffe 臉的困惑女性的圖像在你的腦海中翩翩起舞。 但為時已晚。 報紙和電台都拒絕了這篇文章。 銷售額直線下降，你失業，公司在一年內倒閉。

真的那麼重要嗎？

這可能有點誇張，但只是一點點。 您的新聞稿的標題可以而且將會成就或破壞整個頁面。 它保證是任何閱讀它的人看到的第一件事。 當《湯斯維爾日報》的一位疲倦、脾氣暴躁的記者當天查看他的第 800 篇新聞稿時，如果你的標題不到 110% 的精彩，他會不假思索地跳過它。

標題是你的第一印象，就像和記者握手一樣。 如果你有一個很棒的標題，這就像一個很好的友好握手，讓他們想知道更多。 如果你有一條“跛行魚”，它們就會被推遲並且無法進一步閱讀。 如果你握手不好，那麼你基本上只是踢了記者的脛骨然後走開了。

好消息是，大標題的藝術是可以學習的！ 如果您想確保自己的辛勤工作不會與每天未讀的數千份其他新聞稿一起被完全忽略，那麼有幾個很好的提示可以遵循。

讓它成為一個閃爍的霓虹燈

您新聞稿的絕對核心故事是什麼？ 假設你在開頭段落中處於那個作家的境地。 他的新聞稿的重點是否應該是該公司已經開始銷售印有哈利波特的泰迪熊襯衫？ 或者對您的聽眾來說更重要的是注意到該公司獲得了可能導致業務進一步擴張的官方商品能力？

另一個重要的一點是用最少的單詞獲得最多的信息。 精疲力竭的記者花在閱讀標題上的時間越少越好。 進來，哇，他們出去。 對於上面的例子，作者可能會考慮，“泰迪熊服裝公司宣布與哈利波特合作。” 哈利波特商品是個大新聞，肯定會引起一些關注。

如果您在大量編輯和重做之後仍然遇到問題，請嘗試尋求進一步的幫助。 聘請自由撰稿人，直到你掌握了竅門。 您甚至可以嘗試一個網站：ereleases 免費提供標題調整服務，只要您將其限制為每月一次。 糟糕的標題再也沒有任何藉口了，所以走出去，把你最好的握手向前推進！

更好的新聞稿——先寫，後編輯

如果你關注這個博客，你就會知道我在這里花了很多時間提供新聞稿寫作技巧。 多年來，我分享了許多技巧和竅門，可以幫助您提高新聞稿的質量，使它們受到關注並增加您獲得媒體報導的機會。

今天，我要分享另一個技巧。 這是我發現比其他任何東西都更有幫助的一個技巧。 這是我一直遵循的一個提示，無論如何，在撰寫新聞稿時……實際上是在撰寫任何內容時。

那麼，它是什麼？

先寫，後編輯。

看，我曾經有一個討厭的習慣，即在寫作時嘗試編輯。 我會寫一兩句話，回顧一遍，改變內容，重寫，重複這個過程，最終繼續前進。 這種方法扼殺了我的寫作流程，它讓寫作即使是最簡單的事情也變得永遠無法完成。

然後，我意識到先把所有東西都寫出來，然後再編輯它對我來說效果更好。 它讓我能夠更清晰、更有效地把我的想法記在紙上，並有助於改善我的寫作流暢度。

這並不是說我的初稿很棒。 他們不是。 他們經常犯錯。 就像歐內斯特·海明威曾經說過的那樣，“任何事物的初稿都是垃圾。”

但是當我採取先寫後編輯的方法時，它可以幫助我避免卡住。 它可以防止我不斷地懷疑自己。 它使我的大腦不會每隔幾秒鐘就被打斷一次。 我只是開始寫作，沒有太多擔心，我一直在寫，直到我有了初稿。 然後，在我回來編輯之前，我讓初稿坐了一會兒。

我聽說有人將同時嘗試編寫和編輯比作一隻腳踩油門而另一隻腳踩剎車來開車。 它會迫使您一直啟動和停止，從而進行漫長而生澀的騎行。 這是一個美麗的比較，我已經銘記在心。

為什麼您的新聞稿可能看起來比實際更長

一份好的新聞稿是緊要關頭的，而且不會浪費任何文字。 如果您的新聞稿不符合此標準，那麼記者將快速瀏覽它們並繼續下一個的機會高於平均水平。 為什麼？ 因為記者比以往任何時候都忙。 每天，即使是為最小的出版物工作的記者也會被新聞稿轟炸，根本沒有足夠的時間閱讀它們。 所以，如果你的新聞稿太長，你就不走運了。 更糟糕的是，如果它只是看起來很長，儘管有一個平均字數，你會立即失去記者的興趣。

最後一點是我今天要重點關注的一點。 有時，這與新聞稿的實際字數無關。 這是關於肉眼看起來多長時間。 換句話說，有時只有 300 個字的新聞稿可能看起來像 500 多個字，因為它的佈局方式，反之亦然。

演示文稿很重要。 以下是一些常見的寫作和格式錯誤，這些錯誤會使新聞稿看起來比實際更長：

• 你使用長句——雖然你的長句在技術上可能不是連貫的句子，但它們經常拖拖拉拉，包含太多的想法，讓你失去讀者的注意力。 保持你的句子簡短有力。 在一個句子中加入太多逗號，這會讓你的新聞稿看起來冗長乏味。
• 你使用行話——技術行話和無意義的流行語通常不會在新聞稿中佔有一席之地。 這些詞不僅常常冗長而令人生畏，而且很多時候，記者甚至可能不知道它們的意思。 盡量保持新聞稿中的語言簡單明了。
• 你的段落是一大塊文字——沒有什麼比打開你的新聞稿並看到一大塊文字更能讓記者感到厭煩的了。 長段落對讀者不友好。 將您的段落保持在 3-5 個句子，這樣您的文字就有更多的呼吸空間，並且內容更易於閱讀。
• 您沒有使用項目符號——項目符號和列表是以易於理解的格式提供關鍵信息的優秀工具。 與其將信息分散在多個段落中，不如使用項目符號來快速突出要點。 它會讓你的新聞稿看起來更短更緊。

清理您的新聞稿

是時候進行春季大掃除了！ 是的，現在是隆冬，但現在就用你的刷子和抹布來美化這個地方永遠不會太早。 當然，我說的是您的新聞稿！ 他們需要與您的其他業務、辦公室和家庭一樣多的修整，等到外面暖和起來是沒有意義的。

你問他們有什麼問題？ 什麼都沒有——除非你仔細看看。 你的新聞稿沒有被選中總是有原因的，而且通常是由於需要清理的小錯誤。 以下是您應該盡快解決的一些更常見的問題。

拼寫、語法和句法

只需要一個小小的拼寫錯誤或嚴重的語法錯誤就可以讓你的記者失去聯繫。 請記住，當那個記者或他們的實習生去新聞發布堆找一個好的來填補空間時，他們不一定是在尋找最好的。 他們只是在消除可能性，直到出現贏家。

這意味著他們正在積極尋找不打印您的新聞稿的理由。 如果他們到了第一段，而你卻大錯特錯，那麼你就毀掉了你所有的可信度。 當你的文章後面有成堆的完美新聞稿時，為什麼還要費心去編輯你的錯誤呢？

徹底檢查您的文件。 將其發送給可以從外部角度看待它的人。 我保證你錯過了什麼。

縮短它

再一次，可憐的實習生瀏覽所有這些新聞稿只需要一個藉口來否定你的。 如果新聞稿太長，他們的眼睛交叉，他們會不假思索地繼續前進。

所以是時候拿出你眾所周知的剪刀剪掉了！ 嘗試將文檔精簡到最基本的要求——誰、什麼、在哪裡、為什麼以及如何。 對你的削減要殘酷——你以後總是可以回去添加東西。 一旦你深入骨髓，想想是什麼讓它令人興奮和可讀。 如果它不滿足這兩個標準之一，請忽略它！

當您使用它時，也請縮短標題。 它的工作是盡快傳達要點。 我保證有一種方法可以使它比現在更簡潔。 嘗試從不同的角度採取另一種方法——例如，不要使用“Brand New Croissant Business 在 Rising Toontown Financial District 開業”，而是嘗試“Croissant Cafe 是 Toontown 的最新成功”。

引號

確實，一個好的報價真的可以讓你的讀者大吃一驚。 這是讓他們通過您的眼睛看世界的快速方法。 但是，保持簡潔也非常重要。 不過，更重要的是，這句話是否有目的？

我不知道過去我做過多少次：我得到了很好的引用，我想，就像大 Lebowski 中的 Dude 的地毯一樣，它將完全將我的發布捆綁在一起。 然而，經過反省，我完全錯了——這句話與信息無關，而且像拇指酸痛一樣突出。 確保您的所有報價都真正適合，並且您不會因為它們看起來很酷而試圖將它們塞進去！

發送新聞稿之前要檢查的 5 件事

準備好發送您的新聞稿了嗎？ 稍等一下。 暫時不要點擊“發送”。 在發送新聞稿之前，您需要檢查以下 5 項重要事項：

1. 名字——這是告訴記者的第一件事：總是把名字寫對。 我也不只是在談論確保這個人的名字拼寫正確。 我說的是確保您首先引用了正確的名稱。 有時，我們讓人們感到困惑，或者我們只是大腦打嗝，當我們打算輸入另一個名字時輸入一個名字。 在撰寫新聞稿時檢查這些名稱至關重要。 名字是神聖的。 讓他們正確。
2. 鏈接——在您的新聞稿中包含鏈接可能是增加網站流量和提高搜索引擎排名的好方法。 但是，如果您鏈接到錯誤的頁面或包含損壞的鏈接，您將無法享受這些好處。 在您發送新聞稿之前，請單擊所有鏈接以確保它們有效並指向正確的頁面。
3. 聯繫信息——在每份新聞稿的底部，您需要包含記者想要跟進您的故事時可以聯繫的個人的聯繫信息。 仔細檢查以驗證此聯繫人是否正確。 否則，您會默默地坐著，想知道為什麼您的手機沒有響鈴或您的收件箱沒有填滿。
4. 事實和數據——通讀您的新聞稿，確保所有內容均屬實。 仔細檢查這些統計數據，以確保您得到了正確的結果。 確保您所做的任何陳述都得到證實。 向媒體提供錯誤信息可能會破壞您對他們的信譽。
5. 拼寫和語法——最後，瀏覽你的新聞稿，尋找拼寫錯誤和語法錯誤。 沒有人希望你成為普利策獎得主的作家，但你也不想給人留下白痴的印象。

為什麼在發送新聞稿之前應該獲得同行反饋

告訴我這聽起來是否熟悉——您編寫新聞稿，快速閱讀，然後將其發佈到您的媒體列表中。 對於很多閱讀本文的人來說，我敢打賭這正是你的做法。 您是唯一一個在您的新聞稿發布之前看到它的人。 對你來說，新聞稿寫作是一個人的過程。

今天，我想鼓勵你重新考慮這種方法。 儘管您可能認為自己掌握了撰寫新聞稿的竅門，但我建議最好讓您的同行參與其中。 在您發送下一個新聞稿之前，請將其展示給其他一些人以獲得他們的反饋。

為什麼要在發送新聞稿之前獲得同行反饋？

• 多組眼睛是校對的理想選擇——校對自己的工作是一項艱鉅的任務。 當您長時間盯著同一份新聞稿時，您可能很難用一組敏銳的編輯和校對眼睛來查看它。 我們的大腦傾向於按照我們的意圖閱讀事物，而不一定是我們編寫它們的方式。 通過在發布之前向其他幾個人展示您的新聞稿，您將有更多的人來幫助校對，幫助確保發現並糾正任何小錯誤。
• 你可以確保你的故事清晰易懂——新聞稿的重點是清晰、快速地傳達一個故事。 有時，作為一名新聞稿撰稿人，你可能離故事有點太近了。 在你的腦海中，你知道故事的所有細節，所以當你輸入它時，你假設其他人都和你一樣理解它，但事實可能並非如此。 讓其他人閱讀您的新聞稿可以幫助您判斷您是否真的在傳達您的故事方面做得很好。
• 你的同行可能會提出你沒有想到的改進——在撰寫新聞稿時與他人合作可以為你自己無法想出的新想法和新故事角度打開大門。 做一個好的傾聽者，並鼓勵人們在你向他們展示你的新聞稿時提供他們誠實的反饋。

在評論中讓我知道你做了什麼來引起記者的注意！

本文由 eReleases (https://www.ereleases.com) 的創始人 Mickie Kennedy 撰寫，eReleases 是經濟型新聞稿分發的在線領導者。 下載 PR 清單的免費副本 - 一份 24 點的新聞稿注意事項列表：https://www.ereleases.com/free-offer/pr-checklist/