如何提供書面回饋：注意事項

建設性和直接的回饋可以幫助經理和同事互相激勵，同時慶祝成長和承認挑戰，而我們分享回饋的方法對於我們的同事如何接收回饋至關重要。

提供回饋並不是每個人都自然而然的，但不用擔心；我們整理了一份撰寫建設性回饋的完整指南。在本文中，您將找到提供書面回饋的三步驟公式、撰寫專業回饋的技巧以及書面回饋的範例。

什麼是書面反饋？

書面回饋是指導記錄，旨在幫助工作場所的人員提高和專業發展。一般來說，書面回饋可以包括讚美、對可以改進的地方的了解以及該人需要遵循的一些後續步驟。

書面回饋可以是正式的或非正式的，可以採用多種媒介，包括以下常見格式：

• 年度評審
• 項目回顧
• 評價
• 每週會議
• 同儕回饋
• 電子郵件
• 文件、專案管理工具或其他工作平台中的評論
• 修改請求

何時提供書面回饋

書面回饋是留下書面記錄的好方法，記錄一個人的進步，並為經理和接收者在追蹤工作或實現目標的過程中提供參考（而口頭回饋可能會被遺忘或誤記）。

許多工作場所將回饋視為進步和挑戰的領域，而不是積極和消極的評估。對某人的工作或行為提出批評的回饋可能很難提供和接收，但避免回饋則更糟。透過拒絕負面回饋，你會對這個人造成傷害：如果他們不知道自己沒有達到標準，他們如何能夠改進？

在以下情況下，您可能需要提供書面回饋。

• 公司要求的審查或評估
• 留下書面記錄或保留記錄
• 不複雜的情況很容易解釋
• 違反書面規則
• 活動結束後提供回饋

什麼時候該推遲回饋？

在某些情況下，回饋應該被推遲或保留。

如果回饋不具有可操作性或肯定性，請問問自己為什麼要提供回饋。當情緒高漲，或你想分享的資訊是私人的時，請退後一步並重新評估。

建設性回饋應包括對接收者的工作或需要改進的行為的註釋——他們做得好的地方、做得不好的地方的證據，以及激勵他們的明確的後續步驟。正面的回饋應該是具體的和補充性的。

最後，如果您正在處理的情況太複雜而無法以書面形式解釋，或者可能會斷章取義，那麼您應該避免使用書面回饋作為主要交付方式。您可以使用書面回饋來記錄對話，但細微差別的情況最好保留為口頭回饋。

在以下情況下，您不應提供書面回饋：

• 當情緒高漲時
• 當個人回饋沒有建設性時
• 在微妙的情況下

如何提供書面回饋

無論主題是您希望接收者繼續還是改變的行為，您都可以以書面形式積極地表達您的評估。

無論您想提供什麼類型的回饋，請確保及時到達。大多數書面回饋是在事件發生後提供的。一個好的經驗法則是在事件發生後一周內提供回饋，除非是年度審查、專案回饋或其他預定形式的回饋。

具體一點

在回饋方面，避免一概而論。接收者的行動範例和您的後續建議應盡可能清晰。

你說的越具體，接收者就越容易消化你所傳達的訊息。首先問自己：“我希望透過提供回饋實現什麼目標？”並從那裡向後工作。

如果您提供建設性回饋，請提供該人的工作或行為不符合標準的範例。然後給他們明確的、可衡量的、可實現的目標，讓他們在規定的時間內完成。如果您提供正面的回饋，請指出您希望再次看到的具體行動或結果。

強調重要性

雖然您可能覺得與收件人討論的回饋很重要，但他們可能不這麼認為。您有責任傳達為什麼您所分享的內容很重要。

您可以透過解釋他們的行動（或缺乏行動）的影響來向他們展示這一點的重要性。

要有同理心

如果您以同理心和善意的方式分享您的回饋，那麼您的回饋更有可能得到好評。善意的回饋是建設性的、尊重的、支持的和富有同情心的。您可以承認挑戰和外部影響，並註明（如果屬實）您讚賞他們的努力。

善意可以透過以下方式表達：

• 留出時間讓他們向您提問。
• 使用“我”陳述而不是“你”陳述，例如，“我注意到每週指標來得晚了”或“我希望看到我們團隊目標的更完美的呈現。”
• 讚美你希望看到更多的事物。
• 承認外部挑戰（如果存在）。

書面回饋的範例

通訊回饋訊息範例

嘿，萊克斯。我想知道您是否有酒店項目的最新狀態。如果您遇到任何問題，請盡快告訴我，以便我幫助您重回正軌。由於我們的專案即將結束，您能否在一周內多次給我發訊息，以便我知道我們的進展？謝謝！

正面回饋即時訊息範例

漢娜——感謝您在今天的站立會議中表現出開放的態度和堅持不懈的態度。您的創造性思維幫助我們以新的方式看待這個問題，我相信我們能夠按時完成該專案。接下來，讓我們集中精力重新組織最後兩個衝刺，以在截止日期前完成任務。繼續保持出色的工作！

經理回饋範例

嘿瑪莎，我們可以安排時間討論我們的溝通和我的目標嗎？當我最近詢問我的銷售目標時，我覺得我沒有得到我應該實現的目標的明確答案。我很樂意在下週內與您聯繫，以在本季末實現我的目標。星期三有空嗎？

年度審核電子郵件範例

嗨埃里克，

感謝您參加今天我們的年度回顧會議。您將在附件中找到完整的審核表。我在下面列出了重點內容。

進展順利：您是一位強大且及時的溝通者，也是一位勤奮、注重細節的專案經理。您的團隊讚揚您（請參閱附件），您的協作努力不會被忽視！

需要改進的地方：今年您只完成了六分之二的專案截止日期。這會導致專案超出預算，並影響我們正確安排承包商的能力。

後續步驟：正如我們在會議中討論的那樣，請優先考慮來年的截止日期。如果您需要更多員工、更少專案或任何其他資源，請隨時告訴我。

如果您需要討論問題或有其他問題或疑慮，我隨時為您服務。

真摯地，

勞倫

同行回饋範例

嘿，Mak，過去一周你與團隊的合作非常好，但當你請求我幫忙設計電子郵件活動的圖形時，我覺得我自己的專案被擱置了。我過去已經看過足夠多的你的作品，相信你可以自己想出一套很棒的作品。你認為下週你可以嘗試單獨解決這些問題嗎？如果沒有，請告訴我，我們將討論一些替代方案。

回饋是專業發展的關鍵

制定有效的回饋需要付出努力。要創建富有成效、易於理解的回饋，請確保其清晰、富有同理心且可操作。

舉例說明他們的工作或行為何時不理想，並提供清晰、可實現的後續目標。此外，指出成就並強調回饋的重要性。設身處地為收件人著想，並保持書面回饋的條理清晰。堅持這種方法，您將能夠提供有效的書面回饋。

正面和負面回饋都要求你寫得有技巧。因此，請記住以下基礎知識：

1. 從正面的方面開始。
2. 如果有的話，指出不足之處。
3. 以清晰、可實現的後續步驟結束。

當您提供書面回饋時，您可能會有特定的目標。但請記住，最好的結果是人們欣賞這種洞察力並知道如何處理這些資訊。