如何提供書面反饋：注意事項

建設性和直接的反饋可以幫助經理和同事在慶祝成長和承認挑戰的同時相互激勵，而我們分享反饋的方法對於我們的同事如何接收反饋至關重要。

並不是每個人都會自然而然地提供反饋，但別擔心； 我們整理了一份完整的指南來撰寫建設性反饋。 在本文中，您將找到我們提供書面反饋的三步公式、撰寫專業反饋的技巧以及書面反饋示例。

什麼是書面反饋？

書面反饋是一種指導記錄，旨在幫助工作場所的某人提高和專業發展。 通常，書面反饋可以包括表揚、了解可以改進的地方以及供此人遵循的後續步驟。

書面反饋可以是正式的，也可以是非正式的，可以採用多種媒介，包括以下常見格式：

• 年度回顧
• 項目回顧
• 評價
• 每週例會
• 同行反饋
• 電子郵件
• 文檔、項目管理工具或其他工作平台中的評論
• 修訂請求

何時提供書面反饋

書面反饋是留下書面記錄的好方法，可以記錄一個人的進步，並在跟踪工作或目標進展時為經理和接收者提供一些參考（而口頭反饋可能會被遺忘或記錯）。

許多工作場所將反饋視為進步和挑戰的領域，而不是正面和負面的評估。 批評某人的工作或行為的反饋可能很難給予和接受，但避免它會更糟。 通過拒絕負面反饋，你對這個人是一種傷害：如果他們不知道自己沒有達到標準，他們怎麼能改進呢？

在以下情況下，您可能希望提供書面反饋。

• 公司要求的審查或評估
• 留下書面記錄或保留記錄
• 簡單的情況很容易解釋
• 違反書面規則
• 活動結束後提供反饋

你什麼時候應該推遲反饋？

在某些情況下，反饋應該被推遲或保留。

如果反饋不可操作或不能肯定，請問問自己為什麼要提供反饋。 當情緒高漲，或者您想分享的信息是個人信息時，請退後一步並重新評估。

建設性的反饋應該包括關於接受者需要改進的工作或行為的註釋——證明他們做得好的地方，他們做得不好的地方，以及激勵他們的明確的後續步驟。 積極的反饋應該是具體的和讚美的。

最後，如果您處理的情況太複雜而無法以書面形式解釋，或者可以斷章取義，則應避免使用書面反饋作為您的主要交付方式。 您可以使用書面反饋來記錄對話，但最好將細微的情況留作口頭反饋。

在以下情況下，您應避免提供書面反饋：

• 當情緒高漲
• 當個人反饋沒有建設性時
• 在微妙的情況下

如何提供書面反饋

無論主題是您希望接受者繼續還是改變的行為，您都可以以書面形式積極地進行評估。

無論您想提供何種類型的反饋，請確保它及時送達。 大多數書面反饋是在事件已經發生之後提供的。 一個好的經驗法則是在事件發生後的一周內提供反饋，除非是年度審查、項目反饋或其他預定形式的反饋。

請明確點

在反饋方面，避免一概而論。 收件人的行為示例和您對前進的建議應盡可能清楚。

你越具體，接收者就越容易消化你傳達的信息。 首先問自己，“我希望通過提供此反饋實現什麼目標？” 並從那裡向後工作。

如果您要提供建設性的反饋，請舉例說明此人的工作或行為何時不符合標準。 然後給他們明確的、可衡量的、可實現的目標，讓他們在規定的時間範圍內完成。 如果您提供積極的反饋，請指出您希望再次看到的具體行動或結果。

強調重要性

雖然您可能覺得您與接收者討論的反饋很重要，但他們可能不會有同樣的感覺。 您有責任傳達為什麼您分享的內容很重要。

您可以通過解釋他們的行動（或不採取行動）的影響來向他們表明這很重要。

善解人意

如果您以同理心和善意分享，您的反饋更有可能被很好地接受。 善意的反饋是建設性的、尊重的、支持的和富有同情心的。 您可以承認挑戰和外部影響，並註明（如果屬實）您感謝他們的努力。

善良可以通過以下方式傳達：

• 留出時間讓他們問你問題。
• 使用我的陳述而不是你的陳述，例如，“我注意到每週指標遲到了”或“我希望看到我們團隊目標的更完美的呈現。”
• 讚美你想看到更多的東西。
• 承認外部挑戰（如果存在）。

書面反饋的例子

溝通反饋信息示例

嘿，萊克斯。 我想知道您是否有酒店項目的最新狀態。 如果您遇到任何問題，請盡快告訴我，以便我幫助您重回正軌。 當我們接近項目尾聲時，能否請你在一周內給我發幾次消息，讓我知道我們的進展情況？ 謝謝！

正反饋即時消息示例

漢娜——感謝你在我們今天的站立會議中表現出開放的態度和堅持不懈的態度。 你的創造性思維幫助我們以新的方式看待問題，我相信我們能夠按時完成項目。 接下來，讓我們集中精力重組最後兩個衝刺以趕上截止日期。 保持了出色的工作！

經理反饋示例

嘿瑪莎，我們可以安排時間討論我們的溝通和我的目標嗎？ 當我最近詢問我的銷售目標時，我覺得我沒有得到關於我應該追求什麼的明確答案。 我很樂意在下週內與您會面，以便在本季度末實現我的目標。 你星期三有空嗎？

年度審查電子郵件示例

嗨埃里克，

感謝您今天參加我們的年度審查會議。 您將在附件中找到完整的審核表。 我在下面列出了要點。

好的方面：你一直是一個強大而及時的溝通者和勤奮、注重細節的項目經理。 您的團隊稱讚您（見附件），您的協作努力不會被忽視！

需要改進的地方：今年你只完成了六個項目截止日期中的兩個。 這會導致項目超出預算並影響我們正確安排承包商的能力。

後續步驟：正如我們在會議上討論的那樣，請優先考慮來年的截止日期。 如果您需要更多員工、更少項目或任何其他資源，請隨時告訴我。

如果您需要傾訴或有其他問題或疑慮，我會在這里為您服務。

真摯地，

勞倫

同行反饋示例

嘿 Mak，過去一周你與團隊的合作很棒，但當你向我尋求電子郵件活動圖形方面的幫助時，我覺得我自己的項目被擱置了。 我看過你過去的很多作品，相信你可以自己設計出一套很棒的作品。 你認為下週你可以嘗試單獨對付他們嗎？ 如果沒有，請告訴我，我們將討論一些替代方案。

反饋是專業發展的關鍵

制定有效的反饋需要付出努力。 要創建富有成效、易於理解的反饋，請確保其清晰、易懂且可操作。

舉例說明他們的工作或行為何時不理想，並提供明確、可實現的後續目標。 此外，指出成就並強調反饋的重要性。 設身處地為收件人著想，讓您的書面反饋井井有條。 堅持這種方法，您將能夠提供有效的書面反饋。

正面和負面的反饋都需要你用一些機智來寫。 因此，請牢記這些基礎知識：

1. 從積極的方面開始。
2. 指出缺少什麼，如果有的話。
3. 完成清晰、可實現的後續步驟。

當您提供書面反饋時，您可能有一個特定的目標。 但請記住，最好的結果是此人欣賞洞察力並知道如何處理這些信息。